手間の削減とミス予防の両立で効率化！ オフィスでも在宅でも『楽楽販売』

案件の発生から受注してクローズするまでには、見積もりや発注、納品、そして請求といった多種多様な業務があり、部門間のやりとりも頻発する。そうした販売にひも付く煩雑な業務フローを、一気通貫に管理するツールがあるという。「IT技術で中小企業を強くします！」をミッションに掲げる株式会社ラクスの石原遼太氏を取材し、同社が提供する販売管理システム『楽楽販売』について話を伺った。

見積もりから受注、 請求までの販売管理を 一気通貫に効率化する 『楽楽販売』

　楽楽販売は販売管理を一気通貫に行うツールだ。

　「そもそも販売管理といっても、その業務は広くて煩雑です」と石原氏は話す。「例えば、見込み案件が発生して営業担当が見積書を作りますよね。その後受注したら、その情報を他の部署に託します。協力会社に発注する場合や社内で作業を完結させる場合もありますし、やっと納品したとしても請求を掛けて入金管理も行います。そうした販売管理を各社の業務フローに合わせて、一気通貫にカバーするのが楽楽販売です」

ミスを最小限に抑えながら 最大限の効率化を 求めるために

　販売管理の難しさは、その工程の多さだけではない。むしろ、複数人で分担する必要がある時のやりとりが問題になりがちだ。

　「例えば5人くらいで一つのエクセルを管理するのは、なかなか難易度が高いですよね。『項目が勝手に変更されて情報の統一が取れない』『誰がどこで間違えたのか分からない』『更新した情報の伝達が漏れている』といったさまざまな問題が起こりえます。ローカルフォルダに保存している情報をコピー・ペーストする際のミスもよく聞く話です」（石原氏）

　結局、見直しに時間をかけることになり、その分だけ効率は悪くなる。取り扱うデータ量、関係者数がさらに増えると、確認の作業量も膨大になってゆく……。

　こうした悩みを抱えたお客様は多くいると石原氏は語る。「さまざまなお問い合わせを頂きますが、やはり多いのは『効率性を上げたい』と『ミスを減らしたい』という２点でしょう」

　そうした悩みを解決すべく、楽楽販売は現在１６００社以上に導入されている。そして実は、楽楽販売を提供している株式会社ラクス自身も、導入企業の一つである。

　ラクスでも以前はエクセルを用いて販売管理を行っていた。「通常は月払いのお客様が多いのですが、中には年払いのお客様もいらっしゃいます。二重請求や請求漏れが発生しないように、細心の注意を払っていました」と石原氏が言うように、販売管理における効率化の必要を感じていた。

　そこで楽楽販売を開発し、自社でも運用を開始したところ、「自動化することで、金額ミスや請求漏れもなくなり、締め処理がラクになりました。また、楽楽販売のおかげで、受注処理にかかる時間が３分の１まで削減されました」という。効率化の推進とミスの防止を、楽楽販売によって同時に実現させた一例だ。

　

業務をシステムに合わせるのでなくシステムを業務に 合わせたい

　楽楽販売で実現できることは、他にも多々ある。部門間のコミュニケーションコスト削減がその一つだ。

　「例えば、営業と経理の間で情報を共有すべき場面があります。ところが営業が管理しているデータベースは、経理が欲しい形のデータになっているとは限りません。そのときに営業としては、必要な情報だけを適切な形で渡したいところですよね。

　楽楽販売なら、こういった作業を自動化する機能があります。一つのデータベースから他のデータベースに情報を移行する処理ボタンを設定することができるのも自動化機能の一つです。営業がそのボタンを押すと、経理が必要とする情報が経理にとって使いやすい形でコピーされるようなイメージですね。自動で情報を移行させられるので、手間もミスも減少させられるはずです」（石原氏）

　楽楽販売にはさまざまな機能があり、自社の業務フローに近いシステムを組み立てることが可能だ。楽楽販売が多くの方に選ばれているのは、そうしたカスタマイズ性の高さにある。

　例えば販売管理システムでありがちな問題が、結局システムに合わせるために業務フローがむしろ煩雑になってしまうというものだ。「効率化ソフトを使いながらも、イレギュラーな対応は別ソフトで行うといったケースもあるようです」と石原氏が言うように、効率化のために販売管理システムを入れたにもかかわらず、突き合わせ作業が逆に負担となってしまう場合もある。

　「だからこそお客様の業務フローに合わせてカスタマイズすることで、自社専用のシステムを作り上げていただきたいと思います。適宜システムに修正を掛けられるので、その時々の実情に合わせて改善していただくことも可能です。もちろんコーディングのスキルは不要です。ご自身の手で、好みに合わせてカスタマイズしていただけます」

　とはいえ、いくらコーディングが不要といえども、二の足を踏んでしまう企業も多いのではないだろうか。あるいはそもそも、自分たちの企業に合った仕組みを定義できない方も多いはずだ。

　「そこで当社では、カスタマーサクセスに力を入れています。どういうシステムを作りたいのかを伺った上で、サポート部門で要件定義のお手伝いをいたします。必要に応じてサポートセミナーのご用意もありますし、場合によっては私たちの協力会社が設定を代行するプランもあります」（石原氏）

　なお、楽楽販売はなるべく多くの中小企業に導入いただけるよう「安価なのに使いやすい設計になっています」と石原氏は語る。『ＩＴ技術で中小企業を強くします！』というのが同社の掲げるミッションだ。楽楽販売を使うことでさらなる飛躍を遂げてほしい。

在宅で勤務しながら 効率的に作業を進めるために

　「データベースへのアクセスのために出社しなければならないといった事態に直面し、クラウド化による効率化を考えていらっしゃる方も多いです。ありがたいことに楽楽販売の問い合わせも増えています」（石原氏）

　こうした状況だからこそ、業務改革に取り組みたいところだ。「無駄をなるべく省くことで、従業員の働き方は変えられるはずです。本来注力すべき業務に時間を割くことで、さらなる業績向上につなげていただければと思います」と石原氏は締めくくった。

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