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ビジネスフォンとは?導入するメリット・デメリットを紹介

2021.11.05

自社とクライアントを結びつける重要なツールである「ビジネスフォン」。どのような機能を持ち家庭用の電話機とはどのような違いがあるのかや、導入する効果などを知りたいと考える担当者もいるのではないだろうか。

今回は、ビジネスフォンの特徴や導入するメリット・デメリット、テレワークで注目を集めている「クラウドPBX」について紹介する。社内外での業務を効率化するための参考としてほしい。

目次

●ビジネスフォンとは?
●ビジネスフォンを導入するメリット・デメリット
●テレワークにはクラウドPBX
●まとめ

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有できる電話のこと。まずは、ビジネスフォンの仕組みや家庭用電話機との違いを見ていこう。

● ビジネスフォンの仕組み
ビジネスフォンには、電話機に加えて「主装置」と呼ばれる機械が必要だ。「主装置」とは外線と内線を管理・制御する小型の交換機のことで、少ない回線を多数の電話機に振り分ける役割を担っている。これにより、社員の数と同数の回線契約や複数の番号を取得する必要がなくなるため、電話回線の使用料を大幅に削減することが可能だ。

● 家庭用電話機との違い
ビジネスフォンと家庭用電話機との一番の違いは、1つの電話番号で複数の電話機を同時に使用できるか否かだ。家庭用電話機では基本的に1つの電話番号につき1台の電話機で対応する。そのため、オフィスで使用すると「営業の電話機が鳴ったら、営業のデスクにまで電話を取りに行かなければならない」「経理で受けた外線電話を他部署にまわしたい場合、経理のデスクにある電話を取りに来てもらわなければならない」などの問題が発生してしまう。ビジネスフォンは1つの回線を複数人が同時に利用できるため、このような不便さを解消できる。

ビジネスフォンを導入するメリット・デメリット

ビジネスフォンを導入することで、企業にはどのような影響があるのだろうか。ビジネスフォンを導入することで考えられるメリットとデメリットを紹介する。

【メリット①】クライアントに「話し中」の不快感を与えない
ビジネスフォンを使用すると、複数の外線電話に複数の電話機で対応できるため、クライアントに不快感を与えないというメリットがある。

例として、クライアントのAさんとBさんが同時に電話をした場合、家庭用電話機ではAさんの外線しか受けることができず、Bさんには「話し中」となってしまう。ビジネスフォンを使用すると、主装置により外線が配分されるため、「Aさんは外線1」「Bさんは外線2」というように、複数の電話機で電話を受けることが可能に。これにより、クライアントが電話をかけても「話し中でつながらない」という事態を防ぐことができるだろう。

【メリット②】内線電話で企業内のコミュニケーションが円滑に
ビジネスフォンで使用する電話機には内線番号を振り分けることができるため、内線の発着信を行うことも可能だ。他部署に急ぎで確認したいことがある場合でもわざわざ足を運ぶ必要がないので、従業員同士のコミュニケーションをスムーズに行えるだろう。オフィス内通話のため、通話料金がかからないこともポイントだ。

【メリット③】保留転送で、自席にいない場合でも電話対応が可能
「保留転送」とは、社内外からかかってきた電話を社内の別のデスクの電話機に転送できる機能のこと。電話を受けたデスクに担当者を呼び出す必要がなく、最寄りの電話機で対応ができるため、相手の待ち時間を短縮させることが可能になる。電話を受けた従業員が転送後すぐに自身の業務に戻れることもメリットだ。

【デメリット①】初期費用の負担が大きい
長期的に捉えると経費削減になるビジネスフォンだが、導入費用が発生するというデメリットもある。「電話機本体」「主装置」の購入費用だけでなく「付属品」の購入、「回線工事」の費用も発生するため、企業の規模や購入する電話機の機種によっては高額となるケースもあるだろう。各サービス会社ではリース契約やキャンペーンを行っている場合もあるため、見積もりを取って比較するなど、慎重に検討しよう。

【デメリット②】慣れるまでにミスが発生する可能性がある
ビジネスフォンの操作に慣れるまでは、「ボタンを押し間違えて別の担当者につないでしまった」「電話を転送せずに切ってしまった」「操作方法を確認するのに時間がかかり相手を待たせてしまった」などのミスが発生する可能性がある。相手に不快感を与えないよう、「取り扱い方を説明する研修を行う」「簡単なマニュアルを作成して電話機の近くに置いておく」などの対策を行おう。

テレワークにはクラウドPBX

テレワークなど、従業員が自社オフィス以外で業務を行う際に便利な通話ツールが「クラウドPBX」だ。クラウドPBXの概要や、メリット・デメリットを紹介する。

● クラウドPBXの概要
「クラウドPBX」とは、従来の「PBX(構内交換機)」をクラウド化し、インターネットを利用して通話を行うことのできるサービスを指す。PBX(構内交換機)とはオフィス内に設置するハードウェアのことで、ビジネスフォンの主装置と同じように外線を複数の電話機につなげたり、内線同士を接続する役割を持つ。

● クラウドPBXのメリット
クラウドPBXのメリットは、以下の通りだ。

・PBXの購入が不要
・初期費用・オプション費用が抑えられる
・スマートフォンにも対応している
・通話料が安い
・搭載されているツールを無料で利用できる

一番のメリットは、従来のPBXが抱えていたコストを大幅に削減できることだ。PBXはハードウェアを拠点ごとに購入・設置する必要があり、回線の増減や設定、メンテナンスなどを業者に依頼しなければならないため、導入には大きなコストが課題となっていた。クラウドPBXではインターネットから通話サービスが利用できるので、ハードウェアを購入する必要がなく、異なる拠点でも利用できる。回線の増減や設定もブラウザで行えるため、コストや運用面の負担を大幅に抑えられるだろう。

また、インターネット接続により場所を問わずにサービスを利用でき、スマートフォンにも対応している。このため、在宅勤務やサテライトオフィス、ワーケーションを利用する際も、企業の電話番号で発着信ができる点が便利だ。

● クラウドPBXのデメリット
メリットがあげられる一方で、クラウドPBXには以下のデメリットが考えられる。

・電話番号を引き継げないタイプもある
・月額料金がかかる
・通話品質が安定しない
・緊急ダイヤルが利用できないタイプがある

大きなデメリットとして挙げられるのが、もともと社内で利用していた電話番号の引き継ぎができないタイプがあることだ。インターネット光回線を利用するタイプでは電話番号を引き継げるが、アプリをダウンロードするタイプのクラウドPBXは新たに電話番号を取得しなければならないことに注意しよう。

まとめ

ビジネスフォンには1つの電話番号で複数の外線対応が可能という特徴があり、社内外のコミュニケーションの円滑化、業務効率の向上などの効果が期待される。一方、テレワークの普及にともない、インターネットを利用したクラウドPBXにも注目が集まっている。それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較したうえで、一度社内の通話環境を見直してみてはいかがだろうか。

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