ツール選びだけで一苦労の中小企業DX、「フジ子さん（R）」の「業務効率化エキスパートチーム」が解決していく

オンラインアシスタントサービス「フジ子さん（R）」（以下、フジ子さん）を運営するBPOテクノロジー株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：山田真也）が、2023年6月からバックオフィス業務における課題解決と効率化を目指し、業務効率化エキスパートチームを発足すると発表した。チームの発足により、バックオフィス業務の課題の洗い出しから効率化・運用までを一括してサポートできるようになる。

労働生産性改善のカギを握るDX、なかなか進まない現状

2022年5月に独立行政法人中小企業基盤整備機構が発表した「中小企業のDX推進に関する調査」によれば、中小企業において、労働生産性改善のカギとなるDXに取り組んでいる企業は1割程度にとどまっている。さらにBPOテクノロジー株式会社のユーザーアンケートでは、労働生産性改善の重要性は認識しつつも人手不足をはじめとした様々な要因により、改善に向けた対応が進みづらい現状があるという。

同社ではバックオフィス作業に対し、必要な時にメールやチャットなどのオンラインでアシスタントに依頼できるサービス、「フジ子さん（R）」を提供。同サービスで業務をサポートする中で蓄積してきた経験値をスタート地点に、新たに「業務効率化エキスパートチーム」を発足させることになった。

DXに向け、さらに一歩踏み込んだサポートを提供

オンラインアシスタント、フジ子さんは、契約の時間内で提供可能なサービスの幅が広い（一般事務・営業事務・秘書・経理・労務・コール・Web・ライティング・デザイン・採用・翻訳等）。このため当初秘書を依頼していた企業が経理の業務もフジ子さんにお願いしたいといった、追加での複合的な利用を希望するケースが多かった。

こうした通常業務を行う中で、オンラインアシスタントは業務効率化に向け、最適な作業提案を実施してきている。しかし業務効率化エキスパートはこれをさらに一段進め、「DX」に関するサポートをしていくという。

DX推進には各種ツールの導入が欠かせないが、いつから何をどう導入し、どう活用していけばよいかを見極めることは、専門人材を用意していない中小企業にとっては難しい。このため、業務効率化エキスパートチームでは、「業務フロー全体を把握したうえで、適したツール提案を行うことや、既存使用（導入済み）ツールとの連携相性も含めてご提案を実施するなど、業務全体の流れの中でさらに一歩踏み込んだサポートをします」（同社広報・IR担当 山路倫子氏）という。

導入後の運用や改善提案まで含めたサポートを行う

実際のサービス提供のフローは

1.課題・業務フローのヒアリング
2.プロセスの見直しやツールの導入検討
3.業務標準化・効率化の提案
4.効率化フロー・ツール・プログラム等の導入
5.「フジ子さん」アシスタントによる導入後の運用・継続的な改善の提案

となる。業務効率化エキスパートチームが、顧客ごとの業務プロセスに合わせた最適な効率化の提案を行い、その実現までをサポートするだけでなく、導入後の運用や改善提案まで含めたサポートを行ってくれるので、DXに関するユーザーの負担はグッと軽くなる。

気になるエキスパートチームの編成だが、「ユーザーごとにチーム編成は異なり、それぞれメインアシスタントがついて、チームとしてサポートします。1人のエキスパートが複数のユーザーを担当することもありますが、人材はすべてフジ子さんのアシスタントです」（山路氏）といい、日ごろからアシスタントとして活躍している、経験・知見も豊かなメンバーが加わる予定だ。特に、作業が属人化していたり、業務効率化の課題を感じても「何からはじめればいいのか、何を改善したらいいのかわからない」「どのようなツールを使用すべきかわからない」という担当者にとって、心強いサービスとなるだろう。

AIを活用した新たなサービス等の展開につなげていきたい

料金体系も基本的にフジ子さん同様にリーズナブル。フジ子さんの月額料金は月20時間の「PLAN20」で税込み5万1700円、月30時間の「PLAN30」で7万5900円、月50時間の「PLAN50」で税込み10万8900円など、リーズナブルな料金も特徴で、支払いは前払いながらプランは1カ月単位での変更も可能。繁忙期には契約時間を増加させる、閑散期には減少させるなど、柔軟に使う企業も多いという。

なお、業務効率化エキスパートチームも契約時間内で各サービスと合わせて利用可能で、例えば契約時間50時間を「業務効率化　30時間、一般事務　15時間、翻訳　5時間」に振り分けることもできるといい、導入しやすくしている。

なお、今後について山路氏は「業務効率化エキスパートチームでの経験値（業界毎、業務毎等で共通した効率化ポイント・手法・フロー）を蓄積し、AIを活用した新たなサービス等の展開につなげていきたいと考えています」とした。