中小企業のバックオフィス業務に無駄が生じる理由の第1位は「会社の風土」

サブスクリプション型基幹業務システムを開発・販売するピー・シー・エー株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：佐藤文昭）は、経理・総務担当者を対象としたバックオフィス業務に関する実態調査を実施した。ここでは調査結果の概要についてお伝えする。

調査概要

調査概要：バックオフィス業務に関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2024年3月12日〜同年3月13日
有効回答：従業員数50名〜500名の企業の経理・総務担当者106名
出典元：【バックオフィス業務に関する実態調査】 無駄だと感じる業務、第1位は「データ入力作業」 無駄な業務が発生している理由、第1位は「会社の風土」と回答！ 〜23.6%が、勤務先の「資産管理ができていない」と実感（ピー・シー・エー株式会社）
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはならない

無駄だと感じるのは「データ入力」「関係のない会議」「報告」

同社は「Q1.お勤め先でご自身が行っている業務に関して、無駄だと感じていることを教えてください。」との質問に対して「データ入力作業（42.5%）」「自分自身に関係のない会議の参加（35.8%）」「報告作業（25.5%）」との回答が上位に並んだことを報告した。

また 「Q2.お勤め先で社内のメンバーが行っている業務に関して、無駄だと感じることを教えてください。」については「自分自身に関係のない会議の参加（37.7%）」「報告作業（33.0%）」「データ入力作業（30.2%）」と、自身の業務と順位に入れ替わりがあるものの、同項目が上位に。

無駄な業務が発生している原因としては「会社の風土（45.7%）」「DXが推進されていなこと（39.5%）」「人手不足（34.6%）」が上位に挙げられた。

AI活用や電子化の実態

続いて同社は、業務におけるAIの活用や電子化の実態について調査。「Q4.社内業務における、ChatGPTなど生成AIの活用ルールを教えてください。」との質問には「ルールはない」が40.6％で最多回答となったことを明らかにした。

「Q5.現在、電子化されている業務を教えてください。」との質問に対する回答は「社員の出退勤集計管理（51.9%）」「社員の残業、有給の申請（41.5%）」「社員への給与関連書類(給与明細、賞与明細、源泉徴収票など)（35.8%）」が上位に並んでいる。

また、今後電子化したいと考える業務としては「社員の身上申請(結婚、出産、住所変更の申請)（26.4%）」「社内のワークフロー(稟議など)（22.6%）」「経費精算（21.7%）」が多く挙げられた。

社内資産について

次に同社は、社内資産に関して調査。まず勤務先でパソコンが支給されているかを尋ねたところ「ほぼ全員支給されている（35.8%）」「全員支給されている（31.1%）」「条件ありで支給されている（21.7%）」と、9割近くがパソコンを支給されていることを明らかにした。

一方で、社内の資産管理については「あまり出来ていない（17.9%）」「全く出来ていない（5.7%）」と、2割以上ができていない実態が判明。

なお「Q9.お勤め先の「IT資産」は、IT資産管理ツールを利用して管理していますか。」との質問には35.9%が「はい」と回答した。

まとめ

本調査結果を受けて同社は 「バックオフィス業務について、『無駄なこと』や『ルール化されていないことがある』などの実態が明らかとなりました。バックオフィス業務において、電子化されていないことが多くある実態から、社員の負担を軽減していくためにも、新たなサービスを取り入れてみてはいかがでしょうか」と提言した。

無駄な業務が発生している原因として「会社の風土」が最も多く挙げられており、ツールの活用だけでなく、社内の意識から変えていくことも重要と考えられる。人手不足が大きな課題となっている昨今、いかに生産性を向上させるかを考える必要がある。そのなかで無駄を生む体質は改善していかねばならないだろう。