面倒な海外出張の手配はチャットで丸投げ「クラウド出張手配サービス」がビジネスを変える【ボーダー株式会社細谷智規氏、田中靖祥氏インタビュー記事】

2019.01.17

　経済のグローバル化に伴い、海外出張が増えている企業は多い。社内規定の条件の中で海外出張の手配を行うのは、かなり手間の掛かる作業である。主に総務担当者が手配するケースが多いが、その煩わしい手配を丸投げできるサービスがあったとしたら？『クラウド出張手配サービス』を提供しているボーダー株式会社に話を伺った。

管理業務の手間を大幅に削減『クラウド出張手配サービス』

　ビジネスにおいて1度でも出張手配を経験したことのある人であれば、その手間の多さを煩わしく感じたことがあるだろう。海外出張であれば、さらに手間も対応コストも増えてくる。そんな海外出張に特化し、その手配業務を丸ごと請け負ってくれるのが、ボーダー株式会社の『クラウド出張手配サービス』である。

「海外業務渡航の手配をサポートする会社は弊社以外にもあると思うのですが、その中でも私たちが特長としているのは、業務渡航というプロセス全体を課題として見ているという点です。つまり、手配だけでなく出張者の一元管理という課題や、渡航者の安全管理という部分までをカバーしています」（細谷氏）

　ボーダーが提供するクラウド出張手配サービスにおいて、あえて最初に管理者側のメリットとして挙げられる点について聞いた。

「広範な業務を担っている総務部門の方にとって、海外出張の手配業務は実は結構な負担です。最適な経路の把握やビザなどの準備物など、専門的な知識が求められる上、社内の出張旅費規程への対応やコスト削減まで意識しなくてはならず、これまでも多くの総務担当者様のお悩みを聞いてきました。弊社は各企業の出張規程に沿った提案を行うため、手配内容に対する規定の確認は不要になります。さらに、なるべく早く航空券や宿泊施設の仮押さえを行うことで、出張費用の軽減も可能。予約が3日早いと約3％弱、1週間で約5％の削減になるので、後回しになりがちな手配作業を、海外出張が決まった瞬間に私たちに丸投げしていただくだけで経費の削減が可能となります。また、管理者として全社員の出張情報を一覧で確認することもできますし、申請から決済までをクラウド上で完結することも可能です。もちろん弊社の手配をご利用いただければありがたいですが、弊社以外で手配した出張情報も弊社のサービスを使って一括管理ができるのも特長です」（田中氏）

業務の削減だけじゃなく、導入コストもゼロ

　ボーダーの手配のやりとりは、＂チャット＂を活用しているという。チャットでのやりとりの優位性について、細谷氏はこう語る。

「メールの場合、毎回『お世話になっております』のやりとりから入り、即時性にも欠けます。チャットだと会話形式でやりとりが進むので、出張者のみならず管理者にとっても、自分の欲しい情報を即座に確認できるというのが特長の一つです。そのほかにも、『もう少し駅に近いホテルはありますか？』などの細かいニュアンスをメールで伝えるのは難しい。細かいことも含めてスピーディーに聞けるのがチャットの良いところだと思います。電話も即時性があり便利ですが、お互いのタイミングや後々テキストで確認できないといったデメリットもあります。そうした部分も含めてチャットはメリットがあると思います。手配という部分では、航空券、宿泊施設だけでなく、現地での足回り、通訳、ガイド、通信機器、会議室、送迎、保険の手配、ビザ取得の代行などもできます。そして、ビザ取得以外の内容であれば１渡航当たり税別1000円で手配させていただきます。導入コストはありません。世界中、どこでも手配できます」

　丸投げできてこの値段の安さ。そのからくりはどこにあるのか。

働き方改革でサービスをより充実させた

　低価格を実現している点について、細谷氏はこう語っている。

「働き方改革という部分にも結び付いてきますが、弊社には在宅勤務の方が数十名おりまして、時間単位で働いてもらい、常に高い稼働率をキープできています。中には、パリ、デリー、バンコク、ヨハネスブルグで働いている日本人の方もいますが、彼らは海外からサポートをしてくれる。これにはいくつかメリットがあって、まず時差の問題がスムーズになる点。また、渡航中のお客様を遠隔的にサポートできる点。そして何より、物理的な制約のために働きたいけれど働けなかった方々に働ける環境を提供することは、もともと弊社のミッションの一つでしたが、結果的にオフィスを広くしなくて済み、固定費を減らすことができたので、お客様が安く手配することを可能にしたのです。さらに、チャットは新しくゼロから文章を作るのではなく、ある程度テンプレートを作ってあります。もちろん手配という部分は人の手で行っているのですが、それを伝えるためのメッセージは選べばいいだけなので、コミュニケーション部分でも時間というコストを減らし、結果としてお客様へのレスポンスを早めることができました」

　世界中にいる働きたい人々を在宅勤務として雇用し、海外でのサポートも視野に入れ、お客様に還元できるという理想的な会社のあり方だ。

安心して海外出張ができる。出張者の安全管理までサポート

　ボーダーが提供しているサービスは手配業務だけにとどまらない。出張者の安全管理までサポートしてくれるのだ。

「海外で何か予期せぬ問題が発生した場合に、現地で支えてくれる駐在がいる会社はほんの一部。そういった部分で出張者の管理をしたいという企業のニーズに応えた形です。出張者に対しては滞在先の危機管理情報の配信、管理者には、ニュースが配信されたエリアに出張者が渡航している場合のみ、速報の内容や出張者のプロフィールを配信します。そこまでやって、ようやくわれわれの出張サービスとして成り立ちます。大手の旅行代理店とは違い、依頼も１件からお受けできますし、不定期に使っていただいても構いません。特に海外出張が初めてのお客様にはぜひ使ってみていただきたいですね」（細谷氏）

　ボーダーなら、たった1000円でここまでの手厚いサービスを受けられる。海外出張がある企業なら、ぜひ一度は試してみたいサービスだ。

「BORDER」が選ばれる3つのポイント

1.　煩わしい海外出張の手配業務を丸投げできる
2.　チャットで手軽に連絡履歴も確認しやすく管理も楽に
3.　出張者も管理者も安心安全管理までを手厚くサポート

お問い合わせ先情報

ボーダー株式会社
メールアドレス：general@border.co.jp
対応時間　　　：平日 9:00～18:00
ホームページ　：https://border.co.jp/

「ボーダー株式会社」の企業情報はこちら

面倒な海外出張の手配はチャットで丸投げ「クラウド出張手配サービス」がビジネスを変える【ボーダー株式会社 細谷 智規 氏、田中 靖祥 氏 インタビュー記事】