異動・転勤のあいさつ文例～メールの出し方や返信の速さでその後のビジネスも変わる⁉

３月は異動や転勤のシーズン。挨拶メールと返信メールの基本をマスターして、コミュニケーションを途絶えないようにしたい。

今までの交流を無駄にしないためにやるべきこと

異動や転勤が決まると戸惑うことが多いかもしれない。まずは進んでいた仕事を速やかに整理して、周囲に迷惑をかけないように心がけよう。

そして、新しい環境に慣れるように準備をしておくことも大切だ。そのために行うことはいくつかある。まず、今までのビジネスを円滑に進め、良い関係性を続けるために、交流があった人や会社、顧客への挨拶は欠かせない。後任が決まっていれば、一緒に直接先方まで挨拶に伺うのが一番だが、やむを得ない場合は早めに挨拶メールを送るのがいいだろう。

異動や転勤が決まった際には、以下のことを行っていこう。

・引継ぎ（業務の引き継ぎ書を作成するとスムーズ）
・顧客名簿の共有（名刺をデータ化しておくと共有しやすい）
・進行中の案件のまとめ
・デスク周りの整理
・社外への挨拶回り、挨拶メールの送信（異動・転勤の1カ月前から数週間前までに）
・社内への挨拶（1週間から数日前までに）

社外への挨拶メールは簡潔に、感謝の気持ちを伝える

長く担当をしていたり、プロジェクトの中で連絡を取り合っていたりなど、業務を行う上でコミュニケーションをしてきた社外の人には特に、しっかりと挨拶をしたい。事前に異動や転勤になる旨を伝えておくことができれば、その後の業務が円滑に進むことはもちろん、相手方の不安も緩和される。

異動や転勤の挨拶メールは、簡潔にすることが基本だ。

件名は、「異動（転勤）のご挨拶」とし、異動（転勤）になった報告、感謝の気持ち、今後の抱負、後任者のこと、後任者から改めて挨拶があることを、正しく句読点をうって、わかりやすく伝えるのがポイント。

異動や転勤は必ずしも前向きなものばかりではない。その場合でも、相手方に対してはポジティブな挨拶にすることが礼儀だ。

社外への挨拶メールのポイント
・件名はわかりやすく　例：「異動（転勤）のご挨拶」
・異動（転勤）になる日付、場所、部署名を伝える
・後任者がいること、引継ぎをしていることを伝える
・後任者からあらためて挨拶する旨を伝える
・今までの感謝を伝える
・新たな場所での抱負を添える

異動・転勤の場合の挨拶メール（文例）

件名：異動（転勤）のご挨拶

株式会社〇〇〇
●●様

いつもお世話になっております。
ミカタ社の◇◇でございます。

私事でございますが、
4月1日付で□□部から△△部へ異動することになりました。
（4月1日付けをもちまして、△△支社に勤務することになりました。）

4月より後任として▲▲が担当いたします。
▲▲は、●●分野に精通している信頼のおける人物です。
改めまして、本人よりご連絡いたします。
引き続き、ご指導ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。

着任して以来、●●様には大変お世話になりました。
本来であれば伺うべきところ、メールにて失礼ながらご挨拶申し上げます。
新しい部署も、気持ちを新たに、全力を尽くしてまいります。
今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。

ミカタ株式会社
◇◇
4月1日以降の連絡先
△△部
電話：**********
メール：info@*********mikata.jp

挨拶メールを受け取った場合の返信で気を付けたいこと

取引先等から、異動や転勤のお知らせをいただくこともある。その際、返信するべきか、どのようなメールをすればいいのか迷うことも多いと思う。大切なのは、挨拶メールをいただいたら、必ず、早めに返信することだ。送った相手が不安にならないように、受け取ったことと、これまでの感謝の気持ちを伝えるようにしよう。忙しくてすぐに返信できない場合でも、異動や転勤の前日までには返信するのがマナーだ。メールの最後には、相手方の新たなスタートを応援する言葉を添えよう。

挨拶メールへの返信のポイント
・メールを受け取ったことを伝える
・今までの感謝の気持ちを伝える
・新たな環境での活躍を祈る一言を添える

異動・転勤挨拶メールへの返信（文例）

件名：Re:異動（転勤）のご挨拶

株式会社〇〇〇
●●様

いつも大変お世話になっております。
ミカタ社の◇◇でございます。

この度は、ご丁寧に異動（転勤）のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
約●年間、●●様には大変お世話になりました。
特に、●●企画の際に厳しい状況を乗り切ることができましたのは、
●●様のご尽力あってのことです。
改めて、感謝申し上げます。

新しい部署（新任地）におかれましても、●●様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

異動や転勤の挨拶メールは、今までの感謝の気持ちを伝え、業務を円滑に進めていくようにするために欠かせないお知らせ。一人一人に対面して挨拶するのは難しいが、心を込めたメールを送ることで、信頼関係を崩さないようにしていきたい。