【取材記事】変化のあるオフィスにもフレキシブルに対応できる 「壁に貼って使えるホワイトボード」
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コロナ禍でリモートワークや業務のオンライン化が進む中、全国の企業は組織や仕組み、働き方の変革を迫られている。それに伴い、企業にはツールやシステムの導入や見直しに加え、「新しい働き方」に応じた「新しいオフィスづくり」も求められている。
フリーアドレス化や省スペース化、オンライン化などでオフィスの在り方が変わりつつある今、フレキシブルに活用できるコミュニケーションツールとして支持されているのが、3M（スリーエム）の壁に貼って使えるホワイトボード「ポスト・イット® 油性ペンも使えるホワイトボードフィルム」だ。変化しつつあるオフィスの「在り方」については、ホワイトボードフィルムを導入しているサービスオフィス「H1O」を運営する、野村不動産株式会社の佐藤俊明氏に話を伺った。働き方の変化とホワイトボードフィルムの活用法については、「H1O」に入居している、ハイレイヤー向け人材紹介サービスを展開する、株式会社ユニコーン・パートナーズ 人材紹介事業部 事業部長の仲 崇氏に話を伺った。
野村不動産様
―コロナ前とコロナ禍の今とでは、利用企業様や御社に変化はありましたか？
▼佐藤 コロナ禍以前は敏感にアンテナを張っている企業が利用している印象で、利用者様の服装もカジュアルでした。しかし、コロナ禍になってからはスーツで来られる方も増え、業種関係なく利用されるようになったという印象です。また、当社においても若手社員を中心に、自宅近くの当社運営のサテライトオフィスの利用が進んでいます。このように、従来型の１カ所に集まるオフィスの在り方ではなく、出社の分散や移転、縮小などコストの見直しをされる企業様も増えている印象を持っています。
ユニコーン・パートナーズ様
―御社でもテレワークを導入しているとのことですが、テレワークが進む中で新たに出てきた課題はありますか？
▼仲 誰がどこで何をしているかが見えないことです。画面越しでは相手の顔色や声色の変化に気付きにくいため、テレワークによってマネジメントの難しさが高まっていると感じています。
オフィスで一緒に仕事をしていると、電話中の声のトーンや話し方、仕事中の表情などから、「楽しそうにしているな」「難しい商談をしているんだろうな」といったことが分かります。分かるからこそ適切な指導ができるという側面がありますが、テレワークで「何をしているか分からない」という状況になると、適切な指導をするのが難しくなります。
―メンバーとのつながりの維持やメンタル面のケアが焦点になってくると思いますが、テレワークならではの課題を解決するために取り組んでいることはありますか？
▼仲 管理者として取り組んでいるのは、意識的に接点頻度を上げることです。朝連絡して昼にまた「どう？」と声を掛けるなど、メンバーからの報告を待つだけでなく、具体的な用事がなくてもコミュニケーションを取るようにしています。監視・管理が目的ではなく、あくまでも部下を気に掛けていることを示すことが目的です。
また、会社組織としての一体感が損なわれないように、良い受注例があれば全体に共有するなど、ナレッジシェアに関してはテレワーク導入前よりも積極的に行っています。
―3Ｍのホワイドボードフィルムを使うことによって、プラスの変化はありましたか？
▼仲 先ほどもお話しした通り、テレワーク導入後はナレッジシェアを積極的に行っております。元々は、ポスト・イット® イーゼルパッド*¹という模造紙のような大きな台紙付きのパッドを使って、意見出しなどを行っていました。そのため、準備や片づけに時間を要していましたが、それもこのホワイトボードフィルムを使えば不要になるので非常に効率的に会議ができます。今では、携帯性に優れているイーゼルパッドは客先や社外研修などに持ち出して使用し、ホワイトボードフィルムは社内会議用にとうまく使い分けができています。
メンバーがホワイトボードフィルムを中心に確認することで、出社の有無にかかわらず、その時の状況をズレなく確認できることも良いところかと思います。
実際に3Ｍのホワイトボードフィルムを使ってみて「すごいな」と感じたのは、油性ペンで書いた文字が水を掛けるだけでするすると落ちていくことでした。この特徴を生かすと、テンプレートとして残したい部分と、自由に消せる部分の使い分けが簡単にできます。消したくない部分はホワイトボードに黒いテープを貼るという対処法もありますが、準備が面倒ですし気軽に内容を変更することができません。3Ｍのホワイトボードフィルムの場合は、消す部分をホワイトボードマーカーで書き、消さない部分を油性ペンで書くなど、フレキシブルに使い分けることができる点と、油性ペンも水で簡単に消せる仕様になっている点が、非常に便利です。
ホワイトボードフィルムの詳細はこちら
*¹ポスト・イット® イーゼルパッドとは
—「壁に貼って使える」という点で感じているメリットはありますか？
▼仲 限られたオフィスをできるだけ居住空間として残したいので、余計な物は置きたくないと考えています。その点、ホワイトボードフィルムは壁にぴったりと貼り付いているので、見た目もスマートですし、余計な場所を取らないのがいいですね。これまでは、会議で意見出しなどを行う目的で、大きな紙にそれぞれの意見を貼り出していました。
いずれは壁に絵を飾ったり、オフィスのレイアウトを変更していきたいと思っていますので、貼り跡が残らずきれいにはがせるのも嬉しいポイントです。
また、子どものお絵描きボードのようで遊び心を刺激されますし、「壁一面に落書きができる」と考えるとワクワクします。
頭の中にあるごちゃごちゃしたアイデアや思考を気軽に書いてアウトプットできる場所があるというのは、社員のイノベーティブな発想を高める上でもとても大事なことだと感じています。
―ミーティング時の効果的な活用方法はありますか？
▼仲 オフラインの参加者とオンラインの参加者が混在するミーティングがあるのですが、ホワイトボードフィルムを活用することでコミュニケーションが取りやすくなります。
オンラインの参加者は会議に入り込みにくく、会議の主催者もオンライン参加者を巻き込みにくいという課題がありました。しかしホワイトボードフィルムに書いて大きな文字で見せることで、リアルな場で司会をする人もやりやすいですし、参加者も一体感を持って会議に加わることができるようになっています。
状況が読みづらい中で、オフィススペースにおいても適宜変化をしていくことが求められている。フレキシブルな働き方にも使用できるオフィスの設備として「ポスト・イットⓇ 油性ペンも使えるホワイトボードフィルム」を検討してみてはいかがだろうか。
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