社内美化の重要性やメリットを解説

2021.08.11

働き方変革の一環として、「社内美化」の取り組みを検討している企業も多いだろう。社内美化活動として、どのような取り組みができるのか悩んでいる担当者もいるかもしれない。今回は、企業における社内美化の重要性やメリット、すぐに始められる取り組みについて紹介する。社内美化活動を取り入れ、過ごしやすいオフィス環境を手に入れよう。

社内美化の重要性

快適なオフィス環境を維持するために必要不可欠な「社内美化」の意識。社内美化とは、その名の通りオフィスをきれいな状態に保つことであり、「整理・整頓・清掃」の3つが基本となる。

例えば、利用者が多いパブリックスペースなどは、意識的に掃除をしないと汚れが蓄積し、すごしにくい環境となってしまう。個人が使用するデスクも、整理・整頓が出来ていなければ、仕事の生産性低下につながるだろう。重要な書類が紛失しやすいなど、セキュリティリスクが高まる可能性も考えれる。そのような事態を避けるためには、企業が「社内美化」の意識を持ち、自社に適した活動を取り入れることが重要である。

社内美化活動を行うメリット

社内美化活動を社内に取り入れることによって、どのような効果が期待できるだろうか。ここでは、社内美化活動を行うことのメリットを紹介する。

従業員のモチベーションが向上する
社内美化に取り組み、快適なオフィス環境を保つことで、従業員の仕事に対するモチベーション向上が期待できる。業務環境を整えておくことで、雑然とした空間と比べ、始業から退社まで気持ちよく仕事を進められるのではないだろうか。前向きに働ける環境になれば、従業員の離職防止にもつながるはずだ。

従業員同士のチームワークが向上する
企業全体で整理・整頓に取り組めば、従業員同士のチームワークが向上するというメリットも享受できるだろう。従業員同士がお互いに助け合い、高め合いながら組織の力を最大限に引き出す「協働」が促されることで、個人の負担やストレスが減り、より働きやすい職場となる。

仕事の生産性が向上する
整理・整頓の意識を高めることは、「仕事の生産性アップ」にも繋がるだろう。仮に、整理・整頓されていない職場では、探し物を見つけるために貴重な時間を費やしてしまうなど、業務効率の低下を招いてしまう。オフィス環境を常に整理し、あらゆるムダを省くことで、企業の生産性や品質は向上する。

セキュリティリスクを低減できる
セキュリティリスクの回避は、多くの企業にとって重要な課題だろう。セキュリティ確保のための条件は色々あるが、「外部に漏れないこと」や「所在が明確であること」は必須だ。それらの条件を満たすために必要な活動が「社内美化」であり、安全性を保ちながら企業が継続する上で欠かせない要素と言える。

社内美化は従業員全員で取り組むことが重要

社内美化活動を社内に取り入れる場合は、総務だけの仕事ではなく、従業員全員の仕事であるという意識を持つことが重要だ。例えば、チームごとの当番制にしたり、月に一度の一斉清掃日を決めたりするなど、従業員全員が社内美化に取り組めるようなルールを定めてみてはどうだろうか。社内美化の活動に参加することで、職場でのすごし方やモノの扱い方が変わってくるはずだ。

社内美化のために今から始められること

社内美化活動として、どのような取り組みができるだろうか。ここでは、日常的に行いたい活動と、定期的に行いたい活動に分けて紹介する。

■ 日常的に行う社内美化活動
個人のデスクは書類やモノで溢れることのないよう、従業員一人ひとりが毎日の整理・整頓を心がけられると良い。「書類やモノの保管場所を明確化する」ことに加え、個人が一度に保有できる「書類の量」も決めておきたい。例えば、保管する書類は「ファイルボックス1つ分」などと制限を設けておくことで、「残しておくべき書類」と「処分可能な書類」を分別しやすくなるだろう。

ロビーやエレベーターホールなどの「パブリックスペース」や「会議室」も、定期的に掃除や整理・整頓を行うことで来客時にも良い印象を与えられるだろう。「テーブル拭き」や「椅子の整理・整頓」、「モニターの指紋除去」や「ゴミ拾い」などは負担感が少なく、業務の生産性を落とすことなく取り組めそうだ。これ以外にも、自社に適した活動内容を検討してみてはいかがだろうか。

■ 定期的に行う社内美化活動
快適なオフィス環境を保つためには、毎日取り組みたい社内美化活動以外に、定期的に行いたい活動もある。日常での整理・整頓や清掃では手が回らない場所を中心に、時間の経過とともに汚れが蓄積する場所を掃除しよう。定期手に掃除したい場所は次の通り。

●ガラスや窓の清掃
●床のワックスがけ
●エアコンの掃除
●カーペットやじゅうたんの掃除
●壁の掃除　　など

このほか、オフィス全体を見回し、掃除が必要な箇所を洗い出しておこう。掃除場所によっては従業員で行うことが難しいこともあるかもしれない。そのような場合には「外注サービスの利用」も検討したい。例えば、日常的な掃除は従業員で行い、自分たちでは難しい部分を必要に応じて外注サービスに依頼するといった方法も1つのアイデアだ。オフィスの規模や従業員の人数によってベストな方法は異なるため、「手間」と「コスト」のバランスを考慮して検討してみてほしい。

整った社内環境を維持するためにできること

企業においては、社内美化の意識を社内に浸透させ、維持するための仕組みも同時に整えよう。例えば、従業員たちが同じ意識をもって活動できるよう、社内美化活動に関する取り組みや課題が「見える化」する仕組みを整えておきたい。

従業員たちが、社内美化活動を積極的に行えるような環境整備も重要である。分かりやすい運用ルールにするなど、気軽に取り組める仕組みを整えるほか、社内美化が従業員自身にどのようなメリットをもたらすのかを明示することが、社内美化に対するモチベーション向上につながるだろう。

まとめ

企業の生産性向上や従業員のモチベーション向上に大きく貢献する「社内美化活動」。職場を美しく保つことで、多くのメリットが得られるため、自社に浸透させたいと考える担当者もいるだろう。快適なオフィス環境を維持するためには、総務だけでなく、従業員全員の仕事として意識づけたい。自社において必要な社内美化活動を取り入れ、快適で過ごしやすい環境を実現しよう。

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