オフィスの備品管理を効率的に行うポイントと便利な主要備品管理ツールを紹介

多岐にわたる総務業務の中でも頻回で煩雑なのが備品管理。リモートワークの導入によって管理や発注までのフローに今まで以上の手間を感じている方も多いのではないだろうか。とはいえ、備品は会社の資産の一部であり、会社を運営していく以上欠かせない業務であることに変わりはない。
そこで本記事では、スムーズな備品管理のポイントや備品管理を効率化するツールを紹介しよう。コロナ禍が長引く中での生産性向上やコストの削減に役立ててほしい。

備品管理の目的

まず初めに、備品管理の目的をあらためて確認しよう。

● 不必要な経費の削減
備品の在庫を管理できていないと、在庫があるにもかかわらず余分に追加発注をしてしまうなど不要な出費をしまうことが考えられる。管理ができていれば、消耗品が月にどのくらい減るのかも把握でき、まとめて発注することで単価を抑えるなどコスト削減に努めることも可能になる。

● 通常業務・生産性の効率化
必要な備品がどこにあるのかわからず、探し回るという経験が誰でも一度はあるのではないだろうか。また、新たに発注して備品が届くまでその業務が止まるケースも起こりうる。発注業務を担う総務としても、急な発注依頼がたびたび差し込むことは生産性の低下の要因ともなるだろう。
どんな備品がどこにあるかを適切に管理することは、会社全体の生産性にも関わるのだ。

● 棚卸し業務のコスト削減
棚卸しの頻度は会社によって異なるものの、紛失すれば情報漏洩のリスクを伴う情報通信機器類や固定資産扱いの設備や車両などは特に定期的に会社としてチェックする必要がある。棚卸しのたびに会社内を探し回るとなっては非効率。日頃の管理によって手間とコスを省きたいところだ。

備品の会計的定義と勘定科目の仕訳

ここで、バックオフィス業務に携わる方には覚えておいてほしい、備品の会計上の定義や仕訳について説明しておこう。

会計処理上では、消耗品と備品は区別されている。
消耗品・・・耐用年数が1年未満もしくは10万円未満の物品。勘定科目は「消耗品費」。
備品・・・耐用年数が1年以上、取得価額が10万円〜20万円の物品は「備品費」、20万円以上の場合は「備品」となる。

10万円以上の固定資産は減価償却によって毎期費用化するのが原則だが、取得価額が20万円未満の場合は「一括償却資産」として耐用年数にかかわらず3年で均等に償却することも可能だ。

備品管理の始め方

ここからは備品管理の方法について説明しよう。まずは、管理を始めてから困ることがないように事前に決めておきたい内容を紹介する。

1.備品の保管場所を決める
備品管理の手始めに、備品の保管場所を決めよう。取り出しやすく戻しやすい保管場所であれば紛失のリスクも減り、管理もしやすくなる。利用される頻度や主に利用する人に合わせて置き場所を工夫することで業務の効率化にもつながる。

2.備品を分類する
一口に備品といっても、文房具、机や椅子などの什器類、通信機器など多岐にわたる。ものによって管理方法も異なるため、カテゴリー分けをしよう。種類や数が多い場合には、カテゴリーごとに担当わけをするのも一つの方法だ。

3.備品管理のルールを決める
続いて、備品の購入から管理までのルールを決めよう。備品の種類によって、決裁・発注のフローだけでなく、持ち出しのルールや管理方法も変わってくるだろう。自由に持ち出し可能なものもあれば、利用時に予約や記録を必要とするもの、管理番号を記載したラベルで1点管理が必要なものも出てくる。前項の分類ごとに適切なフローを決め、全社に周知することが必要だ。

4.備品管理台帳を元に運用をする
ルールが決まったら、備品管理台帳を元に運用を始めよう。備品管理台帳で一元管理をすることで、追加購入・移動・廃棄などの備品管理がしやすくなり、監査などがあっても慌てることなく対応ができるようになる。

備品管理台帳の作り方と運用方法

次に、備品管理の肝となる備品管理台帳の作り方と運用方法について説明しよう。

備品管理台帳は必要な項目が決まっているわけではないため、自社の管理方法に合わせて設定すれば良い。備品管理台帳で一般的によく使われる項目は以下の通り。
■備品の名前
■購入日
■購入数量
■利用日
■利用数量
■利用理由
■返却日
■現在の数量

購入日や購入数量など備品自体の管理に必要な項目もあれば、利用理由や返却日など貸出管理のために必要な項目もある。他にもメーカー名、型番、管理番号など、必要に応じて適宜設定しよう。

また運用ツールに関しては、従来の紙やExcelでの管理も可能だが、リモートワークも増える中でクラウドサービスを導入する手もある。次項で主要な備品管理ツールを紹介するので、DX化の一環として導入を検討してみてほしい。

備品管理をより効率化するための主要備品管理ツール

備品管理を主目的としたシステムだけでなく、製造・物流・小売の在庫管理システムや汎用性の高い情報共有ツールなども備品管理に利用することができる。ここでは主要な備品管理ツールを紹介する。

❖ ZAICO
「ZAICO」は業種や規模を問わずに利用できる在庫管理システムだ。製造業や小売業だけでなく、病院、消防署、不動産業などさまざまな業種で消耗品・備品の管理に役立てられている。スマホでバーコードをスキャンするだけで在庫管理ができ、棚卸し作業も大幅に軽減される。
（「ZAICO」の資料はこちら）

❖ Stock
「Stock」はシンプルなUIで汎用性の高い情報共有ツール。簡単に情報のストックやタスク管理ができ、メッセージ機能も備わっているため在庫管理のツールにも適している。
社内wikiやマニュアル、掲示板など多様な使い方ができるため、備品管理のためだけにシステムを導入するのは難しいという会社でも導入しやすい。
（「Stock」の資料はこちら）

❖ Circurental
「 Circurental （サーキュレンタル）」は社内の物理資産や備品管理に特化したクラウドシステムだ。消耗品の数量管理はもちろんのこと、共有物の予約・貸出・返却の管理も可能。さらに、在庫切れや返却遅滞のリマインド機能も付いており、担当者の負担を軽減してくれる。
（「Circurental」の資料はこちら）

❖ AssetmentNeo
「AssetmentNeo」は多彩な機能が魅力のクラウド型社内資産管理システム。什器・備品・IT機器などの資産管理、持ち出し・貸出管理ができるほか、リース資産の契約管理、社外へのデモ機の貸出管理も可能。さらに棚卸し機能や図面で設置場所の把握できる機能まで搭載。資産管理をこれ1つでカバーできる点が魅力だ。
（「AssetmentNeo」の資料はこちら）

備品管理を行う上で注意すべきポイント

最後に、備品管理を運用していく上で気を付けたいポイントを解説する。以下の点に注意して、利用者にも管理担当者にも負担のないスムーズな運用を目指してほしい。

● 購入から利用、補充までのプロセスを確立する
まずは備品の購入から利用、補充までの一連のプロセスを確立することが大切だ。もし各部署で知らないうちに購入されていたとなっては管理のしようがない。管理する上でどのタイミングで介入し、どのような作業が必要かを抑えながらスムーズなフローを確立しよう。

● 社内アナウンスをして備品使用のルールを見える化する
2点目に、備品使用のルールを社内アナウンスし、見える化することに注意したい。ルールを決めても守られなければ意味がない。予約や記録の方法だけでなく、備品に不具合が発生した場合の対応や消耗品の在庫が少なくなった場合の対応などについても検討し、周知徹底しておくと運用がスムーズになるだろう。

● 備品の状態を定期的に確認する
3点目は、備品の状態を定期的に確認する必要があるということだ。備品の担当者は単に在庫の把握や購入を担当しているわけではなく、備品自体の管理が求められる。例えば大事な会議にプロジェクターを利用しようとしたら、知らないうちに故障していたとなれば一大事。会社の資産の管理を預かっている担当者として、適切に利用をされているか、運用ルールは守られているかを定期的にチェックしよう。

● 備品に関するトラブルの窓口を社内で一本化する
備品自体の不具合や、決められた保管場所にない、在庫が切れているなど備品に関するトラブルは利用者にとって業務に支障をきたすもの。さらにこうしたイレギュラーな時ほど個々の判断でさらなるイレギュラーを招きやすい。管理者としてできるだけスピーディーに対応・解決できるよう、トラブルの窓口を一本化しておくことが望ましいだろう。

まとめ

備品の管理は軽視されがちだが企業として必須の業務。管理を行うことで経費の削減や業務の効率化を図れるだけでなく、全社で運用ルールを徹底することで社員のコスト感覚の向上にもつながるだろう。
一方で担当者としては管理コストが気になるのは当然のこと。ぜひ今回紹介したツールを活用するなど、いかに簡単に手間なく管理できるかも追求していこう。まずは無料トライアルで使用感を試すことから着手してみてほしい。

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