勤怠管理業務支援ツールとしての勤怠管理システムの特徴と主要な勤怠管理システムを紹介

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠や休暇申請、シフトなどを管理するためのシステムだ。昨今では働き方改革やコロナ禍によってオフィスへの出勤だけでなくテレワークが増加したことで、勤怠の管理が煩雑になっている。この記事では勤怠管理システムの主な機能や具体的なサービスについて紹介する。

勤怠管理システムはタイムカードのWeb版に留まらない勤怠管理業務支援ツール

勤怠管理システムは単純に従業員の打刻をWebで行えるだけでなく、有給申請やシフト管理など勤怠に関する様々な業務について支援してくれるツールだ。以下で具体的にそれぞれの機能について紹介しよう。

出勤・退勤時刻の記録
ICカードや社員のPC・スマホなどで打刻することで、出勤や退勤時刻を正確に記録することが可能になる。タイムカードを使用している場合には手入力でPCに打ち込む必要があるが、その手間を省くことができる。また、テレワークで自宅にいながら記録できるほか、データとして出力し様々な用途に使用できる。

労働時間管理・給与計算
出勤・退勤時間をデータとして保存することで、所定労働時間を大幅に超えていないかどうかを確認することができる。また、残業時間や欠勤なども確認できるため、給与計算システムと連携して給与計算まで行うことが可能だ。

休暇の申請・取得記録
勤怠管理システムの中には、有給休暇などの各種休暇の申請や承認も完結できるものも多い。また、取得記録に合わせて残日数の管理や付与・繰越なども自動で行うことができる。

シフト管理
営業時間が長い場合や従業員が多い場合には、シフトを組むだけでかなりの手間がかかるだろう。シフト管理機能を使えば、従業員からの希望シフトの回収もスムーズにでき、さらに希望をそのままシフトに組み込んで一目でスケジュールが把握できる。

異動履歴管理
人事異動などにより、従業員が所属する部署や役職、雇用形態が変わることもあるだろう。そういった履歴を残しておくことで人事データベースとして活用することも可能だ。

アラートによる法定順守サポート
労働関連法規の遵守は企業が果たすべき重要な義務の一つ。勤怠管理システムを使えば、法律で定められた残業時間を超えないよう、規定値を超えた場合に特定の従業員や管理者に対してアラートを表示させることができる。そのほかに有給休暇未消化や勤怠のつけ忘れに対しても同様だ。

主要な国内の勤怠管理システム

では実際に国内で主に利用されている勤怠管理システムを3つ紹介しよう。それぞれ連携できるシステムやカバーできる業務が異なるので、特徴を押さえて検討してほしい。

ジョブカン勤怠管理
「株式会社Donuts」が提供している「ジョブカン勤怠管理」は、累計導入社数5万社を突破している。出勤管理はもちろんシフト管理や休暇申請管理をシンプルな操作で行えることが特徴で、サポート体制も充実。打刻は交通系ICカードやPC・スマホでも可能だ。

さらに経費精算や給与計算など、バックオフィスをサポートする「ジョブカンシリーズ」は数多く展開しているので合わせて導入してみてはいかがだろう。

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マネーフォワードクラウド勤怠
「株式会社マネーフォワード」が提供するサービス「マネーフォワードクラウド勤怠」は、勤怠チェックやシフト管理といった基本的な機能はもちろん、フレックスタイム制や裁量労働制など様々な働き方に対応して勤怠管理を行える。

勤怠管理以外にも給与計算や社会保険手続を行えるソフトも提供しているため、各種サービスを連携させることで煩雑な業務を軽減できるだろう。

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jinjer(ジンジャー)勤怠
「株式会社ネオキャリア」が提供するサービス「jinjer勤怠」は400円/1名から使用でき、勤怠管理以外の機能については従量課金制になっているため、使用したい機能を自由に組み合わせて利用することができる。

勤務時間や残業時間をリアルタイムで集計でき、有給付与についても自動で行えるほか、打刻方法も豊富で残業時間が超過しないようアラートを送る機能も搭載している。

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勤怠管理システムをERPなどの統合経営基幹システムとは別に導入するメリット

多様な業務範囲をカバーするERP（統合経営基幹）システムには、勤怠管理の機能を搭載しているものも多い。ERPは情報の一元管理には適しているが、1つ1つの機能としては広く浅くになりがちな面もある。ここでは勤怠管理システムを別に導入するメリットについて解説する。

多彩な機能で勤怠管理の業務効率化を図る
勤怠管理システムは単純に出退勤を記録するだけでなく、ICカードやPCで打刻を行えたり不正打刻を防止するためにGPS機能を搭載していたりと多様な機能を搭載している。
また専門特化しているシステムだけあって、複雑な勤務体系にも柔軟に対応できる点が大きな特徴だ。雇用形態や部署、職種ごとに勤務体系が異なるなど、複雑な就業状況で人事担当者が管理・集計に手を焼いているケースでも力を発揮してくれるだろう。

法改正に応じた適切な勤怠管理を行う
労働基準法や働き方改革法案などにより月の残業時間や勤務時間は定められているが、法改正によって変更が行われることがある。そのような場合でも、勤怠管理システムを導入していればシステムのアップデートにより最新の法律に沿った勤怠管理を設定してくれる。

勤怠管理システムの選定ポイント

ここまで主要な勤怠管理システムを3社解説したが、自社に導入する場合どのように選定すれば良いのか迷ってしまう人も多いだろう。そこで、重要な選定ポイントを5つ紹介する。ぜひ選ぶ際の指針として押さえておいてほしい。

自社の勤務形態・雇用形態に対応
もし自社がフレックスタイム制や裁量労働制を取り入れていたり、正社員や契約社員・アルバイトなど雇用形態も多岐にわたっていたりする場合、それらに対応してフレキシブルに利用できるかを確認しておこう。

自社の従業員にとって使いやすい
便利な機能が多くても、操作が煩雑なものや様々な場面に対応できないシステムでは意味がない。自社の従業員がどのように打刻を行うのか、シフト管理を行っているのかを把握して最も使いやすいものを選ぶようにしよう。

クラウド型で低コストでの導入が検討できるか
勤怠管理システムには、自社サーバーに設置して運用を行うオンプレミス型とインターネット上で共有できるクラウド型がある。最近主流なものはクラウド型で、低コストかつアップデートで最新の法律に則した対応が行える。また、従業員数や会社の規模によってクラウド型は利用金額が異なるため、費用面も合わせて確認しておこう。

既存システムと連携できるか
もし既に給与計算ソフトをはじめとする関連業務のシステム導入している場合には、既存システムとスムーズに連携できるかを確認しておく必要がある。多くの勤怠管理システムは従業員の勤怠に合わせて給与計算も行えるようになっているので、導入することで給与計算のフローが複雑になってしまうような事態は避けたい。

マルチデバイス対応しているか
PC上だけでなくスマホなどのマルチデバイスに対応していると、営業の外回りや出張の直帰などでいちいちPCを開く手間を省くことができる。また、急いで有給などの申請・承認を行いたい場合にも出先で対応できることが大きな魅力だ。

まとめ

勤怠管理システムには正確な出勤・退勤時刻の記録を残す以外にも、シフトを組んだり自動で給与計算を行えたりと専門のシステムだからこそ利便性の高い機能が数多く搭載されている。そのため、ERPとは別に導入した方がフレキシブルに対応できる。また、コロナによるテレワークなど、自社の勤務状態に合わせて対応できるものを選ぶと良いだろう。
無料トライアルを実施している企業が多いので、ぜひ一度利用して自社にとって使いやすいかどうかを試してみることをおすすめする。

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