入退室管理システムとは？導入のメリットや活用例、おすすめサービス5社を紹介【資料付】

2022.09.30

オフィスのミカタ編集部

入退室管理システムとは、いつ・誰が・どこに入退室したのかを管理するセキュリティシステムの総称だ。機密情報の漏えい防止や不審者の侵入防止をはじめ、従業員の正確な勤怠管理にも役立つとされており、さまざまな企業で導入が進んでいる。この記事では、入退室管理システム導入のメリットや主な認証方式、活用例について解説する。

入退室管理システムとは

「入退室管理システム」とは、人の出入りを制御・管理・記録することで、不審者の侵入や情報漏えいなどを防ぐためのセキュリティシステムの総称だ。具体的には、本人確認を行う監視カメラや認証システム、入退履歴を管理するPC・サーバー・ソフトウェア等の一連のシステムを指す。

管理したい部屋の入口に本人確認を行う認証システムを設置することで、建物内の限定箇所への入退室および入退室対象者を制限することができる。大型ビル・オフィス・工場・倉庫・店舗などさまざまな場所で利用されており、近年ではクラウド型の入退室管理システムや人事労務関連業務と連携できるシステムが普及しつつある。「入退管理システム」や「アクセスコントロールシステム」と呼ぶこともある。

入退室管理システム導入のメリット

入退室管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのだろうか。具体的に見ていこう。

＜メリット1＞不審者・部外者の侵入防止
企業には、従業員・取引先相手・清掃員・警備員などさまざまな人が出入りすることがある。入退室管理システムを導入することで、企業に出入りする人毎に入退室の権限を付与できるため、権限のない不審者や部外者の侵入を防止できるというメリットがある。

また、企業内でトラブルが発生した際は、入退室の履歴を時系列で把握できるため、迅速な対応が期待できるだろう。

＜メリット2＞情報漏えい・内部不正防止
近年、コンプライアンスの遵守が企業経営において重要視されている。特に個人情報・企業情報の流出は、SNSの普及により即時に企業イメージ悪化につながり、企業にとって大きな脅威となり得る。

入退室管理システムにより、入室権限のない外部の人物の立ち入りを制限することで、企業の情報漏えい対策になる。また、出入口だけでなくオフィス内における特定エリアの入室も制限できるため、内部不正の防止も可能だ。機密情報を取り扱う部署や技術開発・研究を行う部署などがある企業にとっては、非常に有効といえるだろう。

＜メリット3＞セキュリティ対策コストの削減
従来のセキュリティは警備員を配置する方法が主流だったが、人件費が高く、見落とし等のリスクも考えられる。

入退室管理システムは、ICカードや生体認証などを用いて入退室の管理ができるため、警備員配置など人に頼る対策よりも、高精度で低コストなセキュリティ対策が可能だ。また、企業の管理部門における管理コストの削減にもつながる。

＜メリット4＞勤怠管理の効率化
入退室管理システムの基本機能として、誰が・いつ・どこに入ったのかを細かく記録することができるため、従業員の勤怠管理として利用することもできる。アナログなタイムカードは不要になり、入退室するだけで正確な労働時間の把握が可能だ。

無断での休日出勤や残業、過剰な休憩などがシステムにより発見できることで、勤怠管理の強化や働き方改革の推進につながる。勤怠管理の作業負担軽減も期待できるだろう。

入退室管理システムの主な認証方式

ここからは、入退室管理システムの主な認証方式について解説する。

暗証番号
暗証番号での解錠は、物理的な鍵が不要なためシンプルで導入がスムーズだ。その反面、個人を特定した入退室の履歴が取れないことや、番号流出のリスクなどセキュリティ面では弱い部分もある。リスク対策として、定期的な番号の変更や、ICカードなどほかの解錠方法との併用などが有効だろう。

ICカード
ICカードと専用機器を使った認証は、入退室管理システムの中でも主流の方式だ。社員証と兼用でき、パソコンやプリンターの認証デバイスとしても利用されている。新規カード発行の際にコストはかかるが、比較的低価格で導入可能だ。交通系ICカードなどに対応している製品であれば、新たに専用のICカードを発行するコストも削減できるだろう。

スマートフォン（スマートロック）
スマホに専用アプリをインストールして認証する方法で、昨今は導入企業が増加傾向にある。スマホを持っていないと使えないというデメリットはあるが、専用アプリを使えば誰でも瞬時に鍵を発行できることが強みだ。鍵の有効期限や時間設定も管理画面で設定できるため、来客など一時的な鍵の発行にも適している。

生体認証・バイオメトリクス認証
入退室管理システムの中で最も精度の高い認証方式で、セキュリティ対策の重要度が極めて高い企業や金融機関などで導入されているものだ。指紋認証・静脈認証（指・掌・手の甲などの血管パターンによる認証）・網膜認証・顔認証・掌形認証などが実用化されている。紛失や盗難、偽造、なりすましなどを高精度で防止できるといったメリットである一方で、他の認証方法に比べ導入・運用にコストがかかることがデメリットとして挙げられる。

入退室管理システムの活用例

実際に入退室管理システムを導入している企業では、どのように利用しているのだろうか。活用例を見ていこう。

入退室ログを利用して、勤怠管理・労務管理に役立てる
勤怠管理システム上で打刻した「労働時間」と、実際にオフィスに入退室したログからわかる「在社時間」を照らし合わせることで、より正確な労働時間の把握が可能だ。労働時間と在社時間の乖離が大きいと、「企業が従業員にサービス残業をさせている」と疑われる可能性があり、法律違反のリスクを招く場合もある。

入退室ログの利用により、労働時間と在社時間の乖離が起きている理由が確認できる。また、正確な労働時間を把握することで、不適切な残業の防止にも役立てられる。

防犯カメラ連動により、セキュリティをさらに強化する
入退室管理システムと防犯カメラを連動させることで、暗証番号やカードキーでの入退室で起こり得る「共連れ」や「不法侵入」が防止できる。不審な入退室があった際は、ログと防犯カメラの記録を照らし合わせることにより、侵入者の特定にも活用できる。

非接触型のシステム導入で、感染リスクを低減する

新型コロナウイルス感染症などによる接触感染のリスクを防ぐために行うドアノブなどの消毒作業は、「非接触型」の入退室管理システムを導入することで手間が削減できる。生体認証で入退室管理を行うシステムでは、非接触での入退室が可能になるだけでなく、自動検温システムと連動したタイプもある。これにより、外部からのウイルスの持ち込みやオフィス内での感染リスクを低減できる。

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入退室管理システムおすすめ5選

実際にどのような機能を持つ入退室管理システムが選ばれているのだろうか。ここでは、おすすめの入退室管理システムを5つ紹介する。

PBAS｜株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズ

株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズがNTTテクノクロスサービス株式会社と共同開発した「PBAS（ピーバス）」は、入退室ログを用いて社員の正確な勤務・残業時間を把握できる。さらに社員の入退室ログ等の行動データを分析することで、異常行動やメンタルヘルス変調の早期発見までも可能にしたモデルだ。メンタルリスクが高い特定従業員と行動が似ている従業員を統計処理によりグループ化し、潜在的にリスクを負う可能性のある従業員を推定する機能も搭載されている。

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Remote LOCK｜株式会社構造計画研究所
「Remote LOCK」は、施設の予約や受付など多様なシステムと連携し、空間ビジネスの管理・運用が効率化できることが強みのスマートロックだ。管理者は利用者毎に暗証番号やQRコードなどの鍵を遠隔発行でき、ゲストはキーレスで施設利用が可能となる。最大1,000名以上のアクセスコントロールや複数拠点の対応、グループ管理機能なども備えているため、幅広いビジネスシーンにおいて活用が期待できる。

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bitlock PRO｜株式会社ビットキー
端末をドアに貼り付けるだけで簡単に設置でき、サポート体制も充実している「bitlock PRO」。スマホ・ICカード・社員証・遠隔操作での解錠方法のほか、Apple Watchやテンキーにも対応している。顔認証モデルもあり、なりすまし対策となる強固なセキュリティ機能を備えているのが強みだ。時間帯・回数・対象とするドアなど解錠権限も細かく指定できるので、来客などの一時的な入室にも柔軟に対応できる。

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Safie Entrance2｜セーフィー株式会社
「Safie Entrance2」は、クラウド上に情報を集約管理することで、簡単に管理ができる顔認証入退室サービス。拠点や利用者ごとに柔軟な入退室権限設定を行うことができ、さらにログも履歴として蓄積可能だ。デュアルレンズカメラを採用し、静止画や動画による「なりすまし防止機能」を搭載しているため、企業においてセキュリティの質を向上させることができる。

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Akerun|株式会社Photosynth
ドアに後付けで設置できる「Akerun」は、クラウド型の入退室管理システム。社員証や交通系ICカード、スマホなど多様な認証が可能だ。遠隔鍵管理で、複数ドアやゲート、拠点を超えた履歴や権限もまとめてクラウド管理できるため、コストを大幅に削減できる。複数の勤怠システムとの連携済みで、入退室から勤怠管理までを自動化。公開APIによりさまざまシステムと連携が可能だ。

公式HP：『Akerun』

まとめ

入退室管理システムを導入することで、企業にとっては「不法侵入の防止」や「情報漏えいのリスク回避」、「管理コストの削減」といったメリットがある。認証方式や機種によってセキュリティの精度が異なるため、自社に適したモデルを探してみるとよいだろう。今回紹介した活用例なども参考に、入退室管理システムの導入を検討してみてはいかがだろうか。