入退室管理システムのメリット4つ！選び方やおすすめ製品5選も紹介

2022.10.21

オフィスのミカタ編集部

オフィスへの導入が進む「入退室管理システム」。どのようなメリットがあるのか、導入を検討中の担当者は、システム導入効果が気になるところだろう。本記事では、入退室管理システムの導入メリットを詳しく解説する。また、人気製品も併せて紹介するので、システム導入の参考にしてほしい。

入退室管理システムとは

入退室管理システムは、いつ・誰が・どこに入退室したかを記録し、その情報を管理できるシステムだ。まずは、入退室管理システムの主な機能や、認証方式の種類を紹介する。

入退室管理システムの主な機能
入退室管理システムは、主に以下の機能が備えられているものが多い。

・システム使用者管理機能
システムにログインできる使用者が設定できる。全機能操作権限・監視権限・状態表示権限など、管理レベルに応じた操作権限を付与できる。これによりシステムの不正利用を防止できる効果がある。

・入室者登録機能
執務エリアに入室できる従業員を登録できる機能。個人情報などの機密情報を扱う高セキュリティエリアへの入室許可などの権限も個別に設定できる。

・カレンダー設定機能
従業員ごとの休日設定ができる機能。リアルタイムで営業日以外の不審者チェックも行える。

・状態監視機能
執務エリアやセキュリティエリアのドアの開閉状態を監視できる機能。不審者の侵入を防げるほか、侵入者がドアが閉まらないように加工した場合にもすぐ対処することが可能だ。

・警報監視機能
ドアの故障や一定時間以上のドア開放があった場合や、システム異常、不正認証などが発見された場合に、即座に管理画面に警報が表示される機能。

・履歴管理機能
入退室の履歴情報を日付・種別ごとに保存し検索できる機能。特定の個人の入退室状況を調べたり、特定の日時の入退室者を調査したりする場合に有効活用できる。

・残留者表示機能
執務エリアやセキュリティエリアに残留する従業員を管理画面に表示できる機能。

入退室管理システムの認証方式の種類
入退室管理システムには主に下記5つの認証方法がある。

・テンキー方式
出入口に設置したテンキーに、あらかじめ設定した暗証番号を入力し、解錠する方法。

・非接触ICカード認証
専用のリーダーに非接触ICカードをかざして解錠する方法。社員証などのカードにICチップを埋め込み利用することが一般的で、偽造されにくく、個人ごとの入退室ログを記録できる。

・バイオメトリクス認証
バイオメトリクス認証は、人の持つ、生体的特徴を利用した認証方法だ。指紋認証・静脈認証・顔認証・虹彩認証・声紋認証などがある。なりすましなどの不正が起こりにくいとされており、安全性が高いものだ。

・スマートフォン認証
スマートフォンに専用アプリケーションをインストールしておき、リーダーにかざして認証・解錠を行う方法だ。ICカードの手配や配布の必要がなく、コスト削減に効果的なほか、盗難・紛失のリスクが低く、セキュリティ面で安全性が高いとされている。

・交通系ICカード認証
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを活用し、認証・解錠を行う方法だ。これらの交通系ICカードは多くの人が利用していることから、新たに認証・解錠用のカードを配布する必要がなく、コスト削減に効果が見込める。また、交通系ＩＣカードを読み取る専門のカードリーダーの購入のみで登録でき、認証システムの購入も不要な点にもメリットがある。

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入退室管理システム導入のメリット

入退室管理システムを導入することで、部外者の侵入や機密情報の漏えいを防止できるといったメリットがある。ここでは、システム導入で得られる主なメリットを紹介する。

情報漏えいのリスクを回避できる
入退室の情報を的確に把握できることで、情報漏えい防止対策となることが第一のメリットだ。万一、情報漏えいが起こってしまうと、企業は大きな損失を招くことになる。システムを活用することで、機密情報を保管する場所など特定のエリアへの入館・入室には特定の人物しか出入りできないように制限できるため、情報漏えいの防止に役立てられる。

勤怠管理の効率化
入退室管理システムでは、従業員の勤怠管理を行うことができるサービスもある。勤怠管理機能を活用すれば、従業員の出社・退社時間が正確に把握できるため、違法な長時間労働などを防ぐ効果も期待できるだろう。

災害時の対策ができる
地震や火事などの災害時にもメリットがある。災害時の混乱の中では、オフィスに取り残された人がいないかを確認するのは困難だ。しかし、入退室管理システムを活用してれば、オフィスへの出入りの記録から、取り残された人の早期発見・救出につなげられるだろう。

感染対策ができる
感染症対策にも効果がある。新型コロナウイルス感染症の流行で、オフィスでも感染対策の強化が求められている。入退室管理システムでは、従業員の体温計測が可能なサービスもあり、感染対策として効果的に活用できる。また、社内に何人の従業員がいるのかを把握できるため、人が集まりすぎてしまった際などには、注意喚起を行うなどの行動も起こしやすくなるだろう。

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入退室管理システム選定のポイント

ここでは、入退室管理システムの選定にあたり、押さえておきたい4つのポイントを紹介する。

導入目的の明確化
まずは、導入目的を明確にしよう。サービスによって機能が異なるため、オフィスの出入口のセキュリティを強化したいのか、勤怠管理と連動させて労務管理に役立てたいのかなど、システムの用途を明確にしてから選定を行うことが望ましい。

価格
入退室管理システムを導入する際は、下記の費用がかかることが一般的だ。導入検討時にはこれらの費用がかかることを、あらかじめ把握しておこう。

＜初期費用＞
システム導入時に発生する、取り付け工事やサーバー構築などに係る費用。配線距離や、オフィスのフロア数によって費用が変わる場合もある。サービスによっては、取り付け工事が不要な製品や、比較的低価格で利用できるパッケージプランを用意しているものもある。

＜月額／年額費用＞
保守費用や利用料金として、月額費用や年額費用がかかる。価格はメーカーや利用できる機能などによってばらつきがある。

＜原状回復費用＞
オフィス移転などの場合、配線などの取り付け工事を行った製品を撤去する原状回復費が発生する場合ある。

取り付け工事の有無
選定する製品が取り付け工事が必要かどうかも確認しておきたい。短期間で事業拡大や従業員の増員などでオフィス移転の可能性がある場合には、退去時・移転先とで撤去・取り付け工事が発生するため、注意が必要だ。勤怠管理のみにシステムを活用する場合には、解錠機能なしの取り付け工事不要のシステムを選択する事もできる。

他システムとの連携
入退室管理システムは、監視カメラや火災報知器などと連携が可能なサービスもある。他のシステムと連携させることで、防犯対策のみならず災害時の対応も可能だ。これらの対策を行いたい場合には、他システムとの連携の可否を確認しておくことをおすすめする。

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入退室管理システムおすすめ5選

最後に、おすすめしたい入退室管理システムを5つ紹介する。

PBAS｜株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズ
株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズがNTTテクノクロスサービス株式会社と共同開発した「PBAS（ピーバス）」は、労務管理サポート機能が充実したシステムだ。入退室ログ管理のほか、ログに基づく「勤務実態」をモニタリングし、過重労働の防止や、自己申告データとの乖離を把握できる。また、統計処理を用いてメンタルリスクの高い従業員をグループ化し、メンタルヘルスケアにも活用できる機能を備えている。

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Remote LOCK｜株式会社構造計画研究所
「Remote LOCK」は、クラウド上で多数の利用者の入室管理が行えるサービスだ。利用者ごとに暗証番号やQRコードのカギ発行を遠隔で行えるため、キーレスで入室できる。予約・受付など多様なシステムと連係して、フロント業務を効率化でき、人件費削減や、人材不足解消にも役立てられる。費用は鍵本体費用が35,000円から、取付工事費が1ヵ所1個取付の場合、1台あたり3～4万円だ。製品種類によって価格が異なるため、下記に紹介した資料から確認してほしい。

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bitlock PRO｜株式会社ビットキー
「bitlock PRO」は、99％のサムターンに対応しており、今ある扉に取り付けるだけで利用できるシステムだ。設置が容易なため、人が合出入りするあらゆる場所の入退室管理ができ、セキュリティ強化と省人化に効果が期待できる。独自開発のデジタルコネクトプラットフォームと連携し、本人認証を安全かつシームレスに実行することが可能だ。費用は月額5,000円（税込）から利用が可能で、初期費用は不要だ。業務に応じた解錠権限を付与できるなどの機能も備えている。

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Safie Entrance2｜セーフィー株式会社
「Safie Entrance2」は、顔認証で入退室をハンズフリー化できるサービスだ。クラウドサービスの利点を活かし、他拠点での導入や保守・運用が容易に行える。月額費用は16,500円（税込）／100人で、初期費用はドアコントローラ費用を含め141,680円（税込）だ。また、利用人数によって月額料金が変動するほか、導入時に工事費が必要となる場合もあるため、詳しくは下記から資料をダウンロードして参考にしてほしい。

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Akerun|株式会社Photosynth
「Akerun」は、累計7,000社以上の導入社数を誇るクラウド型サービスだ。ドアに貼り付けるスマートロックと、ICカード、アプリで入退室管理が可能で、オフィスをはじめフィットネスジムや教育関連施設など規模・業種を問わず選ばれている。オープンAPIを通じて取得した入退室履歴などのデータを勤怠管理、決済管理などさまざまなサービスと連携できる機能も備えている。利用料金などの詳細は、公式HPダウンロードできる資料を参考にしてほしい。

公式HP：Akerun

まとめ

入退室管理システムを導入すれば、不審者の侵入防止やセキュリティの強化、災害や感染防止対策などといったさまざまなメリットが得られる。サービスによっては勤怠管理機能を付帯したものもあり、まずは導入の目的や、自社が求める機能を明確にした上で、選定を行う必要があるだろう。本記事を参考に、自社に適したサービスを検討してみてはいかがだろうか。