物品管理/備品管理システムを徹底比較｜目的に応じておすすめシステムを紹介

テレワークが普及する中で、「IT機器をはじめとした物品管理がしづらい」「棚卸作業を効率化したい」と考えている企業は多いだろう。そこで役立つのが物品管理/備品管理システムだ。この記事では、主要な物品管理システムの比較を中心に、導入するメリットやタイプ別のおすすめシステムについて紹介する。

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バックオフィス業務の効率化にこそ物品管理システム

まずは物品管理システムの概要や、導入のメリットから見ていこう。

業務効率化だけではなく社内セキュリティの向上にも寄与
物品管理システムとは、社内の物品や備品が今どこにどのような状態にあるかを把握できるシステムを指す。RFIDやQRコードなどで所在や状態を一元管理できるため、備品の所在を探す手間が省けるほか、点検時期をアラート通知することで適正なメンテナンスが行えたり、社内セキュリティを向上できたりといったメリットがある。

頻回な雑務のリソースも塵も積もれば山となる
物品管理はExcelで十分と考える方もいるかもしれないが、備品を探し回る時間や在庫を数える手間、重複発注してしまったコストなども積み重ねれば大きなコストとなる。適正な管理を、手間を省いて行えるメリットは馬鹿にできないだろう。

以下の記事では、物品管理について詳しく解説している。ぜひあわせて一読してほしい。

●内部リンク
業務の効率化とコスト削減に貢献する物品管理。物品管理の実務的課題についても解説

中には物品管理システムの導入を急ぐべきではない企業も

物品管理の適正化に役立つ物品管理システムだが、積極的に導入すべき企業とそうでない企業の間には差がある。管理すべき物品数が多い企業や、IT機器などを社外持ち出しすることが多い企業、セキュリティや安全上の理由から物品の紛失や破損に十分な配慮が必要な企業などは、物品管理システムの導入効果が高いと言えるため、積極的に導入を進める方が良いだろう。反対に、管理すべき物品数が極めて少ないケースなどでは導入効果が小さく、費用対効果に合わないことも出てくる。得られる効果はどのくらいかを把握した上で、導入するかどうかを検討してほしい。

物品管理システムの選び方のポイント

次に、物品管理システムを選ぶ際のポイントについて見ていこう。

実務での管理物品と管理形式の整合性
物品管理システムの管理形式には、RFIDタイプやQRコード・バーコードタイプなど、いくつかの種類がある。RFIDタイプは電波を用いて非接触で一斉にスキャンができる方式で、多くの物品を抱える企業に適している。QRコードやバーコードタイプの場合は、1つずつスキャンする必要があるものの、導入コストを抑えて導入ができる。また、使用期限の管理できるタイプなどもあるので、自社が保有する物品に合わせて選ぶようにしよう。

組織・事業に沿った料金と効果の整合性
物品管理システムは機能も料金もサービスによって幅が広いため、厳格な管理の必要性や見込める導入効果に合わせて選定することが重要だ。例えば、在庫の重量から残数を検知し、自動で発注できるシステムもあれば、IT機器などの遠隔管理を想定したものなどもある。機能が充実するほど、料金も高くなるため、費用対効果のバランスを見ることが大切になる。

既存ERPなどのシステムとの連携
物品管理システムと会計システムを連携することで、減価償却などの会計処理も効率化することもできる。利用中のシステムと連携ができるか、CSV出力によってデータ連携ができるかなどを確認しておこう。

マルチデバイスへの対応
パソコンだけでなく、スマホなどのモバイル端末にも対応しているかは確認しておこう。モバイル端末で利用できれば、場所を選ばず物品管理ができ、パソコンが置けない環境でもスムーズに棚卸作業ができるようになる。

主要な物品管理システム5選

ここからは、主要な物品管理システムを5つ取り上げ、表で比較していく。自社に適したものを見つけてほしい。

大規模企業に適した物品管理システム

ここからは、タイプ別におすすめの物品管理システムを紹介していく。まずは大規模企業に適したサービスを2つ紹介しよう。

台帳機能による棚卸し・貸出し・入出庫になるConvi.BASE
「Convi.BASE（コンビベース）」は1000社以上が導入している物品管理システムだ。柔軟な台帳機能に加え、棚卸し、貸出し、入出庫機能などを搭載。バーコードやICタグによる管理で固定資産やIT資産、重要文書、消耗品、工具、制服など幅広い物品の管理に活用できる。オプション機能も充実しているため、自社に合わせた運用が可能だ。

直感的なUI/UXで誰でも簡単に管理・活用ができるOPTiM Asset
「OPTiM Asset」は、物品購入から廃棄管理までの一連のサイクルに対応。セットアップが簡単で、直感的に操作できるUI/UXで設計されているため、すぐに活用できる。スマホアプリでQRコードを読み込むだけの手軽さも魅力だ。長期間オンラインになっていない遊休品を検出できるため、物品の有効活用にもつなげられる。

小規模企業で活用できる物品管理システム

続いて、小規模企業に適した物品管理システムを2つ紹介する。

Colorkrew Biz
「Colorkrew Biz（カラクルビズ）」は、ワークスタイルリノベーションを目指す、ビジネスコンシェルジュツール。備品管理だけでなく、郵便や座席管理、スケジューラーの機能が搭載されており、企業のリソースをフル活用できるようサポートしてくれる。備品管理では、備品の可視化や備品予約、QRコードを使った棚卸しなどの機能を備えている。また、Microsoft TeamsやAzure AD、Google Workspaceなど、外部システムとの連携が充実している点も魅力だ。


オプションの追加料金がない明朗会計が人気のファインアセット
「ファインアセット」はシンプルな機能とデザインで、使いやすさを追求した物品管理システムだ。紙やExcelの台帳からCSCファイルでインポートするだけでシステム化ができ、QRコードやバーコードで棚卸ができるようになる。初期費用はかからず、物品管理プランは月額10,000円〜、棚卸専用プランは月額5,000円〜、運用サポートも無料という明朗会計も人気のポイントだ。

特定の用途に強みを持つ物品管理システム

最後に、特定の用途に強みを持つ物品管理システムを紹介する。

MedicalStream
病院向けの物品管理システムとして人気を集めているのが「MedicalStream」だ。各診療現場の在庫を簡単に把握できるため、在庫の適正化に力を発揮。また、グループ施設の購買実績を一元管理できるため、施設ごとの納入価格比較や同種同効品の絞り込みも可能だ。医療現場に対応できる信頼性の高いシステムを探している方におすすめだ。

まとめ

物品管理システムは、導入企業によって求める機能も導入効果も大きく変わることから、自社に適したシステム選びが肝要となる。今回紹介した主要システムや選び方のポイントを参考に、費用対効果の高いシステムを選んで、生産性の向上につなげてほしい。


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