バクラク経費精算、領収書の使い回しを検知できる「二重申請防止」機能を追加

株式会社LayerXは、手入力ゼロの次世代経費精算システム「バクラク経費精算」において、意図しない領収書の使いまわしを検知可能な「二重申請防止」機能を追加した。紙の領収書提出を不要とした、ペーパーレスな業務フローを構築する際に安心・便利に利用できる。

アップデートの概要と背景

領収書データの使いまわしについて、申請時・承認時に検知可能な二重申請防止機能を追加した。

経費精算の業務は、従来から同じ領収書を意図せず使いまわしてしまう可能性があり、経理部門で同一の領収書を繰り返し使用されていないかを確認する手間が発生していた。さらに2022年1月施行の電子帳簿保存法により、一定の要件（※1）に基づき、紙の領収書提出を不要とするペーパーレスな運用も可能になった。

バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に準拠した認定タイムスタンプ付与機能を利用でき、経費精算業務の完全ペーパーレス化にも対応している（※2）。一方で経費精算システムには、上記のように電子データの使いまわしを検知でき、法的な要件を満たす新しい要件が求められる。こうした状況を踏まえ、領収書の使いまわしを検知する二重申請アラート機能を追加した。

今回のアップデートにより、同一の領収書を異なる申請で上げられた場合に、申請者や承認者、経理担当者が気づきやすくなり、紙の領収書提出を不要としたペーパーレスな業務運用へ安心して移行できるようになった。

バクラク経費精算では、承認者・経理部門の出社が不要な経費精算業務の実現が可能だ。

※1：従来からペーパーレス化の運用は可能だったが、今回の法改正により運用要件の緩和が行われた。
※2：タイムスタンプ付与機能は、バクラク経費精算の電子帳簿保存オプションの契約が必要。

「バクラク」について

バクラクシリーズは、コーポレートDXを支援するサービス群。クラウド請求書受領ソフト「バクラク請求書」をはじめ、クラウドワークフローシステム「バクラク申請」、電子帳簿保存法に準拠した形で請求書や領収書等の電子保管を可能にする「バクラク電子帳簿保存」、次世代経費精算システム「バクラク経費精算」の4サービスを展開している。

シリーズ第1弾となる「バクラク請求書」は請求書の受取り後、AI-OCRで請求書を自動でデータ化の上、仕訳データや振込データの自動作成及び会計システム連携をシームレスに実行。請求書受取業務の効率化を通じて経理DXを推進している。

まとめ

経費精算業務において、意図しない領収書の使い回しには注意が必要である。その手間をいかに効率化するかで、担当者の負担は大きく変わってくるだろう。ツールを活用することを検討してみては？