出社困難でも業務の質を保つ防災訓練「バーチャル出社DAY」を実施

ミライをひらくきっかけを創造する総合建設会社ＳＡＷＡＭＵＲＡ（本社：滋賀県高島市）は、災害や感染症などの不確実な脅威への備えとして、全従業員がバーチャルオフィス「ｏＶｉｃｅ（オヴィス）」での業務遂行とコミュニケーションの訓練を行う「バーチャル出社ＤＡＹ」を実施した。

高まる不確実性に備える、守りのバーチャルオフィス

コロナ禍により急遽出社ができなくなったり、豪雨や台風などの影響で交通網が寸断されてしまったりと、従業員が「出社困難」となる事態は日常的に見られるようになった。企業のBCP（事業継続計画）策定にも注目が集まる中、ＳＡＷＡＭＵＲＡでは部分的に導入しているハイブリッドワーク制度を社内に一層周知し、また、リモートワークに馴染みづらい現場の施工管理職でもバーチャルオフィスを活用できるよう、業務遂行とコミュニケーションのための訓練を企画。9月1日「防災の日」にあわせ、全従業員がバーチャルオフィスにて業務を行う「バーチャル出社ＤＡＹ」を実施した。当日はリモートワークを推奨し、出社・リモート問わずバーチャルオフィスにログインし業務を行った。

ツールは全員が使えて意味を持つ

バーチャル出社ＤＡＹでは1日に3回、規定の時間に他の従業員に話しかけることをルールとした。オンラインコミュニケーションの心理的なハードルは「使ったことがない」「相手の様子がわからない」という素朴な部分にあると考え、業務として一斉に話しかける経験をすることで、バーチャル空間での交流に慣れていない50代以上や現場の従業員も含めて、ゴールである「全員が使える」状態を目指した。使い方については事前に丁寧に周知した上で、当日の社内打ち合わせはすべてバーチャルオフィス内の会議室で実施。操作がわからない、音声が出ないなどの課題もその場で解決した。

社内ラジオによるコミュニケーション企画

​複数の拠点や現場からバーチャルオフィスに集合する機会をより活用するため、当日には従業員間のコミュニケーションを促進する社内放送局企画も実施。人事・広報の担当がＭＣをつとめ、昼休みの時間に、事前アンケートで集めた「お便り」「リクエスト曲」を紹介する「ＳＡＷＡＭＵＲＡラジオ」を放送。バーチャルオフィスのチャット欄も利用しながら盛り上げた。

まとめ

不測の事態により従業員が突然「出社困難」となる事態が珍しくなくなった今、いざという時にスムーズに対応できるよう全社的に備えておく必要がある。自社の取り組みについてどのように周知していくか、改めて検討してみてはいかがだろうか。