経費精算システムにAIで領収書の使い回しを防止する「重複申請防止」機能搭載

VeBuIn株式会社（本社：茨城県つくば市、代表取締役：シャー バビック）は、次世代型ワークフロー・経費精算システム「SmartFlow」において、AIが証憑画像を自動チェックし、領収書の使い回しを防止する重複申請防止機能をリリースしたことを発表した。

リリースの背景

経費精算業務において、紙の領収書原本を証憑として活用する場合は、使いまわしが起きる前提として複製（コピー）が必要となる。このため、故意でなければ使いまわしが起きづらいほか、受け手側にとっても見た目で複製であると気が付きやすい。

一方、経費精算業務を電子化し、領収書画像データを証憑として用いる場合、手元には紙の領収書原本が残ってしまうため、誤って同じ領収書を使いまわしてしまうリスクが残るほか、受け手側にとってもすべての証憑が同質の画像データのために、見た目で使いまわしに気が付くことが困難だ。

経費精算業務の頻度が低い会社であれば、記憶の中から申請～承認のフロー内で同一の申請が回っていることに気が付く人が現れるかもしれない。一方、会社規模が大きくなり、経費精算業務の頻度が高まるほど、重複申請が起きていても気が付くことが困難になり、重複申請を防ごうとすれば、確認の手間が大きくなってしまう。

そこで、SmartFlowでは経費申請に添付された領収書について、過去に利用済みのものでないかをAIが画像認識し、自動チェックする機能を開発した。この機能により、同一内容での経費の重複申請を防止できるので、安心して経費精算業務の電子化を図ることができる。

重複申請防止機能の概要

経費精算時に、添付した領収書が過去に申請された領収書と重複していないかをAIが自動チェック。これによりミスまたは故意による経費の重複申請を防ぐとともに、承認者や財務／経理担当者が証憑をチェックする負担を軽減する。

完全一致のケースだけでなく、同じレシートだが別の画像ファイルであるというケースや、内容的な重複などをチェックできるように、一致率に応じたアラートを設定することも可能だ。

SmartFlowの重複申請防止機能では、AIによって読み取られたデータが〇%以上一致していた場合にエラーを表示するなどの設定ができるため、柔軟性の高い運用が可能となる。

まとめ

電子帳簿保存法の法的要件に沿って正しく運用すれば、紙の領収書の原本保管が不要となる。しかし、電子化を進めた際に画像のチェック機能がなければ、想定外の工数が増えてしまいかねない。重複申請防止機能をリリースした本サービスの活用も検討してみてはいかがだろうか。