法要件を満たさない書類を自動で禁止へ！　バクラク申請・バクラク経費精算が電子帳簿保存法対応強化

すべての経済活動のデジタル化を目指す株式会社LayerXは、「バクラク申請・バクラク経費精算」において、改正電子帳簿保存法（以下「電子帳簿保存法」）の対応機能の一環として、法要件を満たさない書類が含まれる申請を禁止する機能をリリースした。今回のアップデートによって、申請者である従業員が電子帳簿保存法の法要件を満たさない領収書等の書類ファイルが添付された申請を試みた際に、法要件を満たさない旨を申請者に掲示し申請を禁止することが可能になった。

リリースの背景

改正電子帳簿保存法の電子取引に関する宥恕措置の廃止（2023年12月）があと半年程度と迫っている。

既に「バクラク申請・バクラク経費精算」では、申請に添付した書類ファイルが電子帳簿保存法のスキャン要件を満たしているかの判定機能と判定結果を元にしたアラート機能・タイムスタンプの付与機能を提供しており、電子帳簿保存法対応の準備をしている多くの会社が活用している。

しかし、実際に運用をする中で、スキャン要件を満たさない・タイムスタンプの付与に失敗しているなど法要件を満たさない場合に申請者である従業員にアラートを出すだけでは、書類の再撮影・再アップロードなど必要な行動を取ってもらえず、そのまま申請をされてしまうケースが多く発生していた。

リリース機能の概要

今回のアップデートで、法要件を満たさない領収書等の書類ファイルの申請を試みた際に、法要件を満たさない旨を申請者に掲示し申請を禁止することが可能になった。これによって、承認者・経理担当者が電子帳簿保存法の要件を添付書類ファイルが満たしているかを確認する手間・ミス、申請者への差し戻しの対応の手間が削減できる。

法要件を満たしているかの判定・申請禁止の設定は、以下の2つの要件それぞれ個別に設定が可能。

①スキャン要件：添付されたファイルがスキャン要件(解像度が規定以下、非カラー画像の利用、等)を満たしているかを判定
②タイムスタンプ：添付されたファイルに正常にタイムスタンプが付与されたかを判定

法要件を満たさない場合にアラートのみを申請者に表示して申請自体はできるようにする設定も引き続き利用でき、自社の電子帳簿保存法の対応方針・運用規程に合わせた柔軟な申請の制御が可能だ。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は進んでいるだろうか。宥恕措置の廃止まであと半年程度。自社の状況を整理し、必要なツールを導入するなどの対応を早急に進めていかねばならないだろう。