会議の実施・調整に費やす時間は1日の勤務時間のうち約3割に　Acall調査

Acall株式会社 （本社： 神戸市中央区） は、ハイブリッドワーク時代の柔軟な働き方や従業員のパフォーマンスに大きく影響する「会議」に関する実態を探るため、アンケート調査を実施した。ここでは調査結果の概要についてお伝えする。

調査概要

調査手法：インターネット調査（調査会社の保有する調査パネルを利用したネットリサーチ）
調査エリア：東京都・大阪府・愛知県
調査対象：
　＜年齢＞20歳以上／職業：会社員　
　＜勤務先所在地＞東京都・大阪府・愛知県のいずれか / 従業員規模：300人以上
　＜職種＞総務・人事・経営企画・営業・マーケティング・技術のいずれか
サンプル数：600サンプル
割付：年齢層と職種によりそれぞれ割付
　＜年齢層＞20代、30代、40代、50代、60代を各120s
　＜職種＞総務、人事、経営企画、マーケティング、技術を各100s
調査期間：2024年06月18日～2024年06月20日
出典元：柔軟な働き方や従業員のパフォーマンスに大きく影響する「会議」に関する調査を実施（Acall株式会社）

1カ月の会議・会議調整時間は約50時間？効率化を望む声

本調査によると、1日のうち会議時間は平均1.9時間、また、日程調整・会議室検索・予約などの会議調整時間は1日平均26.5分となったという。同社はこの結果から、1日の業務時間（8時間）のうち、約3割もの時間を会議とその調整に充てているとして、1か月で約50時間、1年では約600時間もの時間を費やしている実態があると指摘。さらに年代別に分析し、 50・60代と比較して20〜40代の若い世代の方がより多くの時間を費やしていることを明らかにした。

本調査では「本当に必要だ」と感じる会議の割合は39.1%で「もっと効率化できる」と感じる会議の割合は43.1%という結果が出ている。また、会議の調整作業をもっと効率化したいと感じる人は「感じる（35.2%）」「どちらかというと感じる（43.7%）」とを合わせて約8割となった。

会議・会議調整に関するさまざまな不満や課題

続いて本調査は、会議・会議調整に関する意識や実態を調査。その結果からはさまざまな課題がうかがえる。

会議に関する意識では「会議のゴールやアジェンダ設定がなされておらず、非効率な会議が多い（66.2%）」「結論に達しないうちに会議が終わることが多い（65.3%）」 「会議の終了時間間際で話が盛り上がっており、締めにくい（69.0%）」という実態が明らかに。

会議調整作業については「参加者の空いている日程を見つけることに苦労する（72.0%）」「会議室を予約したいときに適切な会議室を見つけるのに苦労する（70.7%）」 「適切な会議室が見つからないとき、交換してほしいのに言いにくい（64.0%）」「社内で会議室のカラ予約が多いと感じる（62.7%）」 「社内で会議室を複数予約している人や長時間予約している人に譲ってほしいと感じる（63.0%）」という声が寄せられたという。

求められる「会議室の最適化」

本調査は「会議室」のマネジメントや利用に関する意識の調査も実施している。

「会議室マネジメント」について課題を感じているのは72.3%で、特に「会社にとっての適切な会議室数（67.3％）」「会議室の利用実態を把握・分析した最適化（69.7%）」は7割近くの人が望んでいるようだ。

また、自身の会議室利用に際して「予約したものの利用しなくなった会議室をリリースし忘れたこと（39.8％）」「大人数の会議室を少人数で使用したこと（59.2%）」 「実際の会議時間よりも念のため長めに予約すること（68.7%）」と、適切な利用ができていないとの意識を持つ人が多い実態が明らかとなっている。

一方で「手間がかからず別の会議室が見つかれば会議室交換に協力したい（77.5％）」と、面倒な作業がなければ会議室交換には協力的な姿勢があることも判明。同社は前項で「適切な会議が見つからないとき、交換してほしいのに言いにくい」と感じる人が6割を超えていることに触れ、依頼のハードルを下げることが会議室の効率的な利用につながると提言した。

まとめ

1日の約3割を費やしているという会議・会議調整について、改善の余地が大きい実態が示唆される調査結果となっているのではないだろうか。会議は企業活動に欠かせない重要な業務ではあるものの、調整の手間は極力削減したいところだ。また、本調査では会議の質や進行についても課題があることが明らかになっている。改めて自社の「会議」に無駄が発生していないか、見直す機会としていただきたい。