社内申請・稟議システム運用「隠れコスト」の実態　サイオステクノロジー調査

サイオステクノロジー株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：喜多伸夫）は、社内申請・稟議システムを導入している企業（従業員数100名以上）の社内申請・稟議システムの運用責任者および担当者111名を対象に、社内申請・稟議システム運用における「隠れコスト」に関する調査を実施した。「隠れコスト」とは、社内申請・稟議システムの導入時には予測が困難であるものの、運用開始後に顕在化する追加的な負担や費用を指し、運用段階で発生する「人的コスト」「機会損失コスト」「追加投資コスト」が含まれる。

調査概要

調査名称：社内申請・稟議システム運用における「隠れコスト」に関する調査
調査対象：社内申請・稟議システムを導入している企業（従業員数100名以上）の社内申請・稟議システムの運用責任者および担当者111名
調査期間：2025年8月7日〜同年8月8日
調査機関：サイオステクノロジー株式会社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
調査方法：オンラインアンケート
出典元：社内申請・稟議システム運用における「隠れコスト」に関する調査（サイオステクノロジー株式会社）
※合計を100%とするため、一部の数値について端数処理を行っており、実際の計算値とは若干の差異が生じる場合がある

運用開始後に「隠れコスト」が顕在化

本調査によると「社内申請・稟議システムの導入直後の運用・管理工数」について81.1%が「事前想定より多い（「大幅に多い：19.8%」「少し多い：61.3%」）」と回答。さらに、社内申請・稟議システムの運用者の75.7%が、導入後のコストについて「想定を上回っている（「想定を大幅に上回った：14.4%」「想定をやや上回った：61.3%」）」と回答したことが明らかになった。特に、導入直後（運用開始から6カ月以内）に、問い合わせ対応や運用上の課題が頻発しており、これらが業務効率化の阻害要因になっているようだ。

導入直後の問い合わせ対応件数については「月11～20件（35.2%）」が最多。「月31件以上」は16.2%で発生している。また導入直後に「社内申請・稟議システムの運用業務に、月平均でどの程度の時間を費やしていたか」をたずねた項目では「月5～10時間（43.3%）」が最も多く、次いで「月11～20時間（28.8％）」「月31時間以上（10.8％）」と続いた。

導入後の運用課題とその発生理由

社内申請・稟議システムの導入直後に最も頻繁に発生した運用課題としては「システム設定や運用の複雑さ（56.8%）」「システムの更新・保守管理（37.8%）」「社内教育・トレーニングの負担（28.8%）」が多いようだ。

運用課題の発生理由については「設定変更の手順が分かりにくいから（49.1%）」「マニュアルや資料が不十分だから（40.7%）」「同じような問い合わせが繰り返し発生するから（34.3%）」が上位に挙げられている。

まとめ

社内申請・稟議システムについて、運用・管理工数、コストともに「導入時の予想より上回った」という回答が多くみられた。その背景には、システム設定や運用の複雑さから問い合わせが多発するなど、さまざまな運用課題がうかがえる。

本調査では同時に「導入・運用後の業務効率」についても調査。約9割が「業務効率が改善した」と回答したことも報告されている。残業時間の削減やスキルアップのための時間確保につながったという声も多く、導入・運用の促進には大きなメリットがあると考えられる。今後、社内申請・稟議システムの導入や運用の際には、ぜひ本調査を参考にしたい。