会議室が取れず「言えずじまい会議に」3人に1人が経験　インスタベース調査

株式会社Rebase（本社：東京都渋谷区、代表者：佐藤裕介）が運営するレンタルスペースのマッチングプラットフォーム「instabase（インスタベース）」は、利用者366名を対象に「オフィスおよび会議室利用に関するアンケート調査」を実施した。調査では業務で会議室を使う316人のうち、直近3カ月で「使いたかったのに取れなかった」経験がある人は50％に及び、そのうち31％が、会議室が取れなかったことで、話すつもりだった内容を話さずに済ませた経験があると回答した。

調査概要

調査方法：インターネット調査
調査期間：2026年9月8日～9月11日
調査対象：インスタベース利用者
有効回答数：366名
集計ベース：業務で会議室を使わないと回答した人を除く316名
「言えずじまい会議」以降の設問の対象：会議室が取れなかった経験がある158名
出典元：会議室が取れずに起きる「言えずじまい会議」、3人に1人が話すつもりだった内容を話せず【インスタベース調査｜会議室不足の実態】（株式会社Rebase）

会議室不足で話せなかった内容、最多は「込み入った議論」

本調査では会議室が取れなかった経験がある158人に、会議で話すつもりだった内容を話さずに済ませた経験について質問。31％が「ある」と回答している。

話さなかった内容としては「結論が出るまで時間のかかる、込み入った議論（45％）」が最多に。次いで「チームメンバーの評価や人事に関わる内容（29％）」「取引先や顧客の名前が出る話（29％）」という結果だった。機密性のある話題のいずれかを挙げた人は、63％に上った。

内容を削った会議、69％が結論を持ち越すか判断材料不足で着地

続いて、内容が削られた打ち合わせについて、もともと何かを決める場ではなかった人を除いてその後どうなったか質問。その結果「決めるべきことが決まらず、日を改めた（45％）」「決めたが、判断の材料が足りないまま決めた（24％）」が上位に挙がった。

また、会議室が取れなかった際の対応については「社内のオープンスペース・共用スペース（46％）」が最多に。次いで「日を改めた（32％）」「オンラインに変更した（26％）」「自席（24％）」などが多く、自席または社内のオープンスペースで打ち合わせを実施した人は54％だった。

さらに、自席やオープンスペースで、他の人にあまり聞かれたくない内容の会話をした経験がある人は43％に上ることが判明。また、他の人の聞かれたくなさそうな会話が、自席に聞こえてきた経験がある人は48％に。両方に該当する人は35％となっている。

まとめ

本調査結果を見ると、会議室不足は単なる「場所の不足」にとどまらず、話し合う内容や意思決定にも影響している可能性が高いと考えられる。

会議室を確保できない場合、込み入った議論や機密性のある話題が避けられ、結果として結論を持ち越したり、十分な判断材料がないまま決定したりするケースも確認された。また、自席やオープンスペースでは、周囲を気にして話す内容を制限せざるを得ない場面も生じている。

オフィス環境を管理する上では、会議室の稼働率や数だけを見るのではなく、機密性のある話や意思決定に必要な議論を安心して行える場所が確保されているかという観点を重視したい。