いやいや生成AIなんて私には関係ない、あれ！？もしかしてお友達なのかも　～使ってみたら意外と使えたコツがあった！～ 【バックオフィス業務6つのヒント Vol.６】

この連載では、バックオフィス業務の悩みや苦労を和らげ、もっとラクに、もっとスマートに働けるヒントをご紹介しています。

今回は、皆さんの日常業務に「新たな可能性の出現か！？」という「生成AIの活用」についてご紹介します。

生成AIと聞くと、「難しそう」「自分には関係ない」と感じる方も多いかもしれません。しかし、実はこの生成AI、事務業務の効率化や負担軽減に大きな力を発揮するツールなのです。例えば、メール作成や議事録の自動生成、データ整理など、日々の業務で「これ、もっと楽にならないかな」と思う作業を劇的に改善してくれる可能性があります。このコラムでは、生成AIを活用した具体的な活用例や、使いこなすためのコツ、注意点もご紹介します。読み終わる頃には、「生成AIって意外と使えるかも！」と思えるはずです。さあ、あなたも生成AIとの新しいパートナーシップを築いてみませんか？

【過去記事はこちら！第1回/第2回/第3回/第4回/第5回】

生成AIって使えるのか良くわからない問題

皆さんは、こんな事に悩まれる事はありませんか？

「現状問題ないが、時間の無駄が積み重なっているかもしれない」
「単純作業に追われ、重要な業務に集中できない」
「業務の質が安定しない」
「活用企業が増える中、活用しないことで競争力が低下するかもしれない」

生成AIを活用していない場合、上記のような問題点は、日々の業務の中で「なんとなく仕方がない」と思われがちですが、実は生成AIを活用することで解決できるものばかりです。気づかないうちに業務効率や生産性を向上させる機会を逃しているかもしれません。
そこで、生成AIがどのように業務を効率化する可能性が有るのかを具体的に見ていきましょう。

今回の目次
・生成AIなんて私には関係ない？
・生成AIが事務業務を変える！？
・生成AIを使いこなす「４つのコツ」と「注意点」
・生成AIは「お友達」になれる

生成AIなんて私には関係ない？

「生成AI」と聞いて、皆さんはどんなイメージを持っていますか？
身近であまり使われていない方は「なんだか難しそう」「自分の仕事には関係ない」「リスクがありそうで怖い」など、少し距離を感じている方も多いのではないでしょうか。そう言った方々にとっては「AIなんてエンジニアやデータサイエンティストが使うもの」と思われがちでした。

しかし、皆さんご存じの通りここ数年で生成AIは急速に進化し、私たちの日常業務にぐっと近づいてきました。例えば、ChatGPTなどのツールは、すでに多くの企業で活用され、事務作業の効率化に役立っています。実際に、「生成AIなんて関係ない」と思っていた人が、使ってみたら「これ、意外と便利！」と驚くケースも増えています。

では、生成AIがどのように事務業務や作業を支援し、どんな効果をもたらしているのか、具体的な活用例を交えながらご紹介します。
まず、利用率の高い社内のユーザーに、どんな事に使っていますか？と聞いたデータがありますのでご紹介します。

生成AIが事務業務を変える！？

生成AIは、業務のさまざまな場面で活用できる可能性があります。では、どんな具体的なケースと期待効果が想定できるのでしょうか？　活用例をまとめていますので以下の表をご覧ください。

これらの活用例を通じて、生成AIが業務のさまざまな場面で役立つことがわかります。日常的な業務で生成AIを活用することで効率化出来る可能性があります。次のステップとして、どの業務に生成AIを導入するかを考察してみてはいかがでしょうか？

生成AIを使いこなす「4つのコツ」と「注意点」

さあ、生成AIを活用してみましょう！ と言われても・・・ 活用に向けては、いくつかの「コツ」と「注意点」を押さえておく必要があります。社内利用する際に「4つのコツ」をまとめた資料がありますのでご紹介します。

この4つのコツを知っているだけで、生成AIの効果的な活用がぐっと近づいて来ると思います。しかし、身近で利用するにはリスクに対する注意も重要になります。その点もあわせて知っておく必要があります。「活用に対する注意点」を下記に書き出しておきます。

＜注意点＞
・機密情報の取り扱い
生成AIに入力するデータには注意が必要です。特に、顧客情報や社内の機密情報を入力する際は、セキュリティポリシーを遵守しましょう。

・結果の確認を怠らない
生成AIが出力した結果は、必ず人間が確認する必要があります。特に、誤字脱字や文脈の誤りがないかをチェックしましょう。

・過信しすぎない
生成AIは万能ではありません。あくまで「補助ツール」として活用し、人間の判断を最優先にすることが大切です。

生成AIは「お友達」になれる！

最初は「生成AIなんて私には関係ない」と思っていた方も、実際に使ってみると「これ、意外と便利！」と感じるはずです。生成AIは、私たちの業務を効率化し、よりクリエイティブな仕事に集中する時間を生み出してくれます。

もちろん、使いこなすには少しの慣れと工夫が必要ですが、試行錯誤を重ねることで、生成AIは「頼れるお友達」になってくれるでしょう。まずは、日常業務の中で「これ、AIに任せられるかも？」と思う作業を見つけて、気軽に試してみてください。

最後に、気軽にと申しましたが、企業が業務の中で生成AIを活用する時の注意点も付け加えます。生成AIは非常に便利なツールですが、活用には、企業や部門としての対応を押さえておく必要があります。ポイントをまとめていますのでご紹介します。

これらの注意点を踏まえることで、生成AIを安全かつ効果的に活用することができます。生成AIは、正しく使えば業務効率を大幅に向上させる強力なツールです。企業としてのルールを整え、従業員が安心して活用できる環境を整備することが、成功への第一歩となるでしょう。生成AIとの新しいパートナーシップが、あなたの仕事をもっと楽しく、効率的にしてくれることを願っています。

ここまで全6回のヒントから、みなさまの日常業務の悩みや苦労が和らぎ、もっとラクに、もっとスマートに働けるヒントになっていれば幸いです。