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業務量は増加、勤務時間は減少。管理部門を取り巻く問題の解決法とは?

2019.08.30
オフィスのミカタ編集部【PR】
写真:株式会社 FCEプロセス&テクノロジー 代表取締役社長 永田 純一郎 氏
写真:株式会社 FCEプロセス&テクノロジー 代表取締役社長 永田 純一郎 氏

 「働き方改革」と称して勤務時間を減らす動きがある中、生産性を上げる方法を見い出せず、身動きが取れない状態になっていないだろうか?

 そんな管理部門の担当者に救いの手を差し伸べてくれるのが、RPA製品だ。誰でも簡単に現場で作れるRPA「ロボパット」を提供する、株式会社 FCEプロセス&テクノロジーの代表取締役社長、永田 純一郎氏に話を伺った。

業務量は増加、勤務時間は減。管理部門を取り巻く現状

 「時短勤務」「残業削減」など、働き方改革が叫ばれる昨今。今までより短い時間で、業務を処理することが求められている。しかし、今までと業務量は変わらず、稼働時間だけを減らすのは現実的に難しい。特に管理部門は、人手不足で一人当たりの業務負担が大きくなっており、解決策を見い出せていないのが現状だ。

 RPA製品を提供するだけでなく、自ら管理部門のマネジメントを務める永田氏は、こう話す。
「営業といった職種と違い、管理部門は直接売上を生まないため、人員を多めに配置するのはリスクです。少ない人数で、決まった業務を回さなければなりません。会社には勤務時間の短縮を求められるのに、業務量は増していくばかり。
このように、管理職や上司が解決策を提示せず、勤務時間の削減を求める状況が『時短ハラスメント』と言われているくらいです。この社会問題によって、生産性が上がるどころか、肉体的・精神的な負担がかかっている方もいるでしょう」

 時短ハラスメントによってがんじがらめになった管理部門の担当者に、解決策を提示してくれるのがRPAだ。
「RPAは、人間の手でさばいていた単純作業を自動化してくれる製品です。ロボットなので、反復作業を効率的に処理できる上ミスをすることもありません。仕事の精度や生産性が上がり、膨大な仕事量を抱える方をサポートできるのです」

 また、RPAには、経営者や管理職にとっても大きなメリットがある。それは、部署が回らなくなる可能性に対して、リスクヘッジしておけることだ。
「『もし、管理部門の"あの人"がいなくなったら』と考えたとき、現場担当者の離職について対策できていない企業が多いのが現状です。
 管理部門には、外部企業への支払いや法律で規定された書類の提出など、社内では調整できない対外的な締め切りの業務が一定量あります。そのため、大量の業務を抱えた担当者がいなくなると、管理部門がパンクするだけでなく、社外に大きな迷惑をかけることもあるでしょう。
 しかし、RPAを導入しておけば、単純作業はロボットが自動的に処理してくれるため、リスクを最小限にとどめることもできます」

RPA導入の失敗要因は、現場で作れないことにアリ

 現場側にも経営側にもメリットがあるRPAだが、導入が失敗に終わってしまうケースもある。その要因の一つとして挙げられるのが、現場担当者が自らロボットを作ることの難しさ。多くのRPA製品は「ノンプログラミング」をうたっているが、実際にロボットを作る場面で、プログラミングの知識が必要になるのだ。
「自分でRPAロボットを作れないと、外注するか、社内のエンジニアに頼るしかありません。外注はコストが発生しますし、社内にエンジニアがいない場合もあります。
 社内にエンジニアがいたとしても、なかなか依頼するタイミングがなかったり、ロボット制作がエンジニアの対応業務ではなかったり。対応してもらっても、管理部門の仕事は専門知識を要するため、要望をかみ砕いて100%伝えきるのは困難。エンジニアも勉強する必要があるので、管理部門の担当者とエンジニア、どちらにとっても効率が悪くなります。
 RPAの導入を成功させるためには、『現場の人間でも作れる』製品を選ぶことが重要なポイントなのです」

業務を引き継ぐ感覚で!強みは”誰でも簡単に”

 RPA品「ロボパット」の強みは、パソコンを操作できる人であれば誰でもロボットを作れること。パソコンに表示されている画像やテキストを視覚的に認識させていくため、直感的に操作できる。プログラミングの知識は必要なく、普段パソコンで処理している作業をそのままロボットにアウトプットできるのだ。
「『ロボパット』は、パソコン画面に映り、マウスやキーボードで操作するシステムであれば、どんな業務でも自動化できます。
 弊社のお客様である不動産会社の常務は、ご自身で不動産物件の管理情報を入力するロボットを作りました。1800もの順序がある作業を登録していましたね。
 後輩に業務を引き継ぐ感覚で、自分の理想とする動きを完璧にこなす右腕のような存在を作れるのが『ロボパット』です。製品名の由来のひとつに『ロボパートナー』がありまして、人手不足で困っている担当者のパートナーになりたいと思っています」

 そんな永田氏の思いが詰まった「ロボパット」は、大企業から中堅・中小企業に至るまで、約750ライセンス(1ライセンス=パソコン1台)が導入されている(2019年7月時点)。製造会社やテレビ局、社会保険労務士事務所など、業種もさまざまだ。

 ロボット制作と実行ができる「フル機能版」は、1ライセンスで月額12万円(税別)。実行のみの「実行専用版」であれば、1ライセンスで月額4万円(税別)。
「初期費用はなく、年間縛りもありません。そのため、固定費ではなく変動費として導入できます。
 年間縛りにしなかった理由は、企業には繁忙期と閑散期があるから。繁忙期に合わせたライセンス数で年間契約をすると、閑散期になってロボットをフル稼働できず、無駄なコストが発生してしまいます。私自身が管理部門のマネジメントをする中で、変動費として時期ごとに契約数を変えられるのがベストだと身をもって感じました。是非『ロボパット』を活用して、生産性を自分たちで向上していける、管理部門の組織を作り上げていただけたら幸いです」

「ロボパット」3つのポイント

1.プログラミング知識がなくても誰でも簡単に作れる
2.月単位で導入でき、繁忙期などに柔軟に対応できる
3.充実したサポート体制でどんな悩みも解決

■ お問い合わせ先情報

株式会社 FCEプロセス&テクノロジー
電話番号   :03-5908-1415
メールアドレス:info@fce-pat.co.jp
対応時間   :9:00~18:00(平日)
ホームページ :https://fce-pat.co.jp/

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