ビジネスチャットは新時代の企業インフラに。社内コミュニケーションの変革が必要な理由

　ビジネスチャットは、いまやベンチャー企業やフリーランスだけが利用するツールではない。多くの導入企業では、業務効率化やテレワーク実現以上の効果を発揮している。ビジネスチャットは企業におけるコミュニケーションの在り方をどう変えるのか。『WowTalk』を提供するワウテック株式会社の代表取締役社長 瀬沼 悠氏に聞いた。

ビジネスチャット活用例に見る、働き方改革の本質

　業務時間のうち、コミュニケーションに使っている時間は思った以上に多い。メールや電話だけでなく、対面で作業内容の確認を取ったり、会議で意思決定したりするのもビジネスコミュニケーションに含まれることを考えると、その改善が業務効率化と生産性向上、言い換えれば働き方改革に直結することは想像に難くない。

　しかし、ビジネスコミュニケーションの在り方は20年以上ほとんど変化してこなかった。
「ビジネスに求められるスピードや成果は大きく変わっているにも関わらず、主要なコミュニケーションツールはいまだに当時と同じ電話やメールです。ビジネスコミュニケーションを変え、このギャップを解消することが急務だといえます」（瀬沼氏）

　その一つの解決策が、WowTalkをはじめとするビジネスチャットの導入だ。例えば、実際に社内でWowTalkを活用している同社では、まず対面での会議が大幅に減少。WowTalk上のグループ内における日々の議論がメインとなり、意思決定や問題解決が圧倒的に迅速化した。加えて、コミュニケーションの機会が増えた分、議論の内容も深まりやすくなっている。

　さらに、多様な働き方を推進するにあたっても、ビジネスチャットが果たす役割は大きい。同社では無制限でのテレワークを全社的に実施しており、ビジネスチャットが必須のツールだ。

　とはいえ、単にコミュニケーションツールをビジネスチャットへ完全移行すればいいというわけではない。同社でも、対面や電話でのコミュニケーションは引き続き重視している。
「大切なのは目的に合わせてツールを使い分け、コミュニケーションを最適化することです。また、ツールの導入などの施策そのものが働き方改革の目的ではありませんし、労働時間の短縮も結果論です。その本質は『自社における生産性向上とは何か』を根本的に問い直すこと。働き方改革に取り組もうとする場合は、まず、従来の働き方の課題を客観的に認識するところから始め、その中でコミュニケーションの在り方を見直していくことが重要です」（瀬沼氏）

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コミュニケーション改革が従業員満足度を向上させる

　もう一つ、ビジネスチャット導入で期待できる効果として、従業員満足度の向上が挙げられる。
「特に大規模の企業の場合、全社員が自由にコミュニケーションを取り合うのは従来の在り方では不可能で、コミュニケーション範囲が狭くなりがちです。一方、ビジネスチャットを活用すれば、職種や部署を問わず、社員がまんべんなく気軽にコミュニケーションを取り合えます。社員が全社的な取り組みにも積極的に参画できるようになるため、従業員エンゲージメントを高めやすくなります」（瀬沼氏）

　関連して、離職率の改善にもつながる可能性が高い。多くの統計で離職理由の上位に挙がる人間関係は、元をたどればコミュニケーションの問題に行きつくからだ。
「例えば、日常的な業務やキャリアについての希望・悩みを周りに相談できる環境がないと、従業員の不満はたまっていきますよね。評価の観点でも、自らの仕事を認めてもらえる機会が年1回の査定だけだったとしたら『自分は本当に会社に必要とされているのだろうか』と感じてしまうでしょう。これとは対照的に、ビジネスチャットで頻繁にコミュニケーションをとれていれば、従業員は上司や会社から認められていると日々実感できます。こうした小さな承認の積み重ねが、企業と社員、社員同士の理想的な関係性を構築すると私は考えます」（瀬沼氏）

災害時にも効果を発揮 WowTalk の安否確認機能

　さらに瀬沼氏は、災害時におけるビジネスチャット活用の有効性も強調する。そもそもWowTalkを開発したのも、東日本大震災時、同社を含めた多くの企業で、従業員の安否確認やその後の指示が非常に困難だったことがきっかけだった。電話がつながらないような状況でも確実に連絡を取り合えるということで、実際に多くの利用企業から「災害時に重宝した」という声を聞くという。今年には、災害時対応に特化した「安否確認機能」も実装された。

「日常的に業務で使うビジネスチャットを安否確認やその後の指示にも利用することで、従業員も迷わず操作できますし、人の入れ替わりがあってもアカウントの付与が漏れる心配がありません」（瀬沼氏）。
　別途安否確認ツールを導入する必要がないため、コスト面でのメリットも大きいだろう。

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多様な労働環境でも同じ成果を実現するインフラに

瀬沼氏は「近い将来、ビジネスチャットは企業に欠かせないインフラになる」と主張する。こうしたコンセプトから、WowTalkはユーザーのＩＴリテラシーを問わず、誰もが使いこなせるツールとしてＵＩ／ＵＸにもこだわっている。

　また、クラウドサービスでありながら、導入企業自ら40以上の管理項目をカスタマイズできるなど、あらゆる企業が低コストで導入できる点も特徴だ。

　今後、同社はWowTalkを国内外のさまざまな労働状況・環境に対応できるビジネスチャットとして進化させていく。直近では新機能として、海外拠点とのやり取りなどを想定した翻訳機能をリリースした。
「日本の人口が減少傾向にある中、今後は外国人労働者の受け入れや障がい者雇用が一層進み、育児や介護をしながら仕事をする人も増えていくことが予想されます。ダイバーシティが進み、言語だけでなく、働く時間帯や地理的な場所が異なる人と一緒に働く機会も出てくるでしょう。そうした違いがあっても、みんなが同じ成果を出せる環境を実現するにあたって、ビジネスチャットは大きな役割を果たすと考えます。我々もWowTalkを通じて、そうした未来へ貢献したいですね」（瀬沼氏）。

　目前の課題解決のためだけでなく、そう遠くない未来に向けて環境を整える意味でも、社内コミュニケーションの改革は強く求められている。

　

「WowTalk」３つのポイント

１．社内コミュニケーション円滑化と業務効率化に貢献
２．災害時に社員の迅速な安否確認が可能
３．直観的な操作性で誰でも簡単に使える

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