【2023年版】会社の大掃除　コロナ5類移行で変化　事前準備・手順の確認を

年末年始を前にオフィスの大掃除を考えている会社も多いだろう。稼働日数の少ない12月は、年末調整や会社によっては決算などもあり、業務は山積み状態。しかもコロナ5類移行で日ごろの清掃そのものも変化しているという企業もある中で、大掃除の業務効率化がますます求められている。この記事では、バックオフィス担当者のための、社内での大掃除業務効率化のための事前準備と手順を紹介しよう。

コロナウイルス5類感染症移行後、清掃が手薄に？

コロナウイルス5類感染症移行前と後で、オフィスへの出社状況が変わった企業も多いだろう。コロナ禍を経て、リモートと出社のハイブリッドが増えると、日ごろの清掃はアウトソースしていない限り、手薄になっている可能性がある。そうなると、大掃除はより重要になってくるのではないだろうか。

事前の準備　

大掃除の日を決める
大掃除の日程は決まっているだろうか。今からでも日時を定めて共有すれば、その日に向けて、社員個人がまずは整理をできるようになる。また、フリーアドレスの場合は、個人の荷物を補完するスペース（ストレージ近辺）などに、年末に向けての整理整頓の呼びかけなど注意書きを用意するのもよいだろう。社員が計画を立てて行動することができるようにすることが大切だ。

掃除する場所を決める（計画書の作成）
オフィスのどこからどこまでを自分たちで掃除するのか、範囲を決め、優先順位を付けていこう。「大掃除だからこそ」の場所を考える担当者もいると思うが、時間・人員共にリソースは限られている。範囲と優先順を決めることで、限られた時間内でも、必要な場所を重点的にきれいにすることができる。

下の表を参考に「掃除する場所」「方法」「担当者」などを記載した計画書を作り、社員に配布しよう。一目で掃除箇所が把握できる計画書があることで、社員も大掃除に取り掛かりやすくなるだろう。

必要な道具の用意
計画表を作成したら、必要な道具の確認をする。会社の大掃除では複数人数が同時に作業するため、一つの道具を皆で共有していると時間のロスにもつながる。担当人数と作業の様子を考えた上で、必要十分な量を用意しておこう。洗剤などは事前に残量をチェックし、補充しておくと良い。

社員個人の掃除に対するアナウンス

大掃除当日に、デスクやパソコン内のデータ整理、溜まった書類の整理など、個人作業をやり始めると、大掃除の担当箇所まで手が回らなくなってしまう社員もいるかもしれない。大掃除の日はそれだけに集中できるよう、個人作業は前日までに各自の空き時間で完了してもらうよう、事前にアナウンスをしておこう。

当日の作業に対するアナウンス

当日は、作業開始前などに、以下の3つをアナウンスしておくとよいだろう。

清掃道具の配布・回収場所
掃除道具類の配布・回収場所は1カ所に決め、各担当箇所の責任者などに取りに来てもらうとスムーズだ。しかし、作業中に用具が足りなくなることも考えられるので、計画書作成時に「予備の清掃道具がどこにあるか」についても記載しておくとなおよい。

不要な書類の集積場所の指示
機密書類とリサイクル紙類を分けてボックスを作り、集積場所を併せて指示しよう。機密書類は、廃棄処理においても、細心の注意と厳重な取り扱いが必要だ。情報漏えいなどが発生した場合の損害は大きく、経営上大きなリスクにもなり得る。機密書類は、専門の業者に依頼して破棄してもらうことも検討しておきたい。

ごみの集積場所の指示
大掃除が終わると、大量のごみが出ることが予測される。各自治体のルールに従い「可燃」「不燃」などの表示をしたごみ集積場を設け、社員に対してもきちんとした分別を促すことも大切だ。粗大ゴミが出る場合は、回収業者の手配をしておく必要もある。

大掃除中の見回り

会社の大掃除は、時間内に作業を終えられるよう気をつけなければいけない。掃除中のオフィスを見回り、滞っている場所があれば人員配置を変えるなど目を配ることも大切だ。大掃除を始めると、作業に集中するあまり予定よりも時間をかけてしまい、作業時間がオーバーしてしまうことも考えられる。隅々まで綺麗にすることにこだわるばかりでなく、オフィス全体がすっきり見えることを目標にしておくと良いだろう。来客者が見たときに「清潔にしているな」と感じることがポイントだ。

まとめ

年末のオフィスの大掃除の計画づくりと手順について紹介した。
会社の大掃除は制限時間内にしっかり行うために、「誰が（どの部署が）、どこを、どのように、どの程度まで」きれいにするのかをバックオフィス担当者が計画を立て、社員一人ひとりが協力する環境づくりも重要だ。事前準備と手順を明確化し、快適なオフィスで新年を迎えよう。