【取材記事】企業のあり方からシステムを考える時代へ「paperlogic」が後押しする業務効率化とは

2020.01.31

オフィスのミカタ編集部【PR】

人口減少社会において、業務効率化は喫緊の課題。そんな中、注目を集めているのが企業のバックオフィス業務のデジタル化だ。しかし効果的なシステムの運用には、企業としてのあり方が問われるという。そこでペーパーレスの現状について、「paperlogic」を展開するペーパーロジック株式会社副社長兼 COO の立石聖子氏に話を聞いた。

無意識的に法令遵守できるペーパーレス化システム

　「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」は公認会計士が作った完全デジタル化を実現するクラウドサービス。公認会計士の「頭の中」をシステムに落とし込み、大きく三つのサービスを展開している。

　一つ目は電子稟議。社内の承認・決裁業務の電子化を実現する。目の前の申請業務や承認作業を電子化するだけではなく、電子ファイル自体を原本とした稟議決裁を可能とすることにより、稟議過程に紙をなくし完全な稟議決裁のデジタル化を実現可能とする。また、スキャナ保存制度に対応し、電子化した紙
の請求書や証憑類へタイムスタンプと電子署名を付与することで、文書の真正性を確保している。

　二つ目は電子契約。紙ベースの契約書を電子ファイルに置き換えることで、印紙税等のコスト削減・契約事務の省力化を可能とする。締結時に電子証明書を利用した電子署名を付すことにより、電子署名法に則ったエンタープライズ向けの電子契約の仕組みを提供している。

　そして三つ目は電子書庫。拡張可能な電子ストレージで、膨大なデータの検索性と共有性を確保する。ｅ‐文書法、電子帳簿保存法、会社法などの関連法令に対応し、紙原本を完全に電子原本に置き換えることを可能にしている。

　「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」の特徴は、バックオフィス業務をそれぞれ点ではなく面で捉え、全体を網羅していること。関連するおよそ３００の法令のうち、８割以上はすでにデジタル化に対応している。そこで「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」ではこうしたすべての法令に対応し、さらに会計監査にも耐えうるデジタル化を無意識的に実現させるサービスを展開する。また導入の際は、公認会計士をはじめとする士業のプロフェッショナル集団がコンサルティングを行い、社内における業務フローや規程の整備等から実際の導入までの導入サポートも行っている。

事業所内のＩＴ化からデジタル化の救世主に

　「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」は２０１８年10月に電子稟議がリリースされた。その後、２０１９年３月までにかけて、電子契約・電子書庫をリリース。

　社内では、稟議決裁から契約の締結まで「ｐａｐｅｒｌｏｇｉ
ｃ」を利用している。特に電子契約については、契約書の追いかけや締結後の検索が容易になることが大きなメリットだ。また紙の資料もＰＤＦ化し、同じ電子書庫に保存できるため、さまざまな書類の一元管理が可能になっている。これにより、あちこちのファイルやキャビネットを探し回るという時間と手間を省くことができ、さらには社内のデータを一元管理し、そのデータを社内で効率的に共有したり利活用していくことが可能となる。

紙とデータのハイブリッド活用でより効率的に

　デジタル化は業界を問わずさまざまな企業で導入されつつある。しかしながら、さまざまな法令への対応やこれまでの慣習などのために、導入を進められていないのが実情だ。たとえば電子契約でいうと、自社では電子契約を導入したいものの、取引先の同意が得られるかを気にするケースがよく見受けられるという。そうした場合に「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」では、まずは自社内の雇用契約やグループ企業間での金銭消費貸借契約といった、内部のデジタル化から段階的に進めるよう提案する。

　電子契約は印紙税が免除されるだけでなく、さまざまなメリットがありながら、それを実感している人口がまだまだ少ない。それぞれの企業の実態に合わせて、段階的に進めることで、デジタル化を促進させたい考えだ。

　一方で、デジタル化は単にシステムを導入すれば実現できるわけではない。ここまでに説明したような一元管理などのデジタル化の意味を理解していなければ、旧態依然の事態になりかねない。そのためにも社内のフローやオペレーションを整えた上でシステムを導入することが大切だ。「ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ」では、こうした社内フローやオペレーションを整える段階からコンサルティングを行っていることも強みといえる。

「目的はあくまでも業務効率化で、従業員みんなにとって働きやすい環境をつくることにある。企業のデジタル化はそのための手段でしかない」と立石氏は語る。デジタル化と同義で使われる「ペーパーレス化」というと、どうしても紙をゼロにしなければいけないと思いがちだが、紙も発生していいというのが、立石氏のスタンスだ。たとえば立石氏自身も契約書のチェックはプリントアウトして紙面上で確認している。一方で契約の締結や契約書の保管はペーパーレス化している。紙とデジタル、それぞれの長所を生かし、うまく使い分けるハイブリッド的な考え方といえる。

企業としてのあり方からシステムを考える時代へ

　こうした業務効率化の先にあるのは、従業員の充実したライフスタイルだ。「一日は24時間しかないので、業務を効率化した結果生まれた自由な時間を仕事、プライベートを問わず、人間として豊かになるための時間に充ててほしい。仕事をたくさんしたければしてもいいし、プライベートを充実させたければそうしたらいい。その結果、従業員一人一人が人間的に肉厚に、豊かになってくれた方が、結果として企業にとっても貴重な資産となり、企業自身も大きく成長する」というのが立石氏の考えだ。

　さらに「働き方改革は個人としてはもちろん、企業としてのあり方も問われている。会社としての方針を打ち立てて、それに合わせる形で社内にとって全体最適のシステムを選定していくことが必要」だと立石氏は言う。最後に立石氏は日本の未来についてこう語る。「労働人口が減少していく中で、企業は今までのやり方では戦えない時代になっている。デジタル化、働き方改革、ダイバーシティといった、これまでの枠にとらわれない自由で多様な仕事のあり方を模索する先に、日本企業の可能性があると思うんです」