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Excel業務の効率化 ショートカットキーや関数、便利機能まとめ

2020.06.30

 表計算などの資料作成で使用する「Excel」。様々な機能があり、うまく活用することで手間と時間のかかる作業を時短化することが可能だ。「働き方改革」が謳われる昨今、基本的なExcelの機能をマスターして業務効率を上げたいと考えることもあるのではないだろうか。

 今回はExcelにおけるショートカットキーや関数の他、知っていると業務がはかどる便利機能を紹介する。これらの機能を活用し、自身のスキルアップや業務の作業効率の向上に役立ててほしい。

目次

●ショートカットキー
●ファンクションキーによるショートカット
●関数
●その他の便利機能
●まとめ

ショートカットキー

 Excelにはショートカットキーが設定されており、特定のキーを組み合わせることで文字入力の操作が簡易化できる。ここでは使用頻度が高いものや、覚えておくと便利なものを抜粋して紹介する。

入力に便利なショートカットキー

操作に便利なショートカットキー

書式設定に便利なショートカットキー

ファンクションキーによるショートカット

 キーボードの上方にある「ファンクションキー」は、単体または他のキーと組み合わせることで様々なショートカット操作を行うことができる。ここでは、ファンクションキーによるショートカット機能を抜粋して紹介する。

ファンクションキー単体

Ctrlキー(Macの場合はcommandキー)とファンクションキーの組み合わせ

Altキー(Macの場合はoptionキー)とファンクションキーの組み合わせ

Shiftキーとファンクションキーの組み合わせ

関数

 関数とは、目的の計算をするためにExcelにあらかじめ設定されている数式を指す。「=関数名(引数1:引数2)」のように、関数名と引数(セルの範囲や条件など)を組み合わせて用いる。ここでは、代表的な関数の利用方法や入力方法を紹介する。

<VLOOKUP>
 「VLOOKUP」は、事前に登録したデータの一覧を元に、文字列や数字を自動入力する関数だ。例えば、「商品番号」の入力で「商品名」や「金額」などを、「社員番号」の入力で「社員名」や「性別」などを自動入力させることができる。データ入力のスピード化を図れるだけでなく、漢字の変換ミスなどの入力ミスの防止にも繋がる関数だ。

書式:=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

【入力方法】
例)「社員番号」から「社員名」「性別」を自動入力させるようにする場合
①「社員番号」「社員名」「性別」のデータの一覧表をExcel内に用意しておく。可能であれば本来作成したいシートとは別のシートに作成しておくと良い。
②自動入力したいセル範囲を指定し、「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])」と入力する。
 ※検索値:データの一覧から、「社員名」「性別」を探す手がかりとなる値。ここでは「社員番号」を指す。
 ※範囲:事前に作成したデータの一覧表を範囲指定する。
 ※列番号:自動入力したいデータがデータ一覧の何列目にあるかを入力する。社員番号が1列目、社員名が2列目にある場合、2を入力すると社員名が自動入力される。
 ※検索方法:範囲から検索値を探す際の検索方法を指定する。「完全一致」のデータのみ検索する場合は「0」を入力し、「近似値」のデータを検索する(完全一致のデータが範囲内にない場合、一番近いデータを検索する)場合は「1」を入力するか、未入力にしておく。

<IF>
 「IF」関数では、設定した条件に応じて、2通りの表示内容のいずれかを表示させることができる。例えば、条件を満たすものには「可」、条件を満たさないものには「不可」の表示を出す設定が可能だ。

書式:=IF(論理式,真の場合の表示内容,偽の場合の表示内容)

【入力方法】
真偽を表示させたいセルに「=IF(論理式,真の場合の表示内容,偽の場合の表示内容)」と入力する。論理式には以下のものがあり、論理式を満たす場合は「真の場合の表示内容」、満たさない場合は「偽の場合の表示内容」が表示される。

<SUM>
 「SUM」は、指定した範囲の合計値を求める関数だ。連続したセル範囲だけでなく、離れた場所にある複数のセルの合計値も計算することができる。

書式:=SUM(範囲)

【入力方法】
合計値を表示したいセルに「=SUM(範囲)」と入力し、カッコ内に対象となるセル範囲を指定する。

<ROUND>
 「ROUND」関数を使用すると、任意の桁数に四捨五入することができる。人数や価格など、小数点がつくことのない値を算出したい際に便利だ。

書式:=ROUND(セル範囲,桁数)

【入力方法】
計算結果を出したいセルに「=ROUND(セル範囲,桁数)」と入力する。カッコ内には「(A1:E8,0)」のように、対象となるセル範囲と、表示させたい小数点以下の桁数を指定する。小数点以下を四捨五入する場合は「0」、小数点第1位までを表示させる場合は「1」を入力すると良い。

<MAX、MIN>
 この関数を用いると、指定された範囲内において、MAX関数では最大値、MIN関数では最小値を算出することができる。商品価格や販売個数、人数など、様々なシーンで応用が可能だ。

書式:=MAX(セル範囲) または =MIN(セル範囲)

【入力方法】
最大値、あるいは最小値を表示したいセルに「=MAX(セル範囲)」または「=MIN(セル範囲)」と入力し、カッコ内に対象となるセル範囲を指定する。

その他の便利機能

 Excelにはショートカットや関数以外にも多くの機能がある。ここでは、ショートカットキーや関数以外の便利な機能を紹介する。

<リスト入力機能>
 「リスト入力機能」を利用すると、あらかじめ設定されたリストの中から該当するものを選択できるため、入力時間の短縮と入力ミスの軽減に繋がる。

【使い方】
リスト入力を設定したい範囲を選択し、「データ」タブをクリックする。「データの入力規則」内の「データの入力規則」をクリックし、ダイアログボックスを表示させる。入力値の種類を「リスト」に設定し、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れる。元の値にリストに使用する範囲を指定するか、選択項目を直接入力する。

<同じ列に同一の計算式を適用する>
 帳簿の作成などで同じ列に同一の計算式を適用させたい場合、コピー&ペーストを使わずに入力できる方法がある。

【使い方】
先頭の行に適用したい計算式や関数を入力する。セル右下のフィルハンドルにカーソルを合わせ、ポインタが「+」になったらダブルクリックをする。

<行と列を入れ替える>
 表の作成後、見やすさなどの視点から行と列を逆にしたい場合に、作り直さずに入れ替えを行うことができる。

【使い方】
行と列を入れ替えたい表を選択し、コピーする。表を貼り付けたいセルを選択し、右クリックメニューから「行列を入れ替える(T)」のアイコンを選択する。

<ピボットテーブル>
 「ピボットテーブル」は、元のデータを用いて集計や分析を行うツールだ。毎月のデータを集計・比較することで傾向を掴んだり、商品や部署ごとの集計を瞬時に行ったりすることができる。

【使い方】
①あらかじめデータの一覧を用意しておく。
②データの一覧からテーブルまたはセルを選択し、「挿入」タブをクリックする。「ピボットテーブル」をクリックし、「分析するデータを選択してください。」で「テーブルまたは範囲を選択」を選択する。「ピボットテーブル レポートを配置する場所を選択してください。」で「新規ワークシート」または「既存のワークシート」を選択する。
③作成したピボットテーブルに表示するフィールドを選択し、目的の領域にドラッグする。

<セルを結合させずに見出しを中央揃えにする>
 見出しなどを中央揃えにする際、セルを結合させないことで、セルをコピーした際に表示位置が変わったり集計機能が制限されたりする問題を防ぐことができる。

【使い方】
中央揃えにしたい見出しを含んだセルを全て指定する。右クリックメニューから「セルの書式設定」を選択し、配置の横位置を「選択範囲内で中央」に設定する。

まとめ

 ショートカットや関数など、Excelの便利な機能について紹介した。一度に全て覚えるのは大変なので、業務内容に合わせて頻繁に使う機能から活用すると良いだろう。作業効率や生産性の向上、自身のスキルアップのために、これらの機能を少しづつ習得してみてはいかがだろうか。

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