ニューノーマル時代のバックオフィス課題発見イベント「Less is More.」レポートVol.2

　7月14日火曜日、株式会社インフォマート主催のイベント「Less is More.」が開催された。レポートVol.1では、登壇企業の語るポイントについてまとめた。Vol.2では袖山氏と金氏による基調講演について紹介する。

国税庁OBが語る「アフターコロナ」を見据えた業務変革！～DXによる業務変革を企業はどう進めていくべきか？～
SKJ総合税理士事務所 所長・税理士　袖山 喜久造 氏

　コロナ禍でテレワーク対応ができず悩んでいる会社は多いのではないだろうか。例えば、出社を余儀なくされている理由として「紙文書で会社内の処理が行われている」「紙の請求書等を受領している」「書面の契約書等の作成のために出社しなければならない」などがある。このような課題の解消のためには取引書類をすべてデジタル化し社内処理をデータで行うための電子ワークフローシステムの導入が必要となる。

　紙で受取った書類はスキャニング作業を行うことで電子化できるが、スキャニング作業のために出社が必要となるため、取引先の書類データをそのままデータで授受することで電子化することで解決できる。書類の授受をデータで行う場合には、必要に応じてハンコに変わる電子署名やタイムスタンプを利用する検討も必要となろう。

　法人税法や消費税法等では、紙の取引書類を授受した場合には、授受された紙書類を保存することが義務付けられている。これらをデータで保存することとする場合には、自社発行の書類の控えなどは作成データの保存、受領した紙書類はスキャナ保存の承認が必要であるのでデータで授受された取引書類のデータとともに一元管理するなどの検討も必要であろう。

　また今後電子化で対応すべきこととして、消費税インボイス制度が考えられる。2023年10月から導入される消費税インボイス制度では、課税仕入れを行う場合必ず適格請求書等の保存が必要となる。これらの書類の授受方法や保存、会計処理などは電子化で対応することにより業務処理などの負担を減らすこともできる。また、経費精算業務では、法人カードなどの決済データを活用し、経費処理を行い、適切な会計処理っを行うことも可能になる。今のうちからこうした電子化の準備を進めてみてはいかがだろうか。

ニューノーマル時代の総務戦略と財務実践手引き~オフィス変革×社員サービス変革の合わせ技~
株式会社Hite&Co. 代表取締役社長　金 英範 氏

　コロナ禍で、働く場所の選択肢が増えた。本社(オフィス)の見方は変わっていき、オフィス勤務とテレワークの「いいとこどり」がすすんでいくだろう。

　「ワークプレイス」はこの先どうなろうのか。Withコロナ時代では、人の動きが促進される環境であるため否定されるだろう。Postコロナ時代では従来のワークプレイスのソリューションが組織ごとに異なっていたように、これからも1つの正解は存在しない。したがって、戦略的にワークプレイスを考えることがより重要だ。

　「オフィス」とは、コラボレーションをしに行く場所、新規顧客とのアポに行く場所、共同ワークをしに行く場所、イノベーションを求め行く場所、癒やされに行く場所など、目的を持って考えていかなければならず、必要な分だけオフィスを構えるべきである。

　各企業のバックオフィスは、在宅勤務の推奨や出社の制限を実施・継続するために方針を考えているところである。出社率の開示やアクセス管理、検温、アルコール消毒などの対策を行った上で、席のレイアウト変更やパーテーションでの対策などがすすむ。オフィス内で抗菌やデスクの利用方法、共有スペースの進行方向、会議室の人数制限などのルール決めが重要だ。また、テレワークが浸透することで「ジョブ型」雇用の流れが加速する。

　ファシリティコストは、維持費、運営費、管理費に分類され、年間一人あたり100～150万円ほどかかる。そのうち50％が不動産コストであるため、コスト削減のチャンスがきているとも言えるだろう。これからの多様な働き方に対応出来る様、新たな総務戦略を立てていくべきである。

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