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ニューノーマル時代のバックオフィス課題発見イベント「Less is More.」レポートVol.1

2020.07.31

 7月14日火曜日、株式会社インフォマート主催のイベント「Less is More.」が開催された。オンライン配信され、視聴者数はのべ500名と大反響に終わった。当イベントは、新型コロナウイルの感染拡大を堺に、働き方の見直しが必要とされる中、なにから手をつけたらいいのか分からないという企業に向けて、テレワークに対応する各分野のサービスを提供する企業が一堂に会した。登壇企業の語るポイントについてまとめた。

心が宿るチャットコミュニケーションを ~今こそエンゲージメントを高めよう~
ワウテック株式会社 ソリューションセールス本部 執行役員 壁本 典之 氏

 テレワークで、エンゲージメントを高めるには「チャット文化」を醸成することが第一歩となる。文化醸成にはポイントが3つある。1つ目は、業務開始・終了連絡、休憩・戻り連絡、業務日報など、「メリハリ系ホウレンソウ」で自然発生的にコミュニケーションを生む。2つ目が、電話メモや会議議題・議事録の共有、提案書や見積書など「業務系ホウレンソウ」でメンバー間のコミュニケーションが生まれる。3つ目は、やり取りは原則グループトークで行うことでオフィス内で聞こえてくる周囲のやり取りを再現したり、「それ聞いてないぞ」を防いだり、チーム感を醸成していくことがポイントとなる。

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映像コミュニケーションの未来と最前線!これからのコミュニケーションのあり方とは
株式会社ブイキューブ 営業本部 エンタープライズソリューショングループ マネージャー 菊地 類 氏

 ウィズ・アフターコロナ社会では在宅での業務が主流となり、会議や研修、商談、セミナーなどのオンライン化が急激に進んだ。テレワークでは映像コミュニケーションが必要不可欠となる。ブイキューブでは、2017年から働き方改革プロジェクト「オレンジプロジェクト」を始め、「議論の場」の設計と「対話と会話の場」の設計が重要で、これまでの雑談や飲み会の場の代わりとなる環境を整えることが必要不可欠であるとしている。テレワークにおける働く場所やツールのガイドラインを設定し、ワーキングルールの土台をつくり多様な働き方の浸透に働きかけ、ビデオでのナレッジ共有やオンラインコミュニケーション、各拠点や支店との空間の共有を行うなどして「対話と会話の場」を作りエンゲージメントの向上につとめていくことが重要だ。

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ワークフローで実現するバックオフィスのペーパーレス、『脱』紙とハンコ
株式会社エイトレッド 営業部 コラボレーションチーム 課長 鬼頭 英二郎 氏

 テレワークはBCP対策やコスト削減などメリットが多く存在する。コロナ禍でテレワークを進める上で多くの企業で「紙とハンコ問題」が大きな課題となった。稟議や、ハンコを押すために出社するケースが多いが、ワークフローシステムを活用することでこの問題の解決につながる。今後は「バックオフィス」×「ペーパーレス」がアフターコロナのIT投資の重要課題となり、様々なサービスを組み合わせることで業務を改善していくことが必要となっていく。ワークフローをデジタル化することで業務プロセスが可視化され、意思決定のスピードがあがり、ペーパーレスの実現と二次利用が可能となる。また、TPOにとらわれない働き方の実現にもつながる。

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2020年多数の企業がシフト!勤怠・労務管理と遠隔コミュニケーション
株式会社ネオキャリア HRTech事業本部 jinjer事業部 部長 竹田 圭吾 氏

 近年HRTechが急速に普及するが、働き方改革の推進、少子高齢化による労働力不足、ダイバーシティへの対応の3つの背景がある。これまで人事部は「オペレーション業務」を求められてきたが、現代では「戦略人事」が求めらるようになった。しかし、勤怠管理は43.6%が未だデジタル化できていないという。勤怠管理システムには要件定義に時間がかかるため、導入コンサルが必須となってくる。

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株式会社ネオラボ   Calling事業部 グループマネージャー 稲田 鷹明 氏

 新型コロナウイルスの影響で、3密を避けることが求められ、コロナ前と後で、WEB会議への興味は20倍ほど変化し、業務コミュニケーションの多くがオンライン化されてきた。WEB会議ツールを使いこなしていくには慣れることが必要なため、まずは1対1のコミュニケーションから始め、徐々に難易度を上げていくことで社内に浸透させていくことができるだろう。

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kintoneを活用したサイボウズのテレワーク(現場ノウハウ大公開!)
サイボウズ株式会社 営業本部 営業戦略部 アライアンス推進担当 川畑 稔 氏

 テレワークには3つの重要な要素がある。1つ目が「ツール」、2つ目が「制度」、3つ目が「風土」だ。そして、情報は「伝達」するだけでなく「共有」の仕組みを整えていくことが必要だ。サイボウズでは2月17日から原則在宅勤務とし、同社が提供するkintoneを活用してテレワークを実施した。押印業務をできるだけ減らすため、雇用契約書の作成・管理もkintoneで行った。また、採用活動は完全オンライン化し、面接や説明会を行い、その後のやり取りなどもすべてオンライン上で完結しているという。サイボウズでは各部署でのテレワークの事例をWEBサイトで公開している。

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社員の生産性・業務効率の高め方をChatworkでご支援いたします
Chatwork株式会社 ソリューション企画部 サブマネージャー 秋國 史裕 氏

 コロナウイルスの影響で、2019年から2020年にかけてWEB会議やグループウェアでのコミュニケーションが増加した。Chatworkでは4月から全社在宅勤務となり、新人研修もすべてオンラインで実施した。従来の「メール」「電話」「会う」といったコミュニケーションをいかに効率化していくかが今後の働き方のポイントとなる。総務部には、社内からの問い合わせが集まりやすく情報が属人化しやすいが、グループチャットを活用するとナレッジ共有がしやすくなる。各部署からの依頼業務もグループチャットを使うことでチームで対応が可能だ。また、様々なサービスと連携しているため、各ツールからの通知をチャットに飛ばすことで業務を効率化することができる。

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給与の支払い方にオプションを ~福利厚生としての給与即日払いPayme~
株式会社ペイミー 事業推進部 セールスマネージャー 三木 啓悟 氏

 ペイミーがこのテレワークの中で500名に独自調査したアンケートでは、6割の人が「仕事が減った」と回答。また、4割が「転職を考えている」という結果となった。今後の不安としては、給与についてや、シフトのカットなどの回答が多かった。コロナ後のこうしたお金についての不安は、キャッシングではなく給与を前払いすることで解決することができる。ペイミーを福利厚生として導入することで、企業にとっては求人応募数の増加や離職率の改善がメリットとして挙げられるだけでなく、工数削減やシンプルな管理画面、万全なサポート体制が整っている為、継続して利用可能という点も魅力だ。

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BtoBプラットフォームだからこそ実現する<取引先と一緒に脱ハンコ!>
株式会社インフォマート パートナー営業部 パートナー推進室 室長 田中 康貴 氏

 脱ハンコに向け、各種書類への押印、社内処理(決裁稟議など)への押印、柔軟な職場環境が課題となる。社内では、稟議書・出張申請・交通費精算・物品購入などが紙を用いられる。社外が関係してくるものとして、契約書・見積書・発注書・納品書・請求書などがあげられる。社外帳票の脱ハンコの実現のためには書類を法定期間保管することや、ハンコに変わる法的効力の準備、取引先の賛同が必要となる。これらはシステムを導入することで帳票の電子化ができるが、システム導入の際は法定要件に沿ったものを選定することが重要となる。「BtoBプラットフォーム」で電子化することで押印も自動化され、郵送やスキャン作業も不要となり、コスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化などにつながるだろう。

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令和2年の年末調整を税制改正と共に徹底解剖!~ウェブでスイスイスマートに!ペーパレス年末調整セミナー
株式会社エフアンドエム オフィスステーション事業本部 エンタープライズセールスユニット マネージャー 池邉 俊貴 氏

 新型コロナウイルスの影響で、各企業が突発的にテレワークを実施した。これからはテレワーク対応が常態化することが予想されるが、アナログで行うべき作業とテレワークの使い分けが必要となる。テレワーク化は、社内外連携業務を優先すべきであり、その中でも特に行政手続きや年末調整を効率化していくべきだろう。年末調整は、管理者側にとっても従業員にとっても難点が多く人の手がかかる業務となり双方にとって負担となる。また、2020年には多くの税制改正が発生し、更に複雑化していく。「オフィスステーション年末調整」を使い、ペーパーレスで年末調整を行うことで、スマホでのアンケート形式ですべて情報収集が可能となり、業務を劇的に変えることができる。

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ジョブ型評価を実現する為には?~withコロナ時代の人事評価制度~
株式会社あしたのチーム 取締役 営業統括本部長 兼 首都圏営業本部長 赤羽 博行 氏

 テレワークの対応が必然となってきた中、雇用制度も在宅前提となり「ジョブ型」が注目されている。「ジョブ型」は「メンバーシップ型」に比べ仕事の幅と報酬制度が大きく違い、日本ではこれまで「メンバーシップ型」が主流であったため、これからは「ジョブ型」に合わせた人事評価が必要となってくる。人事評価は優秀な人材の確保と定着につながる。そんな中、あしたのチームでは、MBOとOKRの“いいとこどり”をした「あした式」の新しい人事評価をつくった。短時間かつ、0円で制度構築を行うことができ、制度の修正をしながら運用していくことでより会社にあった制度を作りあげることが可能となっている。

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