【取材記事】雇用契約なのに紙・ハンコは不要！セイコーの「かんたん雇用契約 for クラウド」で出社せずに契約を完結

2021.08.31

オフィスのミカタ編集部【PR】

雇用契約の電子化には多くのメリットがある。その一方、信頼性や安心感から、押印された紙の契約書にこだわる企業も多いのではないだろうか。今回、リモート署名・電子契約の先駆者であり、タイムスタンプ事業の老舗であるセイコーソリューションズ株式会社が提供する「かんたん雇用契約 forクラウド」をご紹介する。同社のデジタルトランスフォーメーション営業統括部 DXサービス部担当部長齋藤直美氏を取材し、雇用契約の電子化について話を伺った。

クラウドの便利さとカスタマイズ幅の両立

『かんたん雇用契約』は、オンラインで雇用契約を交わし、それをクラウドで保管するサービスだ。セイコーソリューションズが２０１９年にスタートしたこのサービスは、労働条件通知書の電子交付が解禁されたこともあり、多くの企業に支持されてきた。特に昨今のテレワークの普及を受けて、出社せずに契約関連業務を完結させる力強い味方となっている。

今、雇用契約の電子化サービスは数多くある。その中でも同社のかんたん雇用契約が選ばれているのは、クラウドでありながら柔軟にカスタマイズが可能であるからだ。「クラウドサービスにもかかわらず、導入企業様の実際のフローや契約手続きの課題に応じて柔軟なサービスを提供できる点で、お客様にお喜びいただいております」と齋藤氏は話す。

押印なしでも安心オンラインの雇用契約

「特にこういう状況ですから、人事業務においても出社せずに業務ができる仕組みづくりが急務です。しかし何をどうすればいいのか分からないといった声も多い。そうした悩みにお応えできる一つが『かんたん雇用契約』です」と齋藤氏。かんたん雇用契約を使えば、雇用契約書・労働条件通知書や誓約書など、契約に必要な書面がペーパーレス化するのはもちろんのこと、従業員側から個人情報や本人確認書類などを収集し、クラウド上で一元管理することが可能だ。

もちろん、そうした雇用契約を電子化する機能単体でも便利に使えるが、さらなる業務効率化に取り組めることも『かんたん雇用契約』の特長の一つだと齋藤氏は語る。「例えば、収集した情報をＣＳＶで出力することもできます。既に人事・給与システムを入れている企業様であれば、既存のシステムに情報を流していただけるでしょう。場合によってはＡＰＩで連携することで、統合管理にお使いいただくこともご検討いただけます」
もっとも、利便性は理解しつつも、特に雇用契約周りについては電子化に二の足を踏む企業は多い。「押印文化に慣れている企業様にとって、デジタル化によって印鑑を押さないとなると、何をもって担保すればいいのかと戸惑われることも多いようです」（齋藤氏）

契約書というセンシティブな書類の電子化を検討する上では、やはり安心感や信頼性が大切なポイントだ。その点、「私たちはトラストサービス事業を約20年にわたり行ってまいりました。電子契約にはタイムスタンプが必須ですが、国内で発行されたタイムスタンプの約65％（２０２０年実績）は当社のものです」と齋藤氏は説明する。そうしたトラストサービスのリーディングカンパニーが提供する電子契約ということで選んでいる企業も多くあることだろう。

徹底的なサポート導入は至って簡単

かんたん雇用契約は、さまざまな業種・多様な働き方の企業に受け入れられている。「元々は有期雇用の方の契約が中心だったのですが、今では正社員を含めた全社的な雇用契約管理にもご利用いただいております。また、雇用契約だけでなく、個人事業主の方との業務委託契約に使われる企業様もいらっしゃいますね」（齋藤氏）

もちろん使い方も各企業でさまざまだ。「例えば通勤申請が必要な場合、『駅すぱあと』とも連携しているので、従業員側で通勤経路を入力していただくと、設定条件に応じた金額が導出されます。公共交通機関だけでなく自動車や徒歩などの管理も可能なので、通勤費申請の経路チェックの手間が省けます。あるいは例えば、応募の段階から必要な情報をシステム上に登録していただき、採用となった方については雇用契約以降のフェーズに情報を移すような仕組みづくりも可能です」

このようにカスタマイズの幅が広いということは、設定が面倒であったり慣れるまでに時間がかかったりするものなのだろうか。率直な疑問をぶつけてみると、「慣れるまで時間がかかるというお話は伺っていません」と齋藤氏は答えてくれた。「お客様のご要望を聞き取り、弊社側で諸々の設定をした上でご提供させていただきますので、企業様にとっての手間はそれほど多くないのではないでしょうか」
人事・総務の方だけでなく、「直感的に使えるＵＩを心掛けているので、他の従業員の方々にとっても使いやすい仕様となっております。また、分からないことがあればシステム上から操作マニュアルをご覧いただけますし、ご希望に応じてさらに詳細なマニュアルもお渡しできます」（齋藤氏）

導入の結果、大幅なコスト削減につながったケースもある。「ある大手企業様では、従来採用決定から働くまでに１週間程度かかっていたところ、本サービスの導入により１日にまで短縮できました。雇用機会損失を防ぐことに加え、契約書の印刷・郵送・保管費用や人件費などを含めると、年間約２０００万円のコスト削減に成功した計算になります」

ペーパーレス化をきっかけに業務効率化の促進を

雇用契約のペーパーレス化は、企業にとってどういう意味を持つのだろうか。「実は私たちとしては、単に紙をなくすだけでなく、ペーパーレス化を入り口として業務効率化にまでつなげていただくことを見据えています。弊社がお手伝いさせていただく限りは、周辺の課題解決も視野に入れた形でご提案させていただきたいと考えております」と齋藤氏は締めくくった。
働き方が急速に変わりつつある今、バックオフィスには過大な負担が掛かってしまうこともあるだろう。雑務を削減して本来の業務に集中するためにも、この機会にぜひ導入を検討してみてほしい。

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