処理漏れをなくす請求書管理の方法とおすすめ請求書管理システムを紹介

会社を運営していく上で欠かせないのが請求書の管理。しかし、会社が成長すればするほど増えていく請求書の管理・保管に頭を悩ませている人は多いのではないだろうか。今回は経営の根幹にも関わる請求書の管理に役立つシステムを紹介する。

請求書管理システムの選び方

請求書管理システムを導入する際には、複数のシステムを比べてみることが大切だ。その中で特に注意したい点を解説していこう。

システムに求める業務範囲を明確にして対応範囲から選ぶ
まずは、どういった業務を減らしていきたいのかを明確にしていきたい。

請求書の管理と一口に言っても業務は多岐にわたる。請求書の作成をした後、メールで送る場合はメール作成と書類添付、郵送で送る場合は印刷、封入、発送をし、請求書データの保管、取引先から届いた請求書の管理・保管と一つずつは大したことはなくても全社分となれば作業量はバカにならない。そのうちのどの部分にシステムを導入すると業務が効率化できるのか検討していこう。

既存利用している他のシステムとの連携性から選ぶ
すでに会計クラウドサービスを利用している場合、連携できる請求書管理システムを選ぶようにしたい。連携できると自動で売掛金の仕分け、請求もれの確認、入金確認などができる可能がある。

請求データを連携した既存システムに取り込むには
1.請求データをCSVファイルで抽出し、既存の会計システムにインポート
2.既存システムとAPIで連携
の2通りの方法がある。

データ連携する頻度が高い場合は2の方法を選んだ方が、手間が少ないだろう。

請求書管理にかかるコストと料金形態から選ぶ
請求書管理にシステムを導入することで今までのコストがどれだけ削減できるのか、毎月経費をかけて導入する価値があるのかも確認したい。

請求書管理システムの多くは月額制で、ユーザー数ごとに金額が変わったり、使える機能で金額が変わったりする。高額なサービスは多機能なオプションがついていることが多いため、先述した自社にとって必要なシステムがコンパクトに搭載されていて、使い勝手のよいサービスを選ぶとよいだろう。

拡張性・汎用性が高いおすすめ請求書管理システム

他社システムとの連携が可能だったり、請求書管理以外にも経理業務をカバーしたりする拡張性・汎用性の高い請求書管理システムを紹介する。どれも多くの企業が導入するおすすめのシステムなので、自社にとって取り入れやすいサービスを探してほしい。

❖ 会計freee／freee株式会社
個人事業主から中堅企業まで事業規模に合わせた会計ソフトを提供している「会計freee」。経理の知識がなくても簡単に扱える操作性の高さが支持されている。請求書の作成も簡単でスマホでの作成も可能。送付に関してもメールに添付するほか、郵送したい場合は一通150円で郵送代行が依頼できる。Freeeは毎月の経理処理だけでなく決算書類まで簡単に作成できるため、請求書だけでなく経理全般を改善したい人にとって最適なサービスだ。30日間無料で試せるため、まずは問い合わせフォームからアクセスしてほしい。
（「会計freee」の資料はこちら）

❖ マネーフォワードクラウド請求書／株式会社マネーフォワード
見積書・納品書・請求書・領収書が連動している「マネーフォワードクラウド請求書」。入力フォームに沿って記入していくだけで簡単に作成したい書類が完成する。毎月自動作成機能があるため、毎月同額請求がある取引先に対して定期発行も可能だ。請求書の郵送依頼もできるが、1通ごとの料金に関しては契約しているプランごとに異なる。マネーフォワードのクラウド会計と連携させれば売掛金の仕分けが自動でできるようになり、より利便性が高まるだろう。
（「マネーフォワードクラウド請求書」の資料はこちら）

❖ BtoBプラットフォーム請求書／株式会社インフォマート
発行する請求書、受け取る請求書などを電子データ化するサービスを提供する「BtoBプラットフォーム請求書」。経理業務の手間を大幅に削減できるだけでなく、従来テレワークが難しかった経理のテレワーク化も推進することができる。取引先の利用料は無料なため、先方へかかる負担も0。請求書の発行にかかっていた人件費、紙・封筒代、郵送代も0になるため大幅なコスト削減が期待できる。無料IDを発行するとすぐに利用できるため、まずは試してみてほしい。
（「BtoBプラットフォーム請求書」の資料はこちら）

❖ MakeLeaps／メイクリープス株式会社
請求業務の80%を削減！とうたう「MakeLeaps」はミスなく請求書が作れるよう手厚いサポートをしてくれる機能が満載だ。定期請求がある場合は作成予約が設定でき、請求忘れを防げるほか、書類作成に必要な情報を事前に登録できるため、入力ミスを最小限にできる。書類の印刷から郵送作業まで1通148円で郵送代行してくれる。チーム管理、他社製品との連携もできるため、使い勝手も抜群だ。30日無料トライアルで手軽に利用できる点も魅力だ。
（「MakeLeaps」の資料はこちら）

❖ board／ヴェルク株式会社
中小企業向けの業務管理システムを提供している「board」。請求書を始めとした各種書類の作成と管理、さらに書類のメール送信や郵送手配をboard 上ですべて完結できる。発注管理もできるため、案件単位で損益管理まで可能。他社の会計ソフトとの連携もでき、現在すでに会計ソフトを使っていても手間なく導入できるだろう。未請求や未払いをアラート通知で防止できるのも嬉しい機能だ。30日間無料トライアルで全ての機能を試すことができるので、ぜひ利用してみてほしい。
（「board」の資料はこちら）

請求書の管理・整理方法・まとめ方

請求書の管理をおろそかにすると支払い漏れが生じ、取引先との信用に関わる。また、支払い済みの請求書に関しても法律で保存期間が決まっていることからしっかりと管理していきたい。ここでは大切な請求書の管理・整理の方法を紹介する。

請求書の保存期間は7年
請求書は支払ったら用済みという訳にはいかない。法人は請求書および帳簿に関して7年間の保存を法律により定められている。これは紙ベースでも電子データでも同じだ。原則としては電子データも紙で保存する必要があるが、一定の要件を満たす電子データはそのまま保存が可能だ。電子データで保存する場合は所轄税務署長に申請書を提出し、承認を受ける必要があるので注意が必要だ。
（参照：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」）

請求書を受領後は振込み済みと未払いに分ける
請求書を受領したら、まずは請求金額と内容が一致しているか確認しよう。間違いがなければ未払いと支払い済みに分けて管理する。未払いの請求書は支払日ごとに管理し、支払い期日が早い順に並べておくと支払いもれを防ぐことができる。

振込み済みの請求書は取引先別か月次で分けて管理する
払込済みの請求書は、支払った旨が分かるように支払日や支払い方法（銀行名等）を記入しておこう。さらに取引先ごとか月次でまとめておくと後々、照会する必要が出たときにスムーズだ。

・取引先ごとに管理する場合
取引先ごとの支払い状況が確認しやすく、付き合いの濃密さが目視で分かる点がメリットだ。デメリットとしては、月毎の支払い状況が分かりにくく、取引先が増えるごとに分類が増えて管理が複雑になるという点がある。

・月別に管理する場合
メリットは月単位の支払い状況が分かりやすく、全体を把握しやすいことにある。特定の会社の請求書を探す場合は時間がかかるというデメリットも忘れてはいけない。

どちらの方法にもメリット・デメリットがあるので、自社にとってどちらが使いやすいか検討してほしい。

自社で発行した請求書の管理には保存義務はない

取引先から来た請求書の保存義務はあるが、自社が発行して取引先に送付した請求書には保存義務はない。しかし自社が発行した請求書を入金状況の管理のために保存している会社は多い。どういった保存方法、管理をするのかみていこう。

取引先からの入金状況の確認のために管理がおすすめ
発行済み請求書は入金状況を確認するために控えとして保管しておくことが多い。未入金の請求書を入金予定日が早い順にまとめて管理しておくとよいだろう。

請求のズレを起こさないためにも運用も大切
入金済みの請求書に関しても、請求のズレがないか確認するため保管しておく例が多い。その場合はすぐに確認できるように、入金済み請求書として取引先ごとか月別に整理しておきたい。

請求管理から会計管理までをつなげてシステムで運用すると良い
7年間分の振り込み済みの請求書と、保存義務のない自社の請求書の保管は、相当なスペースを取る上に、いざ過去のデータを探そうとするとそれなりの時間を要するだろう。

しかし、請求書管理システムを活用すれば、電子データとして保管できるため場所も取らず、請求や入金の管理が効率的に行える。

まとめ

発行した請求書と会計のズレを解消したい、請求書にかかる業務の手間を減らしたい場合、まずは資料をダウンロードしてみてほしい。システムの連携を進めてオペレーティブに経理業務を進める手段として、請求書管理システムは非常に有効だ。業務の効率化を図ることができるほか、コロナ禍でもなかなか会社から離れられなかった経理業務のテレワーク化を推進するきっかけにもなるだろう。

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