社内の経費精算の手間を省く経費精算ツールの紹介と経費の定義と処理の注意点を解説

昨今では新型コロナウイルスなどの影響により、リモート勤務制度を導入する企業が増えている。リモート勤務でも経費は発生する一方で、従来の紙でのワークフローでは対応が難しくお困りの企業も多いのではないだろうか。こういった課題を解決してくれるサービスが「経費精算ツール」だ。経費精算ツールを導入することでワークフローを整えることができる他、脱エクセル化など生産性をあげることが可能である。この記事では、経費精算ツールの選び方・活用の方法に合わせて、バックオフィス担当者なら覚えておきたい経費に関するの注意事項についても解説する。

試しやすい価格の経費精算ツール

まずは経費精算ツールの中でも安価なものを紹介しよう。初めて経費精算ツールを導入する企業にもおすすめだ。

❖ kincone
「kincone」は交通系ICカードで勤怠や交通費を管理することができるサービスだ。サポートはメールとヘルプページのみだが、1ユーザーあたり月額200円で利用できるのもポイント。
（「kincone」の資料はこちら）

❖ rakumoケイヒ
「rakumoケイヒ」はGoogle WorkSpaceと連携させることで高パフォーマンスを発揮するツールだ。専用のカレンダーアプリに登録しておくと、交通費を自動で計算してくれるため大幅に業務効率を上げてくれるだろう。
（「rakumoケイヒ」の資料はこちら）

経費申請のワークフローが簡単な経費精算ツール

続いては経費申請のワークフローが簡単な経費精算ツールを紹介する。ユーザーの経費精算に伴う手間を省くことができるため、ぜひ検討してみてほしい。

❖ RECEIPT POST
「RECEIPT POST」の最大の特徴は、領収書をスマホで撮影するだけで、オペレーターが精度高く入力代行を行ってくれる点。そのほかにも連携できる会計ソフトが豊富で、サポート体制が充実している点も嬉しいポイントである。
（「RECEIPT POST」の資料はこちら）

❖ eKeihi POST
「eKeihi」の経費精算では、出張などで必要な旅費精算や請求書の支払依頼も可能。さらに会計ソフトは60製品以上と連携実績があるため導入のハードルも低い。サポート面も充実しており、電話やメールだけでなく無制限の訪問対応もしてくれる。
（「RECEIPT POST」の資料はこちら）

既存システムとの連携が取りやすい経費精算ツール

新規で経費精算ツールを導入する場合、重要なのは既存のシステムと連携ができるかどうかである。ここでは中でも連携が取りやすい経費精算ツールをご紹介する。

❖ ジョブカン経費精算
「ジョブカン経費精算」は初期費用0円で、1ユーザーあたり月額400円で使用できる。このツールのメリットは他のジョブカンサービスと連携できる点で、ジョブカン勤怠管理やジョブカン給与計算をすでに自社で利用している、あるいはまとめて契約しようと考えている方におすすめ。
（「ジョブカン経費精算」の資料はこちら）

❖ 経費精算freee
「経費精算freee」はOCR入力・オペレーター入力代行・クレジットカード連携など、経費申請の手間を省く機能が豊富なツール。会計ソフトとの連携も豊富だが、人事労務 freeeと連携することで給与明細の発行や勤怠管理も行える。
（「経費精算freee」の資料はこちら）

経費精算を効率化する方法

経費精算は申請者だけでなく様々な部署と連携する必要があり、内容にミスがないか・社内規定を満たしているかなど確認にもかなりの手間がかかる。ここでは経費精算を効率化するための代表的な3つの方法を解説するので参考にしてもらいたい。

ツールの活用
一つ目は今まで紹介してきたような経費精算ツールの活用である。導入コストやランニングコストは発生するが、マニュアル化することで業務の属人化を防げる上、業務効率化を図る事ができる。

法人カードの活用
二つ目は法人カード（コーポレートカード）の活用である。法人カードを社員に使用してもらう事で、出張時の立替金の精算などを簡略化する事ができる。また、精算時には利用明細を確認するため不正な使用や使途不明金などのリスクを防止する事に繋がる。

アウトソーシングサービスの活用
最後はアウトソーシングサービスの活用である。経費精算業務を全て外部へと切り出す事で、社内負担を軽減できる以外にも第三者による不正利用防止などのメリットが挙げられる。

経費精算のルール

経費精算をする上で必要なルールについて合わせて押さえておく必要があるだろう。ここでは経費とはそもそも何か、経費の対象になるもの／ならないものなどについて解説していく。

◆ 経費とは財務会計における「費用」の一部
企業で用いられる会計には三つの種類がある。そのうちの一つである財務会計の費用の一部が経費となる。この費用とは、企業が事業を行う上で使用する金銭負担のことで、出張時の交通費や宿泊費などが該当する。

◆ 経費精算は社員の立替払いをした経費への会社からの支払い
経費精算とは社員が業務を行うにあたって必要な費用を立て替えた場合に、会社に申請を行うことで払い戻しを行う行為である。この経費精算を行う上で、業務に関わる支払いなのかどうかを判断するために領収書やレシートが必要になる。

◆ 経費の対象になる費用とならない費用
事業に関する費用が全て経費の対象になるわけではないため注意が必要だ。ここでは経費の対象になる費用とならない費用について詳しく見ていこう。

本来経費の対象にならない費用まで経費処理をしてしまうと、ペナルティが課せられてしまうため十分に注意しよう。

経費精算業務の注意点

経費は社員が一時的に代わりとして立替金を支払うため、なるべく社員の負担にならないような仕組みづくりが必要だ。ここでは経費精算業務をする上で注意しておきたい点を2つ紹介する。

1：立替期間を1ヶ月以内にして月次の収支管理に務める
従業員が立て替えた経費の会計処理は、社員が立替払いをした日付ではなく社員に精算をした日付で行うのが一般的となっている。だからと言って何ヶ月分も溜め込んで精算されるのでは、経営管理に支障が出てくることもあるだろう。立替に関しても精算期間を翌○日と定めるなど、月次の会計処理に影響が出ないようルールを定めておこう。

2：立替金額の上限を決めて仮払い対応のフローを作る
例えば、決算をまたいで立て替えた経費の精算を行った場合は、「未払金」として処理するのが一般的だ。「未払金」は負債となるため、会計書類上でも見え方の良いものではない。社員側の負担を考えても、立替金額の上限を定めて、高額になる場合は仮払いで対応するなどフローを整備すると良いだろう。

まとめ

経費精算は手間のかかる処理であると同時に、金銭に関わるためミスが許されない。だからこそシンプルで使いやすいワークフローが必要だ。昨今ではリモートワークの導入をする企業も増えており、領収書などの回収も一苦労だろう。経費精算自体はエクセルなどでも行える業務ではあるが手間がかかるため、立替期間と金額のルールを設けた上でツールによる管理がおすすめだ。社員がコア業務に集中できるように、まずは気になるツールの資料をダウンロードしてみてはいかがだろうか。

＜PR＞