買掛金とは？未払金や未払費用等との違い、会計処理の流れと仕訳例を紹介

2021.11.30

　商品の原材料などを仕入れた際に、掛取引の処理で使われる勘定科目の「買掛金」。買掛金は、経理作業を行う上で頻繁に扱うため、企業の経理担当者のなかには、買掛金について詳しく知りたい方もいるだろう。

　今回は、買掛金の概要や未払費用や売掛金などとの違いの他、買掛金の会計処理の流れや仕訳、管理方法について紹介する。

買掛金とは

　買掛金とは、代金のやり取りを後から行う「掛取引」の際に使われる勘定科目だ。販売や製造を目的として商品や原材料を仕入れたときに、支払い義務のある「仕入債務」として扱われる。買掛金は、企業の決算書である「貸借対照表」においては「流動負債」にあたる。

　買掛金の発生する掛取引の特徴として「まとめて支払いを行うため管理が容易」「その場での現金のやり取りがないため、高額な取引を行う場合や企業間のやり取りで利用されることが多い」「信頼の上に成り立つ」の3つがある。

未払金や未払費用、売掛金との違い

　会計用語のなかには、買掛金以外にも未払いであることを示す勘定科目がいくつかある。買掛金を理解する上で、未払金や未払費用、売掛金が買掛金とどのような違いがあるのか確認していこう。

未払金との違い 　
　買掛金は取引先からの仕入に関わる科目であるのに対して、「未払金」は単発的な取引から発生した債務を対象とする勘定科目だ。直接、営業活動に結びつかないような「消耗品」「外注費」などの未払分が未払金に該当する。買掛金と未払金は、「確定した未払い」である点では似ているが、その発生要因が異なると考えるとよいだろう。

未払費用との違い
　未払費用は後日支払う義務のある勘定科目として買掛金や未払金と似ているが、継続的な契約で生じる費用に関する項目であることが買掛金との違いだ。「給与」や「家賃」「保険料」など債務の金額が決まっていないものを指す。

売掛金との違い
　買掛金とともに、商品の掛取引で用いられる勘定科目に「売掛金」がある。買掛金が商品の購入時に後から支払う「債務（義務）」であるのに対し、売掛金は商品を販売時に後から代金を受け取る「債権（権利）」となる。未払いの費用である点では同様だが、売り手にとっては「売掛金」となり、買い手にとっては「買掛金」となる。

買掛金の会計処理の流れ

　買掛金が発生する掛取引の業務は会社の業種や規模などによってさまざまだが、以下のような流れで行われることが一般的だ。買掛金の会計処理の流れを見ていこう。

1、商品を注文する
　取引先に、商品の注文を出す。全額を掛取引で処理する場合、注文時点では商品の引き渡しも代金の支払いもないため、会計処理は発生しない。

2、商品を仕入れる
　商品を仕入れた際に、仕入と掛取引の会計処理を行う。なお、商品を仕入れた時点とは、一般的には商品の引き渡しが行われた段階を指す。会計処理は、会計帳簿に「仕入高」という勘定科目を使い、費用の計上を行う。

3、請求書を受け取る
　仕入れた商品に対して、取引先から請求書が発行される。請求書には支払期限が記載されているため、期日までに掛取引で処理をした未払分の支払いを行う。請求書を受け取った時点での会計処理はない。

4、商品の代金を支払う
　買掛金として扱った未払分の支払いを行う。代金の支払いを行うことで、支払った分の買掛金がなくなるため会計処理を行う。会計帳簿には、仕入債務がなくなったため、買掛金を何で支払いを行ったのか、勘定科目を使って仕訳を行う。

5、買掛金残高を確認する
　取引先に支払った金額との相違や仕訳に誤りがないか、買掛金として処理を行った内容に合わせて、買掛金残高の確認を行う。正しく処理が行われていない場合には、原因を追求し対応していく必要がある。

買掛金の仕訳例

　買掛金の会計処理は、具体的にどのように行うのか見ていこう。基本的な買掛金に仕訳について貸借対照表を基に説明する。

商品を掛取引で仕入れたときの仕訳
　例えば、5,000円の商品を掛取引で仕入れた場合の仕訳は以下の通り。仕入高は、費用に区分するため借方に記載し、買掛金という負債が発生するため貸方に記載する。

掛仕入の分を支払ったときの仕訳
　掛仕入を現金で支払った場合の仕訳は以下のようになる。仕入れの際に発生した費用が消滅するため、借方に買掛金と記載し、現金を支払って資産が減少するため貸方に現金と記載する。

買掛金の管理

　買掛金は、取引先との関係を構築し維持していくためにも、徹底した管理が求められる内容だ。買掛金を管理するための方法について詳しく見ていこう。

買掛金元帳とは
　「買掛金元帳」とは、取引先ごとの買掛金残高を管理するための補助簿であり、「仕入先元帳」と呼ばれる場合もある。買掛金元帳を用いて、月末には取引先ごとの残高の合計が買掛金残高と一致しているかを確かめる。金額に相違がある場合には、記入のミスが考えられるため、請求書と照らし合わせ、正しい内容に修正しておくことが大切だ。買掛金元帳をきちんと管理することで、支払い漏れを防ぐことにつながり、取引先からの信頼向上が期待できる。

会計ソフトの活用
　買掛金を管理する際に、経理作業の効率化を図るツールとして会計ソフトの導入も1つの方法だ。会計ソフトを活用して買掛金の管理を行う場合、取引先名ごと作成することで、自動的に支払期日の管理や期間内の買掛金の変動を確認でき、支払いの遅延を防げる。経理担当者にとって、日常的に行う会計業務は多岐に渡りそれぞれの正確性やスピード感が重要視されるため、会社の会計業務にあった会計ソフトの導入を図ることが大切だ。

まとめ

　買掛金は、仕入債務のうち掛取引にかかわる勘定科目で、仕入債務の1つだ。商品の仕入に関して掛取引を行ったときの会計処理に用いる。買掛金は、会社の資金繰りにも大きな影響を及ぼすため、徹底した管理と適切な対応が重要だ。ミスなく効率的に会計処理を進めていく上で、会計ソフトの導入も検討しながら、買掛金の内容を正しく理解し対応していこう。

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