タスク管理とは？管理する重要性と効果、おすすめのタスク管理方法を紹介

2022.02.18

オフィスのミカタ編集部

タスク管理は効率的に業務を進めたり、チーム間で連携しながら仕事を進めたりする際に役立つ手段のひとつ。タスクを管理することによって、期限がわかりやすくなり、個人でもチームでも業務の進捗状況を可視化できる。また、個人やチームの業務効率アップも期待できるだろう。今回は、タスク管理の概要と重要性、効果や管理のポイントなどを解説していく。

タスク管理とは

タスク管理とは、ひとつの仕事を遂行するのに必要な業務を、課題や作業といったやるべきこと（＝タスク）に細分化し、それぞれの概要や優先順位、進捗状況などを管理すること。タスク管理は、個人単位で行うものと、チームやプロジェクト単位で行うものがある。どちらの場合も、タスク管理を行うことでやるべきことや優先度が明確になり、抜け漏れなく効率的に仕事を遂行することができる。タスク管理はチームにとっても個人にとっても重要なものだ。

個々がタスク管理を行う重要性と効果

個人がタスク管理をする場合の重要性とどのような効果があるのかをみていこう。

ToDoの抜け漏れを防げる
複数の作業を同時に進める場合、自分では全てを把握しているつもりでも、つい忘れてしまうということが起こりうる。一方、ひとつ一つのやるべきことを「タスク」として管理すると、抜け漏れを防ぐことにつながる。それぞれのタスクに期限を定めておけば、納期に間に合わないという事態も防げるだろう。

やるべきことが明確になり、効率的に業務を遂行できる
タスク管理をすると、自分がやらなければならない業務を可視化できる。また、「すぐにやらなければいけないもの」や「明日以降でもよいもの」といった優先順位が区別できるため、効率的に業務を遂行できる。それにより、無駄な残業をせず、気持ちに余裕をもって働くことにもつながるだろう。

チームやプロジェクトでタスクを管理する重要性と効果

一方、チームやプロジェクト単位でタスクを管理する重要性と効果にはどのようなものがあるのだろうか。

業務の全容が可視化され、プロジェクトが円滑に進む
プロジェクトの遂行に必要な作業内容をタスクとして細分化することで、プロジェクトの全体像を可視化して把握できる。タスクごとに進捗状況を確認できれば、遅れや一部のメンバーへの偏りがないかなどがわかりやすくなり、どこに課題があるのかの判断も行いやすくなる。遅れがある場合は、仕事を分散したりフォロー体制を整えたりなどの対応が可能となり、プロジェクトを円滑に進めることができる。

チームメンバーのマネジメントが行いやすくなる
タスク管理により、マネ―ジャーは各メンバーに割り当てられたタスクの遂行にかかった時間やその質を判断しやすくなり、個人の評価に役立てられる。遂行状況から個々の強みを把握し、次のプロジェクトにも反映しやすくなるだろう。

効果的なタスク管理のポイント

効率的で抜け漏れなく業務を遂行するのに役立つタスク管理だが、効果的にタスク管理を行うには、次に挙げるポイントを押さえておきたい。

タスクの優先順位を決める
まず、タスクの期限や優先順位を決めよう。プロジェクト全体の進行を俯瞰してみると、自分に割り振られたタスクの優先順位や期限も定めやすくなるだろう。また、進行状況によって、タスクの優先度はその都度変化する可能性もあるため、柔軟な見直しが必要となる。

タスクを細分化する
タスクを細分化することも、タスク管理において重要なポイントだ。タスク管理を行うときは、そのタスクの中で「やるべきこと」が明確にわかる状態が望ましい。タスク完了までの作業工程が複数ある場合、メインとなるタスクに紐づく「サブタスク」として扱うなどの工夫をすると、管理がしやすくなる。

完了の基準を明確にする
タスクを設定するときに、「どの状態になったら完了か」を明確に決めておくこともポイントだ。完了の基準が曖昧なままだと、作業が滞る原因となり、確認が必要になるといった余計なコミュニケーションコストも生じる。個人にタスクを割り振る際にはこの基準もいっしょに伝えることが望ましい。

また、チーム内でタスクをやり取りしたりリレーしたりするような場合も、個々の担当者の完了の基準を定めておこう。

おすすめのタスク管理方法3つ

タスクを管理する方法は、アナログな手段やクラウドツールを活用した手段などさまざまだ。おすすめのタスク管理方法をみていこう。

＜方法1＞紙やメモ、付箋などを使ったアナログな方法
紙やメモ、付箋などを使ったアナログな管理方法がある。まずタスクをメモ帳や付箋などに書き出し、目につく場所に置いたり貼ったりして進捗状況を管理をする方法だ。個々が自分のタスクを管理する際や、タスクの量が限られた場合には利用しやすい。最低限のコストで、誰でもタスク管理ができるのも魅力だ。重要度が高いものはペンの色を変えたり、二重線や番号をつけたりすると優先順位がわかりやすくなる。

ただ、タスクの変更や、優先順位の入れ替えなどが発生すると、手間がかかる。また、チームメンバーがテレワークを行っているなど、遠隔で業務を行う場合は不向きな手段といえる。

＜方法2＞ExcelやGooleスプレッドシートを活用する方法
エクセルやスプレッドシートを活用したタスク管理方法もある。Excelは扱える人も多いため、新たな教育コストをかけずにチームのタスク管理がしやすくなる。officeやGoogleWorkspaceをすでに導入していれば、無料のテンプレートが活用できる。また、チャットやメールなどを使って情報共有がしやすいため、アナログな手段では難しかった、テレワーク時のタスク管理にも活用できる。

＜方法3＞クラウドツールを活用する方法
オンライン上で、タスク管理専用のクラウドツールを活用して行う方法もある。ツールを活用すれば、個人のタスク管理からチーム全体のタスクがリスト化できるほか、タスクごとにコメントのやり取りが行えるタイムラインを活用をしたり、チームで情報整理を行なったりできる。進捗状況がリアルタイムで確認できるため、プロジェクトマネジメントにも役立つだろう。

クラウドツールにはさまざまなものがあり、費用や特徴も異なるため自社にあったツールを検討してみてはいかがだろうか。

まとめ

タスク管理は、個人やチーム全体でやるべきことを可視化して把握したり、進捗状況を確認したりするのに役立つ。業務を円滑に進めるためにタスク管理は欠かせないものといえるだろう。タスク管理を行うときは、「細分化する」「完了の基準を明確にする」などのポイントを押さえて行うのが効果的だ。タスク管理の方法はそれぞれにメリットがあるが、タスク管理に特化したクラウドツールの利用も検討してみてはいかがだろうか。