会計管理と現物管理の二面性を持つ固定資産管理の実務課題と解決に役立つシステムを紹介

企業が持つ土地や建物、機械装置、有価証券などのあらゆる固定資産を管理する固定資産管理。企業の財産を保全するとともに、適切に固定資産税を算出するという会計管理の意味合いを持つ。この記事では、固定資産管理の実務課題とその解決に役立つシステムについて解説する。

固定資産とは1年以上の長期にわたって使用する資産

固定資産とは、営業活動のために1年以上の長期に渡って保有・使用する資産を指し、有形固定資産、無形固定資産、投資その他の資産の3種類に分けられる。それぞれの内容について詳しく見ていこう。

長期にわたって保持する、目に見える資産は有形固定資産
有形固定資産とは、実体があり、目に見える固定資産を指す。具体的には、建物や車両、機械装置、器具備品などが該当する。

長期にわたって事業のために使われる形のない資産は無形固定資産
無形固定資産とは、権利などの実体のない固定資産のことを言う。具体的には、営業権や商標権、特許権、ソフトウェアなどが該当する。

長期貸付金や出資金、敷金保証金といった投資その他の資産
投資その他の資産は、有形固定資産にも無形固定資産にも入らない資産である。短期的な売買目的ではない投資有価証券、出資金、長期貸付金などがこれに該当する。

固定資産管理は適正な減価償却の処理など税務会計に関わる

固定資産管理は、減価償却の適切な処理や固定資産税の算出など、税務会計にも深く関わっている。固定資産の中でも、時間の経過とともに価値が減っていくものを減価償却資産と言い、耐用年数に応じて分割して費用として計上していくことになる。また、土地や建物、償却資産は固定資産税の対象となるため、遊休資産を処分することで租税による支出を抑えることにもつながる。

固定資産管理における一般的なワークフローと業務内容

次に、固定資産管理の具体的な業務内容とワークフローについて解説しよう。

固定資産の状況を把握するための固定資産管理台帳を作る
まずは、管理のために固定資産台帳を作成する必要がある。固定資産台帳は、法人が確定申告をする上で必要な帳簿の一つであり、減価償却費を計上する上で必要不可欠だ。項目に規定はないが、
・資産名
・数量
・取得年月日
・使用開始年月日
・設置場所
・耐用年数
・償却方法
・取得価額
・減価償却額
・帳簿価額
などの情報が必要になる。

固定資産と台帳を紐づけるために管理ラベルを貼付する
固定資産台帳に保有する固定資産について記載ができたら、それに基づいて現物に管理ラベルを貼付しておくと棚卸などの作業もしやすくなるだろう。固定資産が多い場合には、バーコード付きのラベルなどで管理すると業務負担を軽減できる。

各固定資産報の現物を確認しながら棚卸をする
年に1〜2回は棚卸を行い、固定資産台帳と現物の照合を行おう。台帳にある固定資産の状況を確認し、知らないうちに保管場所の移動や売却、廃棄などが行われていないか、把握していない備品が購入されていないかをチェックしよう。同時に、修理・メンテナンスが必要なものや遊休資産についても把握し、適切に対処しよう。

固定資産管理の実務における課題

固定資産管理は経営にも深く関わる業務となるため、正確な情報把握と適切な判断が求められる。ここでは、固定資産管理の実務を行う際に直面しやすい課題について見ていこう。

物品管理が不十分で管理台帳と現物とのズレが生じる
企業規模が大きくなるほど、全社の物品を日頃から管理・把握しておくのは難しい。例えば人事異動に伴ってパソコンの所在が変わっていたり、壊れた機材が放置されていたりということも少なくないだろう。棚卸の際に現物とのズレが大きいと、その追跡にも多くの時間を要することになる。スムーズに固定資産管理を行うには、全社で物品購入や管理ラベルの貼られている備品の管理方法についてルールを徹底しておく必要がある。

税法や会計基準の変更への未対応にてズレ生じる
固定資産管理では税法や会計基準に則った対応が求められるが、法律は基準は更新されるため、最新の情報に合わせて都度アップデートする必要がある。対応の遅れや認識ミスを起こさないようにするには、固定資産管理システムを導入するのも効果的だ。法改正等に合わせてベンダー側でアップデートしてくれれば、担当者の負担を減らすことができる。

減価償却の方法が固定資産ごとに違うため正しい仕訳に高度なスキルが必要
固定資産はその種類や材質などによって耐用年数が異なり、専門的な知識がないと減価償却費の算出は難しいだろう。そのため属人化しやすく、担当者の業務負担が大きくなるなど組織の課題にもつながりやすい。システムを導入して自動計算できるようにするなどして、ミスや負担の軽減に努めよう。

固定資産管理業務の半自動化でミスや工数を減らす固定資産管理システム

上述のような固定資産管理業務にまつわる課題を解決する一つの手段として、固定資産管理システムの導入が挙げられる。ここでは代表的なものを5つ紹介しよう。

マネーフォワード クラウド固定資産
会計ソフトとして人気のマネーフォワードが運営する固定資産管理システムの「マネーフォワード クラウド固定資産」。経理や総務、IT部門、現場職員まで、固定資産管理に関わる全ての人にとって使いやすい設計となっている点が特徴だ。台帳は3つまで保存でき、履歴管理や減価償却・減損処理、償却資産税申告書の作成なども行える。
https://biz.moneyforward.com/fixed-assets/

OBIC7 固定資産管理システム
固定資産管理を総合的にサポートする「OBIC7 固定資産管理システム」は、日本基準とIFRS（国際会計基準）のダブルスタンダードにもいち早く対応。台帳登録から資産の異動管理、減価償却計算、減損処理、法人税・固定資産税申告書作成までこれ1つで行える。また、オプションでリース資産管理や建設仮勘定にも対応可能となっている。
https://www.obic.co.jp/erp_solution/accounting_info/fixed_assets.html

FAManager
税務・会計システムの開発を行うTKCグループが運営する資産管理システムが「 FAManager 」だ。上場企業の固定資産管理に求められる機能を標準でカバーしており、導入にあたっては税務・会計の専門家がサポートしてくれる点が魅力。リース会計や減損処理、資産除去債務の処理機能、シミュレーション機能なども標準搭載している。
https://www.tkc.jp/consolidate/famanager/

HUE Asset
2,000社以上が導入している大企業向けの固定資産管理システムの「 HUE Asset 」。現場の社員でも使いやすいユーザーインターフェイスと、経理部門担当者が求めるプロユースな機能を併せ持つ点が特徴だ。建設仮勘定の精算やリースのオンバランス処理、減損の兆候判定、棚卸結果の台帳反映など、資産に関する情報を一元管理できる。また、スマホでQRコードで読み取るだけで実査ができる「スマートデバイス棚卸実査」の機能も効率化に大きく貢献してくれるだろう。
https://www.worksap.co.jp/services/asset-management/

Plaza-i固定資産管理システム
オールインワンERPパッケージ「Plaza-i」の固定資産管理システムは、大手企業や大手会計事務所、金融機関などでも利用されている実績を持ち、信頼性も抜群だ。建設仮勘定からの振替や減損会計、リース会計、資産除去債務、IFRS会計にも対応。ERPパッケージとしてだけでなく、単独でも導入でき、クラウド・オンプレミス等、希望の形態で利用可能だ。
https://www.ba-net.co.jp/plaza-i/products/fas/

税務・会計監査に備えて社内データの保存期間が10年を超える製品を選ぶ

固定資産管理システムは専門性の高いシステムのため、選定が難しいと感じる方も多いだろう。選定時に抑えておきたいポイントとしては、
・自社が必要とする機能を網羅しているか
・現場社員でも使いやすいか
・税制改正時のアップデートに対応しているか
・会計システムや物品購入システムと連携できるか　などが挙げられる。

また、忘れがちなポイントだがデータを長期保管できるかどうかもチェックしておこう。税務・会計監査で固定資産管理情報を開示する場合を考え、最低でも10年分のデータを保管できるサービスが良いだろう。

まとめ

固定資産管理は税務に直結するため正確性が求められる上、煩雑な手続きを必要とする負担の大きい業務だ。だからこそシステム導入による効果も大きい領域だとも言えるだろう。決算時の負担軽減や、適正な管理体制の構築に向けて、ぜひ固定資産管理システムの導入を検討してみてはいかがだろうか。この記事を参考に、自社に合ったシステムを見つけて欲しい。