受注管理とは？業務フローやおすすめの受注管理システム6選

2022.08.02

オフィスのミカタ編集部

受注管理システムとは、販売管理に含まれる業務の1つであり、顧客から注文を受けて出荷するまでの過程を管理する業務のこと。さまざまな業務が含まれる受注管理業務を、効率化する方法が知りたいと考える担当者もいるのではないだろうか。そこで今回は、受注管理の概要や業務フロー、受注管理を効率化できる受注管理システムのメリットとおすすめ6選を紹介する。自社の受注管理体制構築の参考にしてもらいたい。

受注管理とは

受注管理とは、顧客から注文を受けて出荷するまでの、受注に関わる過程を管理する業務のこと。受注から出荷、納品から代金の回収までを管理する「販売管理」に含まれる業務の1つだ。

従来は、顧客からの注文を受ける業務を指すことが一般的だった受注管理だが、近年は、受注してから出荷するまでの業務を指すなど、業務範囲が広がっている。受注管理における顧客の対象は、BtoB（企業向け）やBtoC（一般消費者向け）がある。BtoBの場合は、「見積もり」や「契約の締結」も受注管理業務に含まれるなど、対象となる顧客により受注管理に含まれる業務内容が異なる点も、把握しておくとよいだろう。

受注管理の業務フロー

ここからは、一般的なBtoBの受注管理業務の内容をフローごとに解説する。

【フロー1】見積書の作成
まずは、顧客からの注文内容を確認し、見積もりを作成する。取引実績や取引内容、商品の数量といった条件を考慮した上で、金額を設定することが必要だ。

【フロー2】契約締結
顧客と見積もりの金額やその他の取引条件について合意したら、契約を締結する。契約締結後のトラブルを防ぐために、商品の「納期」や「支払い方法や期日」、「保証期間」などをしっかり確認しておこう。

【フロー3】注文内容の登録
契約を締結したら、注文内容を登録する。登録した情報は、生産部門や在庫管理部門の担当者と共有し、出荷準備を行う。初めて取引を行う顧客の場合、顧客情報を登録することも必要だ。

【フロー4】在庫確認・納期連絡
次に、受注を受けた分の在庫があるかを確認し、顧客に対して納期の連絡を行う。在庫がある場合は出荷の準備を行い、在庫が無い場合は生産部門や発注部門と連携して必要な在庫を確保する。このとき、受注時の契約内容と照合して納期の時期についてしっかり確認・連絡することが、自社の信頼に繋がるだろう。

【フロー5】受注伝票と注文請書作成
納期が確定したら、受注伝票と注文請書を作成しよう。受注伝票とは、注文商品名や納品先などの情報を記載した書類のこと。注文書をもとに作成し、注文を受けた記録として保管する書類だ。

一方、注文請書とは、注文書の内容を受領したことを取引先に報告する書類のことだ。注文請書は必ずしも作成が必要な書類ではないが、トラブルやミスに備えるためにも作成しておくことをおすすめする。

注管理の方法として、受注管理システムを導入するメリット

受注管理は業務が多岐にわたる上、ミスが許されない重要な業務である。しかし、紙やエクセルを使って管理するケースでは、人為的ミスが起きたり工数がかかったりするなどの課題がある。そういった課題を解決するために、近年では、受注管理の方法として「受注管理システム」を導入する企業も多い。ここからは、受注管理システムを導入することで得られるメリットを解説する。

【メリット1】業務の効率化
受注管理システムを導入すれば、業務の効率化を図ることができる。受注管理に関わるさまざまな業務を自動化できるため、作業負担を減らすことができるほか、人為的なミスも防げる。

また、他システムと連携することで、納品までの時間を大幅に短縮することも可能だ。例えば、在庫システムと連携すれば、顧客から注文を受けた時点で商品在庫の有無をリアルタイムで確認できるため便利だろう。

【メリット2】コスト削減
紙代や印刷代といったコストを削減できることも、受注管理システムを導入するメリットの1つだ。業務が効率化することで、人件費の削減も期待できる。作業内容を教えるなどの教育コストも減らすことができるだろう。

【メリット3】顧客満足度の向上
受注管理システムの活用は、顧客満足度の向上にも繋がる。発注者は24時間どこからでも発注でき、受注側もそれに対して迅速に対応することが可能となる。

従来の電話やFAXを使用した取引とは異なり、正確でかつ迅速な取引が可能となることは、顧客にとってもメリットだろう。

おすすめの受注管理システム6選

上記で述べたように多くのメリットがある受注管理システムだが、自社に最適な受注管理システムは何か、選び方に悩む企業担当者もいるのではないだろうか。ここからは、おすすめの受注管理システムを6つ紹介する。

楽楽販売
「楽楽販売」は、受発注管理を効率化できる、クラウド型の販売管理システムだ。社内のあらゆる情報を一元管理でき、複数の拠点間や外部業者とリアルタイムに情報共有ができるため、受注管理業務の効率化が図れる。自社に合わせて使いやすくカスタマイズできる点も特徴だ。導入実績は2,500社以上。無料のトライアルもあるため、試してみてはいかがだろう。

参考サイト：https://www.rakurakuhanbai.jp/business/order2.php

BtoBプラットフォーム受発注ライト
「BtoBプラットフォーム受発注ライト」は、受注・請求業務の課題をまとめて解決できるWebシステムだ。受注管理業務をデジタル化することで、業務コストを約半分に減らすことが可能。アプリを使って、発注者はいつでもどこからでも発注することができるなど、顧客にもメリットがある。まずは、気軽に資料請求してみるとよいだろう。

参考サイト：https://www.infomart.co.jp/asp/seller/light.asp

アラジンオフィス
「アラジンオフィス」は、受注から出荷、請求・入金という販売業務の一連の流れを管理できる管理システムだ。あらゆる業種・業態に対応し、パッケージをベースに柔軟にカスタマイズすることが可能。導入実績は5,000社以上で、ユーザーリピート率は98.4%を誇っている。販売から運用、保守までを一貫して行っており、導入前から導入後までのサポート体制も万全だ。

参考サイト：https://aladdin-office.com/

MJSLINK DX 販売大将
高精度なデータを生成・提供できる「MJSLINK DX 販売大将」。卸売業やサービス業を中心に、さまざまな業種・業態の販売管理業務に対応している。伝票リレーで正確な業務処理をサポートし、業務を効率化することが可能。さまざまなシステムとも連携できるため、まずは気軽に問い合わせしてみよう。

参考サイト：https://www.mjs.co.jp/products/mjslink/sales.html

CO-NECT
「CO-NECT」は、導入実績25,000社以上、利用継続率99％を誇る受発注システムだ。さまざまな業種に対応しており、誰でも簡単に活用できる使いやすい操作性が魅力。スマホやPCから簡単に受注を受けられ、受注業務を効率化できる。発注側は無料でシステムを利用できるのも特徴だ。無料のトライアルもあるため、一度試してみるとよいだろう。

参考サイト：https://biz.conct.jp/supplier/

GoQSystem
「GoQSystem」は、32,000社以上に利用されている、ECサイトの一元管理システムだ。各モールやカートと連携することで、通販業務を一括で管理することが可能。受注業務から在庫連携、売上・収支管理まであらゆる通販業務を効率化できるだろう。料金体系はシンプルで、売上が増えても月額が変わらない「定額料金」であることもポイントだ。

参考サイト：https://goqsystem.com/

まとめ

受注管理業務は、見積書の作成から在庫確認、受注伝票と注文請書作成までと業務が多岐にわたるため、紙やエクセルでの管理には手間や時間がかかる。その点、受注管理の方法として受注管理システムを導入すれば、業務が効率化やコスト削減が実現するほか、顧客満足度の向上も期待できるだろう。ここで紹介した受注管理の業務フローやおすすめの受注管理システムを参考に、自社の受注管理体制を今一度見直してみてはいかがだろうか。