自社にも取引先にも優しい電子帳票配信システム「＠Tovas」

コクヨのクラウドサービス「＠Tovas（アットトバス）」を使えば、電帳法やインボイス制度にのっとりつつ、帳票を簡単に送付できる。送付方法も電子ファイルだけでなく郵送やFAXなどからも選べるので、相手方の負担も少ない。＠Tovasを使うことでどんな良いことがあり、何を実現させられるのか。コクヨ株式会社の業務改善コンサルタント川崎伸子氏と＠Tovasサービス責任者の五十嵐浩一氏に話を伺った。

選ばれ続けて18年 コクヨの電子帳票配信システム

文房具や家具で有名なコクヨだが、その源流は帳簿にある。「帳簿が大福帳と呼ばれていた時代に、その表紙作りから創業した企業なんです。帳簿とは100年以上お付き合いがあります」（川崎氏）

＠Tovasのリリースは２００４年。さまざまなリニューアルを経て、この7月に18年目を迎えた。「先進的に時代の流れに対応してきたため、いろいろな知見が蓄積しています」と川崎氏は話す。

電帳法・インボイス制度対応を業務改善のきっかけに

企業の電帳法やインボイス制度の対応は、いまひとつ進んでいない。「私たちが取ったアンケート（※）では、電帳法に『対応完了』と答えた方は２割にも及びません。『対応中』もしくは『検討中』が約半数、『制度内容を知らない』という答えも2割以上と、あまり状況は芳しくありません。インボイス制度への対応状況はもう少しだけ明るい印象ですが、それでも苦労している企業は多いのです。現場の方に伺うと、『正直面倒くさい、やりたくない』というお声も」（川崎氏）

そんな状況にもかかわらず、法対応のウェビナーを開催すると驚くほどの参加者が集まるそうだ。

「法対応への義務感からの課題意識は一つあるでしょう。しかしそれだけでなく、『パターン化されている業務の繰り返しから解放されたい』とお考えの方も多いようです。電帳法対応をきっかけに業務のデジタル化を進めたいという想いを強く感じます」（川崎氏）

一般に、日本の経理部は優秀で真面目だ。頻繁に起こる制度変更も毎日の煩雑な業務も、「現場力」を発揮して何とか乗り越えてきた。それに対して五十嵐氏は、「日本の『現場力』をそうしたことのために使っていいのかと思いますよね。電帳法やインボイス制度をきっかけに、アウトソースやデジタル化といった方法があるんだと知ってほしいです」と話す。

「＠Tovasは、もちろん電帳法に対応しており、帳票を電子ファイルで送信し、送った帳票は電帳法に対応した形式で保存ができます。しかしそれだけでなく、むしろ本来の目的である業務改善が得意分野なんです。デジタル化は目的ではなく、あくまで、業務改善の先にあるのがデジタル化なのです」（五十嵐氏）

＠Tovasは18年間のサービス提供の中で、より本質的な業務改善につながるよう改良され続けてきた。お客様が、その力を最大限に発揮させられる仕組みが整っている。

※＜「お仕事に関するアンケート」 2022/3/2-3 コクヨ調べ＞　n=1,027
　請求書等、経理系帳票の発行業務に関わる経理部門・営業部門・情報システム部門の方

取引先に迷惑をかけずに請求の手間を削減する

＠Tovasなら、さまざまな帳票をあっという間に飛ばすことができる。今まで郵送やＦＡＸ、メールなどさまざまな方法で送信していた帳票を、＠Tovasにアップロードすれば「マウス操作だけでマルチに送付できます」と川崎氏は話す。

アップロードされたPDF、電子ファイルの形式だけでなくFAXや郵送代行で相手に届けることもできる。しかも請求書だけでなく給与明細、図面や検査結果など、さまざまな電子ファイルを送付することもできる。（※１）「お客様それぞれの使い方ができることが＠Tovasの強みです。また、帳票の送付に際しては送り先の事情もあり、どうしてもFAXはなくせないといった企業様もいらっしゃいます。取引先様に負担を強いずに済むよう、いろいろな送信手段を用意しています」と五十嵐氏は語る。

もちろんセキュリティ面でも十分な配慮がなされている。「弊社としてもセキュリティには力を入れています。国が認めた第三者機関（※2）による認証を受けており、『いつ・誰が・どこに・何を送り・どうなったか』のログを電子公証することで、ログの真実性を確保しています。もちろん全てのデータ通信は暗号化されており、ウイルスチェックも実施しているので安心してご利用ください」（川崎氏）

システム導入も簡単で、「『情報システム部を通さなくても導入できた』というお声を多く頂いております。30日間のトライアルもあるので、実際にお試しいただき納得した上でご契約いただけます」と川崎氏。直感的で分かりやすいUIにこだわっていることもあり、導入から運用までスムーズにお使いいただける。

実際、＠Tovasを活用して業務改善につなげた企業も多い。例えば150通の請求書を発行していたある企業では、「たった一人の経理担当者が、お子様もいらっしゃるのに繁忙期には休めないプレッシャーを抱えながら、毎月3日間かけて送付業務を行っていました。＠Tovasを入れたことでその作業が大幅に軽減され、予約機能もあるので、隙間時間に対応することも可能です。その会社は東京にあるのですが、今では福岡で子育てをしながらリモートで働かれています」（川崎氏）

※1 送信方法により一部条件あり　※2 日本電子公証機構

業務改善を進めるためのコクヨの手厚いサポート体制

電帳法やインボイス対応は「きっかけ」、＠Tovasは「ツール」に過ぎない。「提供する側のサポート体制が手厚いのは当たり前です」と五十嵐氏。「単なるデジタル化ではなく、このツールでどう業務改善するかを相談しながらの導入サポートなので、皆さんの目線が合い、スムーズな本番稼働を迎えることが多いですね」

「難しく考えすぎないでほしい」と川崎氏も続ける。「デジタル化などと仰々しい横文字が出てきて『プログラミングができないといけないんじゃないか』と不安にさいなまれる方も。普段から行っている業務改善と同じ感覚で、何から始めればよいのか、何をやらなくてもよいのかといった棚卸から始めましょう」

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