経費清算システムとは？導入するメリット・デメリット、経費精算システム比較7選

2022.09.30

オフィスのミカタ編集部

経費精算システムとは、経費精算を行う際、申請や承認などの業務を効率的に行うシステムのこと。業務改善の施策として導入を検討している担当者もいるのではないだろうか。今回は、経費精算システムの概要や導入するメリット・デメリットを解説する。最後に、経費精算システム7社について特徴を比較するので、導入時の参考にしてほしい。

経費精算システムとは、経費精算業務を効率化するシステム

煩雑な経費精算業務の効率化を図れるとして注目されている経費精算システム。まずは、経費精算システムの概要や基本的な機能について確認しよう。

経費精算システムの概要
そもそも、経費精算とは従業員が立て替え払いした経費を会社が支払うこと。経費の種類は、消耗品や交通費、会議費、通信費など多岐に渡り、多くの従業員を抱える企業では精算の機会も多いため、紙などのアナログな方法で管理すると、申請する側と受け取る側、両者において多大な時間や労力を要する。そこで、業務改善を図る手段として「経費精算システム」がある。

経費精算システムは、経費の申請や承認、支払いなどあらゆる業務を一括管理できるシステムのことだ。単に紙伝票やエクセルのデータをWebに置き換えるだけでなく、写真撮影機能やICカード連携による入力など、スムーズに事務処理が進むよう、機能の充実化も進んでいる。

基本的な機能
経費精算システムの基本的な機能は「ルート検索とのデータ連携」「経費申請や承認機能」「会計ソフトとのデータ連携」の3つだ。

経費精算の際、煩わしい作業の一つに交通費のデータ管理がある。同システムの基本的な機能である、ルート検索とのデータ連携は、運賃などのデータをもとに、交通費の集計が可能だ。経路情報と連携しているため、適切な経路を使い正しく申請をしているかチェックもできる。

また、経費の申請と承認時は、エクセルでの入力、印刷、押印、申請、証憑類との照合など、多くの工数と時間がかかる。同システムでは、申請側と承認側の両者がデータでのやり取りを通じて申請と承認が行える。さらに、経理担当者が処理したデータを会計ソフトや給与計算ソフトと連携することで、仕訳データの生成なども実現可能だ。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリットを、「申請者側」「経理側」「会社側」の3者の視点から詳しく解説しよう。

申請者側のメリット
申請者側にとっては、「経費の申請時間が削減できる」ことが最も大きなメリットといえる。クラウド型の経費精算システムであれば、出先でもスマートフォン上でレシートや領収書から経費申請が可能だ。SuicaやPASMOといった交通系ICカードのほか、法人向けクレジットカード、銀行APIのデータを取り込めるシステムもあるため、申請時間を大幅に短縮できる。申請者にとっては、経費申請は本来の業務とは別で対応しなけれならず、煩わしいと感じる人も多い。申請業務が簡略化されれば、申請を後回しにするといった事態なども防げるだろう。

経理側のメリット
経理側にとっては「承認のプロセスがスムーズに行えること」が期待できる。同システムの導入により、申請状況をWeb上で一元的に把握できるため、承認業務もスムーズだ。また、紙を使った申請と承認の場合、入力ミスの指摘や申請の催促などは申請者のもとへ出向く必要があるが、システムを導入すればクラウド上で全ての対応を行える。会計ソフトと連携すれば精算業務と振込業務を一体化でき、精算業務を遅滞なく進めることも可能だ。

会社側のメリット
会社側は、「コスト削減と内部統制の強化」の効果も期待できる。同システムのワークフロー機能を活用すれば、業務プロセスが可視化され、経費管理や検索にかかる労力や事務処理にかかるコストを大幅に削減できる。また、システムでの一括管理は、不正や不備の防止にも役立つため、内部統制の強化につながるだろう。

経費精算システム導入のデメリット

メリットが大きい経費精算システムだが、導入によって注意すべきデメリットは、「電子化のリスク」「導入コスト」「社内規定やフローの変更」の3点だ。

経費精算システムの活用は、情報を電子化するため、情報漏えいのリスクがゼロとは言い切れない。そのため、リスク回避を意識しておく必要がある。導入するシステムが、プライバシーマークや暗号化通信を導入しているかを事前にチェックしておこう。また、同システムの導入時は、初期費用と利用料金といったコストが発生する。サービス内容によって機能や料金はさまざまなため、どのような業務を効率化したいのか洗い出しを行った上で、サービス検討しておくことが大切だ。

さらに、導入時はクラウド利用を前提とした社内規定やフローの変更が必要となる。利用方法の説明会などの開催も必要になるだろう。社内の業務フローの変更時には、混乱が起こることも想定されるため、サポート体制が充実しているサービスを選定するのも一つの対策だ。

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経費精算システム比較7社

最後に、経費精算システム7社について特徴を紹介する。サービス選定時の参考に確認してほしい。

経費BankⅡ（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が運営する「経費BankⅡ」は、社内で発生する多様な経費精算の申請や承認、その後の経理処理までの全てをWeb上で完結できるクラウド経費精算システムだ。初期費用は発生せず、月額利用料は5IDで1,500円からとなる。少人数の中小企業などの場合、低コストから利用できる安心の料金設定だといえるだろう。

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rakumoケイヒ（rakumo 株式会社）
「rakumoケイヒ」は、rakumo株式会社が運営するクラウド型経費精算システムだ。スケジューラーと連携して、経費や交通費精算が自動計算されるため、煩わしい設定などが不要で利用できる。30日間の無料トライアル期間を設けており、実際のデータを試せる以外にも、展開するほかの事業との組み合わせで、よりお得に活用できるプランも提供している。

公式HP：『rakumoケイヒ』

ジョブカン経費精算（株式会社 DONUTS）
株式会社DONUTSが運営する「ジョブカン経費精算」は、シリーズ累計導入実績15万社にのぼるクラウド型経費精算システムとなる。同サービスでは、交通費精算はもちろん、仕訳データやFBデータの作成、申請内容に応じた経路分岐が可能だ。初期費用やサポート費用はかからず、1ユーザーあたり月400円から利用できる料金体系は業界最安値となる。

公式HP：『ジョブカン経費精算』

マネーフォワードクラウド経費（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド経費」は、株式会社マネーフォワードが運営するクラウド型の経費精算システムだ。中小企業から大手企業まで、経費精算におけるさまざまな課題を抱えている企業に対応しており、効率化したい業務に応じたサポートを得意としている。従業員が50名以下の場合は、1カ月の無料トライアルを用意しているため、使用感を確認するのもおすすめだ。

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楽楽精算（株式会社ラクス）
株式会社ラクスがサービス提供する「楽楽精算」は、現在10,000社以上に導入されている業界でも指折りの経費精算システムだ。導入初期は、専任スタッフによる電話やメールのほか、各種マニュアルや設定方法をまとめたサポートサイトも用意されるなど、サポートも充実している。料金シミュレーションを活用して詳しい料金内容を確認しておくと、全体にかかるコストが把握しやすいだろう。

公式HP：『楽楽精算』

TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
「TOKIUM経費精算（旧RECEIPT POST）」は、株式会社TOKIUMが提供する経費精算システムツールだ。スマートフォンアプリで経費精算が可能なため、リモートワークや移動の多い社員も活用しやすく、煩わしい清算業務を飛躍的に改善できる。基本料金は2プランからなり、必要なサービス内容に応じた選択が可能だ。

公式HP：『TOKIUM経費精算』

Concur Expense（株式会社コンカー）
株式会社コンカーが提供する「Concur Expense」は、タクシー配車アプリや出張手配アプリ、PayPayなど豊富な外部サービスと連携できる経費精算システムとなる。経費や交通費、交際費の申請、承認はスキマ時間にスマートフォンで完了し、間接費業務からDX化を実現する取り組みを進めている。

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まとめ　

経費精算システムは、経費精算に必要な業務を効率よく進めるためのクラウド型のシステムのことだ。事業活動を進めるにあたって経費処理はつきものであるため、申請や管理などに課題を感じている事業者も少なくないだろう。今回紹介した、経費精算システムのメリット・デメリットを十分理解した上で、自社の課題を改善できるサービスの導入を検討しよう。