マイナンバー管理システムを徹底比較｜主要おすすめサービスを紹介

マイナンバー制度のスタートに伴い、企業においても従業員のマイナンバー管理を行う必要性が出てきた。マイナンバーによって各種手続きが簡単に行えるようになる一方で、マイナンバーの厳重な管理に頭を悩ませている企業も多いのではないだろうか。この記事では、適正かつ効率的な管理に役立つマイナンバー管理システムを紹介する。主要なシステムの比較を中心に、選び方のポイントなども紹介するのでぜひ参考にしてほしい。

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安全管理措置を効率的に支援するマイナンバー管理システム

まずは、バックオフィス担当者として押さえておきたい、マイナンバー制度の概要から見ていこう。

2016年から運用がスタートしたマイナンバー制度
2016年のマイナンバー制度の開始に伴い、企業には官公庁や自治体に提出する書類にマイナンバーを記載することが義務付けられた。それと同時に、マイナンバーを適切に管理することも求められている。
漏洩等の事故を防ぎ、不適切に使用されることがないよう、基本方針や取扱規定等を策定することに加え、ガイドラインに沿った安全管理措置を講じるよう定められている。このガイドラインに沿って、マイナンバーの収集・保管・利用・破棄ができるようになっているのがマイナンバー管理システムだ。

企業におけるマイナンバー管理の安全管理措置
マイナンバーは重要な個人情報となるため、ガイドラインでは「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」とあらゆる面から対策を講じるよう定められている。コンプライアンスを遵守して安全に運用するのは、負担が大きいと言える。

以下の記事では、安全管理措置の内容などについて詳しく解説している。ぜひあわせて一読してほしい。

●内部リンク
企業が行うマイナンバー管理とは？安全管理措置とシステム活用のメリットなどを解説

企業におけるマイナンバー管理の取り扱いの注意点

従業員のマイナンバーを管理するにあたって、これまで利用していた従業員データベースに項目を追加する方法を真っ先に思い浮かべる人は多いだろう。しかし、この方法では違反となる危険性となる可能性が高い。マイナンバーを含んだデータベースは特定個人情報ファイルとして扱われるため、税務や社会保障といった特定の目的以外で使用することは認められていないためだ。実質的にマイナンバーを含んだ特定個人情報ファイルは分ける必要が出てくることに注意してほしい。また万が一、従業員が故意に流出させるなどした場合には、事業者も刑罰に課せられる可能性があるため、企業は万全な対策を期する必要がある。

マイナンバー管理システム比較の選び方のポイント

ここまで紹介してきたように、十分な安全対策を講じながらマイナンバーを管理していくのは企業にとって大きな負担となるだろう。そこで活用したいのがマイナンバー管理システムだ。ここでは、マイナンバー管理システムを導入する際の比較のポイントを紹介する。

収集方法
マイナンバーの収集方法は、システムによっていくつかの種類がある。自社が運用しやすい方法を選択しよう。
・ID/パスワード型：各自がID/パスワードを使ってシステムにログインし、直接収集する方法
・画面入力型：マイナンバー収集のリクエストメールを送信し、情報を入力してもらう方法
・ワンタイムURL型：ワンタイムURLを共有し、マイナンバーを提出してもらう方法

反映方法
マイナンバーが必要な社会保障等の書類への反映方法も選定時の大きなポイントだ。CSVで出力し、手動でアップロードするのか、API連携から自動で反映できるかによって、担当者の手間は変わってくる。

管理方法
マイナンバー管理システムには、マイナンバー管理に特化したシステムと、労務管理システムの一機能としてマイナンバー管理が組み込まれているものがある。労務管理全般の効率化を図るのか、利用中の労務管理システムを活用するのか、自社の目的に合ったものを選ぼう。

主要なマイナンバー管理システム比較6選

ここからは、主要なマイナンバー管理システムを紹介していく。まずは一覧で紹介するので、自社に合うものを絞り込んでいこう。

主なマイナンバー管理システムの強み

次に、上記で取り上げたサービスを1つずつ詳しく紹介していこう。

高度なセキュリティ環境のマイナクラウド
「マイナクラウド」は高度なセキュリティ機能が特徴の単独型マイナンバー管理システムだ。収集・保管・利用・破棄の一連のフローに対応しており、物理的安全管理措置と技術的安全管理措置のガイドラインにも対応している。漏洩リスクの軽減に重点を置きたい企業に適したシステムと言える。少人数からでも導入しやすいプラン設計になっている点も魅力だ。

オンプレミス型・BPOも選べるMJSマイナンバー
「MSJマイナンバー」はERPシステムなどを開発するMSJ提供の単独型マイナンバー管理システムだ。マイナンバーを業務システムで保持することなく管理でき、ガイドラインに準拠した運用が可能だ。クラウド型の他にオンプレミス型も用意されているため、セキュリティレベルの高い企業でも導入が可能。また、サポートが充実しており、BPOサービスが用意されている点も他にはない特徴だ。

API連携が便利なマネーフォワード クラウドマイナンバー
単独型のマイナンバー管理システムの中でも機能が充実しており、利便性が高いのが特徴の「マネーフォワード クラウドマイナンバー」。収集方法が2種類から選べる上、収集相手に応じて必要な本人確認書類を提案してくれるなど使い勝手が良い。また、マネーフォワードシリーズと連携ができる点も魅力的だ。

マルチデバイス対応で手間なく簡単なHRBrain 労務管理
2,000社以上に導入されている「HRBrain 労務管理」は、マイナンバー管理にも対応。入退社手続や、年末調整といった労務管理をまとめて効率化できる。マルチデバイスで必要な情報を従業員から直接回収できるため、運用の手間もかからない。

マイナンバーに関わる管理者を制限できるfreee人事労務
「freee人事労務」もマイナンバー管理に対応しており、簡単・低コストで安全管理措置に則った管理が可能だ。収集したマイナンバーは金融機関と同レベルの通信で暗号化されており、閲覧できるのは担当者のみ。また、freeeの会計システムや人事労務システムと連携して、必要書類に自動で反映される。

マイナンバーの閲覧履歴は監査ログが残るSmartHR
「SmartHR」は、管理担当者・従業員双方の負担を軽減しながら安全にマイナンバーを管理することが可能。従業員はスマートフォンから簡単にマイナンバーを登録でき、収集したデータは暗号化や監査ログによって、安全性を担保。また、システム連携が充実しているため、運用のしやすさも抜群だ。

まとめ

マイナンバー管理は、大切な従業員の個人情報と企業の信頼を守るものであり、万全な安全対策が欠かせない。しかし、企業が単独でガイドラインに沿った安全管理措置を講じていくには大きな負担がかかるため、今回ご紹介したマイナンバー管理システムをぜひ活用しよう。導入前には自社に適したシステムを十分に見極めて、安心して運用できる体制を整えてほしい。

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