契約書管理システムの目的とは？管理・運用を効率化する方法

企業の法務担当者など日々多くの契約書の締結や管理を行う担当者は、契約書管理を適切かつ効率的に管理したいと考えることもあるだろう。今回は、契約書管理の重要性ややり方と、効率的に管理を行うためのクラウドツール活用のメリットなどを解説する。

目次

●契約書管理をやらないとどうなる？その目的や重要性
●企業における、契約書管理にまつわる3つの課題
●どのような状態なら適切に「契約書管理」が行われているのか
●契約書管理はどう行う？運用方法とステップ
●電子契約での契約書管理の「システム」を導入するメリット
●バックオフィスのDXとして「IT導入補助金2023」の対象にも

契約書管理をやらないとどうなる？その目的や重要性

企業間等における取引の際に結ばれる「契約」において、その内容を証明するために締結されるのが「契約書」だ。契約書は、契約締結後も適切に管理する必要があるが、その重要性を把握しないままでいると、さまざまなリスクが生じる。ここでは、契約書の管理がなぜ重要なのか、リスクマネジメントと業務効率の向上の点からみていこう。

リスクマネジメント
契約書の管理は、リスクを回避するためのリスクマネジメントという意義がある。契約書にはさまざまな条件（ルール）が記載されており、それに基づいて取引を行う。万が一、取引相手との間で契約違反によるトラブルが生じた場合は、契約違反であることを示して損害賠償の請求や契約解除などにより、自社を守ることができるのが契約書の重要な役割だ。

もしも契約書管理を怠っていた場合、トラブルが起きたとしても契約書を確認できない、取引先に違反していることを示せない、違反していること自体に気づけない、などということもあり得る。これにより、自社が不利益を被るといったリスクが生じる。

また、契約書管理が不十分の場合は、契約書の破損や紛失、部外者への情報流出にもつながってしまう。

業務効率の向上
契約書を管理することで、リスク回避だけでなく社内の業務効率化につながることも期待できる。契約書のフォーマットや内容は取引先ごとに異なり、紙媒体やPDFファイルなどのさまざまな形式で保管している企業も多いだろう。保管場所や保管のためのルールが社内で統一されていないと、過去の契約の確認に時間や工数が多くかかり、業務効率を下げてしまう。契約書を適切に管理することで社内での情報共有が可能となり、契約内容を確認し営業できるので、売上の向上につながる可能性もある。

企業における、契約書管理にまつわる3つの課題

社内での契約書管理における課題として、以下の3つが挙げられる。

1つ目は、「契約書がバラバラに管理され、情報が共有されていない」という点だ。営業担当者や経理担当者、法務担当者などがそれぞれに契約書を管理している場合、どこにどのような契約書があるのかが不明となり、必要なときに情報を得ることが難しくなる。

2つ目は、「契約書の期限切れ」の課題だ。契約書が適切に管理できていないと、契約書の期限に気づかず、既に期間が切れていたということも生じる。

最後に「契約書へのアクセス」に関する課題だ。契約書は情報漏えいが起きないよう、厳重に管理する必要があり、閲覧が制限されていることも多い。契約書へのアクセス権限がない場合、確認したいのにできないという事態が起こりうる。また、反対に誰でもアクセスができてしまうと、情報が流出してしまう危険性もある。

どのような状態なら適切に「契約書管理」が行われているのか

社内における、契約書の理想的な管理状況についてみていこう。

1.契約書情報が共有可能な状態
実際に契約のやり取りを行う担当者だけでなく、契約書の内容に関してチェックや承認を行う上司や経理や法務担当者などとの情報共有がすぐに行える状態が望ましい。担当者・上司間や部署をまたいで契約書情報を共有可能な状態にできると、作成、確認、承認といったフローを円滑に行える。また、過去の契約書の参照や確認が容易になり、社内のナレッジとして活用できる状態になる。

2.契約書のライフサイクル管理が行える状態
契約書には、それぞれに契約期間が規定されている。契約書の条件によって、期限が過ぎたら契約が自動更新されるものもあれば、契約自体が解除になることもある。契約書に記載してある契約期限を管理し、必要に応じて対応ができるようにするのが理想的だ。

3.契約書へのアクセス権限が設定できる状態
契約書の内容は、担当者が必要に応じて確認できる状態にしておく必要がある一方で、誰もが閲覧できるオープンなスペースに保存しておくと、情報漏えいのリスクが高まる。これらの相反する課題を解決するには、契約書を電子データとして、保管・管理するのが望ましい。電子化したファイルに閲覧制限を設定することで、契約書の紛失や流出を防ぎつつ、必要なときに担当者が確認することができる状態となる。

契約書管理はどう行う？運用方法とステップ

契約書管理で重要なのが、ルールや仕組みを作り全社的に適用すること。ルールや仕組みが定着すれば、その後は適切に運用できているのか確認するのみとなるため、運用段階においては作業の手間はあまり発生しない。ここからは運用方法とステップを解説していく。

<ステップ1>契約書管理の管轄部門・担当者の策定
ステップ1として重要なことは、契約書を管理する管轄部門や担当者決めだ。契約書管理を適切に運用するためには、それに特化した組織作りが欠かせない。ただし、管理の適任者は企業規模や組織フェーズなどによって異なる。どの部門が中心となって管理業務を行うのかが決まったら、契約書管理の目的やゴールを明確にしよう。管理を徹底することでどのような効果があるのかを全社に共有し、理解を促す必要がある。

<ステップ2>契約書管理台帳の作成
契約書管理の管轄部門や担当者の策定を終えたら、管理体制を作っていく。そのために「契約書管理台帳」の作成を行おう。契約書管理台帳とは、契約書のデータや契約内容、保管場所などを管理する帳簿のこと。Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで作成できるが、システムを活用すると効率的だ。独自に作成する際は、以下のような項目を入れると管理しやすい。

・契約書分類
・契約名
・契約番号
・締結先名
・取引先担当者
・社内担当者
・契約締結日時
・契約解除通告期限
・原本保管場所

<ステップ3>現時点で保管されている契約書の棚卸・台帳登録
ステップ3として、現時点で保管されている契約書の棚卸しを行い、契約書管理台帳に登録する必要がある。棚卸しの際は、契約書の内容を確認し、契約書管理台帳に登録していくが、過去の契約書が多い場合は時間がかかってしまい、担当者に負担がかかる。確認する項目を決めておき、優先的に台帳へ登録をする方法もある。

運用段階でも、新しい契約書の中に台帳に適切に反映されていないものがないか、定期的に棚卸しを行う必要がある。

電子契約での契約書管理の「システム」を導入するメリット

ここでは上記で解説してきた契約書管理について、新たに「システム」を導入することでどのようなメリットがあるのかを3つに分けて紹介していく。

契約書の締結スピードがあがる
紙の契約書で締結をする場合、記名や押印のほかに郵送・返送の時間がかかる。しかし、電子契約の場合は電子署名・押印など全てシステム上で完結できるため、急ぎの場合でも対応が可能になる。

データの紛失リスク削減などコンプライアンスの強化ができる
紙の契約書を保管する場合、スペースの確保やファイリングなどを行い適切に管理しなければならず、紛失のリスクが考えられる。ExcelやWordで管理していても誤って削除してしまうというようなケースもあるだろう。しかし、システムを導入することでこのような人的ミスの削減が可能だ。

そのほかに、閲覧権限機能を使えば関係者以外に閲覧制限をかけることができるため、情報漏えいリスクの低下につながるだろう。

契約書の検索や閲覧がしやすい状態での一元管理が可能
紙で契約書を保存していると、必要になった際に探し出す手間がかかってしまう。しかし、クラウド上に一元管理しておくことで、検索機能を使用し該当データにすぐにアクセスすることが可能だ。

バックオフィスのDXとして「IT導入補助金2023」の活用も検討に

「IT導入補助金2023」（https://www.it-hojo.jp/）とは、小規模事業者や中小企業などが、自社の売り上げ向上や業務効率化に向けてITツールを導入する際に活用できる補助金制度だ。

例えば、下記プレスリリースで契約書管理クラウドサービス「Hubble」が対象ツールに認定されているように、認定対象のツールの導入についての補助金がでる仕組みとなっている。

【IT導入補助金2023】契約書管理クラウドサービス「Hubble」が対象ツールに認定

システムの導入にあたり予算に懸念があるという場合には、このような補助金制度を活用した導入も検討してみてほしい。

まとめ

契約書管理とは、社内にある契約書の情報を集約し、必要に応じて閲覧・活用できる状態にすることや、契約期限などのライフサイクルを適切に管理することだ。契約書管理を適切に行うためには、管理の中心となる部門を決定し、他部門を巻き込んでルールや体制を整備することが重要となる。

以下 のページでは、契約書管理のシステム比較や資料一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあったクラウドツールを活用した契約書管理を行ってみてはいかがだろうか。

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