契約書管理システムとは？2023年版のおすすめサービス11選

契約書管理システムとは、契約書を適切に管理するためのシステムのこと。紙媒体やPDFなどさまざまな状態で社内にちらばっている契約書を、システムを導入して一元化し管理しやすくしたい企業の担当者もいるのではないだろうか。今回は、契約書管理システムの概要とシステムの選定ポイント、おすすめのシステムなどを解説する。

目次

●契約書管理システムとは？
●契約書管理システムの種類
●契約書管理システムを選ぶポイント
●契約書管理システムにあると便利なオプション機能や導入のメリット
●2023年12月までに電子帳簿保存法に基づく整備も急務
●おすすめの契約書管理システム11選

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、契約書を適切に管理するためのシステムのこと。契約書の締結後はセキュリティ面に配慮しつつ、必要なときに確認や参照しやすいよう、社内で一元的に管理するのが理想だ。契約書管理システムは、契約書の「入力」「検索」「更新期限通知」など、管理に必要となる便利な機能を備えている。契約書管理システムを活用すれば、「データベース化に時間や手間を要する」「契約書の検索に時間がかかる」「更新期限を見逃してしまうことがある」といった、Excelの管理台帳や専用のシステムなどを利用した、従来の管理方法で生じていた課題を解決できる。

契約書管理システムの種類

契約管理システムはさまざまな種類があるが、大きく2つに分けられる。

《タイプ1》契約書のデータ管理がメインのタイプ
従来通りに保管していた紙の契約書をデータ化することで、契約書の検索や期限の管理が得意なシステムだ。膨大な契約書の処理に課題を感じている企業に向いている。

《タイプ2》 電子契約メインのタイプ
主なサービスが電子契約システムで、そのオプションに契約書管理の機能があるサービスもある。このタイプは、これから契約業務を全般的にDX化していきたい企業向けとなる。

データ管理がメインのシステムはコストがかさむ傾向があるため、契約件数自体はそれほど多くないがデータ化を進めていきたい場合は、電子契約タイプのシステムを導入するのがよいだろう。

契約書管理システムを選ぶポイント

契約書管理システムの選定ポイントとして、以下の項目を確認しよう。

契約のライフサイクル管理が可能か
契約締結までには、契約書の作成、交渉、レビュー、承認といったさまざまなフローがある。締結後も更新や変更、保存など契約書の適切な管理が必要だ。そのため、システム選定時は契約書の作成から管理までの「ライフサイクル」管理機能があるかどうかが重要なポイントとなる。

媒体にかかわらず、一元管理ができるか
契約書がどのような媒体であっても、一元管理が行えるかも重要な視点だ。紙媒体の契約書は書庫、電子契約書はクラウドなど、それぞれの契約書を異なる場所で保管していると、必要な時に探し出せないという問題が生じる。PDFや紙、電子媒体といった形式の違いや契約部署をまたいでも、社内で分断されている契約情報を一元化して管理ができるかを確認しよう。

契約書にまつわる関連書類との連携性
契約書には、さまざまな付随情報がある。例えば、企業間取引に関する書類なら「企画書」や「見積書」、「会社情報」などが挙げられる。

契約にまつわる付随情報は、契約書管理システム以外の多くのツールを通してやり取りされているため、ツールや部署ごとで情報が分断されていることが多い。そのため、契約に付随する情報を管理しているシステムとの相互性・連携性を確認しながらシステムを選びたい。

その他にも、システムの操作性やセキュリティ、サポート体制の充実度なども選定ポイントとしてチェックしたい。

契約書管理システムにあると便利なオプション機能や導入のメリット

契約書管理システムには様々な機能が搭載されている。ここでは目的に沿ってそれぞれの機能の特徴を解説していく。

手書きや紙書類の扱いが多い企業に便利なスキャン・電子データのAI-OCR機能
AI-OCR機能とは、手書きや紙の書類をスキャンすることでデータ化できる機能だ。手作業でのデータ入力が不要になるため、人件費削減やデータ化の精度向上につながる。

既に電子化しなければならない紙の書類が多い場合や、取引先がデータ対応していない場合などにおすすめだ。

定形での契約のやり取りが多い企業に便利なテンプレート機能

自社の契約書のフォーマットが定まっている場合、テンプレート機能が搭載されているサービスを選ぶと良い。

使用頻度が高い雛形をテンプレートとして登録しておくことで、契約書の作成時間削減やミスの防止を実現できる。

freeeサインは、弁護士監修のもと、契約の作成から締結、管理までをオンラインで完結できる電子サービス。検索や有効期限通知などの便利な機能があるほか、最新のセキュリティ技術の導入や、充実したサポート体制がある。

組織での承認フローがあり機密書類を扱う企業に便利なワークフロー・権限設定機能
現状社内で契約書送付までに承認フローがある場合、ワークフロー・権限設定機能が活用できる。承認者を複数設定しステップを設けることで、未承認の契約書の誤送付を防ぐことができる。

また、閲覧・編集権限を設定することで、機密性の高い書類を関係者以外に情報の共有を防止することも可能だ。

営業活動での活用や販促での契約が多い企業に便利なCRM／RPA連携機能

営業や販促での顧客情報を活用したい場合や、契約から管理までのフローを円滑に整備したい場合には、CRM／RPA連携機能が必須だ。

連携先のツールに契約書を自動でアップロード・登録が可能なため、各案件を適切に管理できるだろう。

2023年12月までに電子帳簿保存法に基づく整備も急務

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、契約書などの電子取引を行ったデータを紙ではなく電子データとして保存することが義務付けられたが、2023年12月31日までは猶予期間として従来通りの紙での保存も認められている。

ただし、2024年1月1日以降に行われる電子取引については、対象の書類の電子データ保存が義務付けられているため、紙から電子への保存に全て移行しなければならない。

この猶予期間を用いて、社内の現状を把握した上でワークフローを整備し電子データ保存義務化へ対応できるように準備を進める必要がある。

次の章ではおすすめの契約書管理システムについて紹介していくので、この移行期間に導入するシステム選びの参考にしてみてほしい。

おすすめの契約書管理システム11選

おすすめの契約管理システム11選を紹介する。

freeeサイン（株式会社サイトビジット）

●特徴
・契約書の作成～管理までを幅広くサポート
・充実のセキュリティ
・Googleドキュメントを利用し、テンプレートや下書きの編集が可能

freeeサインは、弁護士監修のもと、契約の作成から締結、管理までをオンラインで完結できる電子サービス。検索や有効期限通知などの便利な機能があるほか、最新のセキュリティ技術の導入や、充実したサポート体制がある。

●料金プラン（法人向け）
【Lightプラン】月額4,980円
【Light Plusプラン】月額19,800円
【Pro/Pro Plusプラン】月額50,000円～
【無料プラン】有

●URL
https://www.freee.co.jp/sign/

ContractS CLM（ContractS株式会社）

●特徴
・契約書作成レビュー、承認、締結、締結後の管理まで、契約業務をワンプラットフォームで最適化
・法務相談の内容を契約書に紐付けて管理するため、チームや部署を超えた連携が容易
・契約プロセスを可視化し、契約に関わるコンプライアンスリスクを回避

ContractS CLMは、契約業務に関する全ての業務をワンストップで行える、契約書管理システム。契約ライフサイクル管理を実現し、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理といった、契約にまつわる業務を集約し、契約業務の最適化ができる。

●料金プラン
要問い合わせ

●URL
https://www.contracts.co.jp/

LegalForceキャビネ（株式会社LegalForce）

●特徴
・AIにより契約管理を自動化、効率化
・契約書に潜むリスクを管理し、締結後の監視体制を構築

LegalForceキャビネは、締結済みの契約書を簡単・スピーディにデータ化し管理できるAI契約書管理システム。AIが契約情報を自動抽出して管理台帳を作成できるほか、全文検索機能や柔軟な権限設定ができる。

●料金プラン
要問い合わせ

●URL
https:https://legalforce-cloud.com/cabinet

クラウドサインSCAN（弁護士ドットコム株式会社）

●特徴
・紙の契約書のスキャンから情報入力、データのインポートまでを代行
・契約書の検索や日付管理などの契約書管理が可能

クラウドサインSCANは、電子契約サービス「クラウドサイン」の関連サービスの1つ。紙の契約書のスキャンから情報入力、承認、データのインポートまで行える。また、Salesforceやサイボウズなどの外部サービスをAPIで連携することにより、社内稟議のワークフローと契約締結業務の連携が可能。

●料金プラン
【Light】月額10,000円
【Corporate】月額 28,000円
【Enterprise】要問い合わせ

●URL
https://www.cloudsign.jp/related/scan/

ofigo契約書管理（株式会社CTJ）

●特徴
・わかりやすい画面で、操作性がいい
・自由な属性設定で多彩な情報管理ができる
・IT導入補助金の対象

Ofigo契約書管理Fácilは、わかりやすい操作画面で簡単に契約書管理が行えるのが特徴。凡用的な管理項目を用意し、1件の契約データは複数の属性で構成されている。

●料金プラン
要問い合わせ

●URL
https://keiyakushokanri.jp/

LAWGUE（FRAIM株式会社）

●特徴
・契約書作成におけるノウハウやナレッジを見える化し共有できる
・誰もが探している文書に簡単にたどり着ける、検索システムとデータベースを構築
・契約文書のほか規定や特許文書もチェック可能

LAWGUEは、契約書の他にも、企業が取り扱う数多くの文書に対応する文書管理システム。規程類や仕様書、その他特許文書やIR文書、議事録、プレスリリースの文案作成、さらに社内規定の作成から校正、管理まで行える。AIを用いた編集作業の効率化により、契約書の作成・レビューにかかる時間を大幅に削減できる。

●料金プラン
要問い合わせ

●URL
https://lawgue.com/

wan-sign（株式会社ワンビシアーカイブズ）

●特徴
・官公庁・金融機関などにも採用されるセキュリティ基準
・電子帳簿保存法や電子署名法などに準拠した、独自の電子証明書の発行による電子契約の締結が可能

医療分野の検体保管サービスを行う株式会社ワンビシアーカイブズが提供するwan-signは、厳しいセキュリティ基準が求められる金融機関や官公庁における文書管理システムを多数保有。同社が所有するデータセンターを使ったサービスの提供とデータの保全体制を構築しているなどの、セキュリティ体制に強みがある。

●料金体系
以下参照
料金 | 電子契約サービス「WAN-Sign」 | 株式会社ワンビシアーカイブズ

●URL
https://www.wanbishi.co.jp/econtract/

BtoBプラットフォーム契約書（株式会社インフォマート）

●特徴
・契約書だけでなく、見積・契約・受発注・請求を同一IDに紐付けてで管理できる
・ワークフローシステムで、契約書の管理だけでなく承認や社内承認などもできる

BtoBプラットフォーム契約書は、電子契約や契約書管理の基本的な機能から、ワークフローシステムとの連携により、見積・契約・受発注などの書類もまとめて管理が可能。

●料金プラン
【シルバープラン】月額料金10,000円～
【ゴールドプラン】月額料金30,000円～
※無料プランあり

●URL
https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp


鈴与の文書管理システム（鈴与株式会社）

●特徴
・契約書作成・リーガルチェック機能・電子契約機能が利用可能
・契約書のほか、稟議書、許認可書類、株主総会議事録、取締役会議事録などのさまざまな文書の管理に対応

鈴与の文書管理システムは、電子契約の締結機能や期日管理に特化した機能を備えた、クラウド型の文書管理システム。契約書や稟議書、許認可書類など、企業活動で生じる文書の管理に利用することが可能だ。

●料金プラン
要問い合わせ

●URL
https://www.document.suzuyo.co.jp/service/bunsho_system

invoiceAgent（ウイングアーク1st株式会社）

●特徴
・高精度な認識率で文書のデータ化を実施
・読み取る文書に合わせ5つのAI OCRエンジンの中から最適なものを選択可能
・AI OCRはクラウド型とオンプレミス型から選択可能

invoiceAgentはAI OCR、文書管理、電子取引や電子契約の機能などを備え、帳票の最適化を実現する電子帳票プラットフォーム。紙の書類をデータ化し自動仕分けし取引に紐づく文書の一元管理が可能で、今まで管理のために必要だった作業が削減できる。

●料金プラン
invoiceAgent 文書管理　Entry：初期費用0円＋月額30,000円/10ユーザー～
invoiceAgent AI OCR Entry　 ：初期費用0円＋月額30,000円～（クラウド型）
　　　　　　　 　　　　　　　月額250,000円～（オンプレミス型）
●URL
https://www.wingarc.com/product/ia/index.html

変更履歴：ブランド名変更により、一部修正いたしました（2023年10月4日　16:15）

My quick（インフォコム株式会社 （INFOCOM CORPORATION））

●特徴
・資料の保管から、記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応
・電子契約サービスと連携して、完全ペーパーレスな契約管理を実現
・AzureADと連携して、IDやパスワード管理が不要

My quickは、クラウドサインとの連携により電子契約された契約文書の管理やAzureADと連携することでIDやパスワード管理からシングルサインオンが可能。30日前、1年経過、ファイル登録なしなど、さまざま条件を設定し、条件に一致した文書を知らせるアラートを自動的でメール配信でき、作業漏れを防ぐことができる。

●料金プラン
初期費用300,000円/契約＋月額使用料40,000円/月（税抜）
※オプション利用料金有

●URL
https://www.myquick.jp/

まとめ

契約書管理システムを導入すると、さまざまな契約書が一元化できるため、検索の手間が省け、活用促進につながる。システムを選定するときは、契約書のライフサイクル管理が行えるか。付随する情報などとの紐付けが行えるかなども検討しよう。契約書を定期的に棚卸しすることで期限を超過する前に気づけたり、保管場所がわからず探す手間がかかったりといったことも防げる。

なお、以下 のページでは、契約書管理のシステム比較や資料一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあったクラウドツールを活用した契約書管理を行ってみてはいかがだろうか。

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