総務が始める働く場所改革！ 働く場所の多様化による生産性向上とオフィスプランの最適化とは
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コロナ禍でのリモートワーク拡大を経て多様な働き方が広まっているが、外出先の働く場所の確保や出社時の会議室確保問題など、従業員の“働く場所”に課題を持つ企業は多い。さらに求職者も柔軟な働き方を求めており、人材確保のためにも自社のメンバーが柔軟に働ける環境を整えることは不可欠だ。
そこで今回は、全国の仕事場を検索・予約できるサービス「droppin」を提供するNTTコミュニケーションズ株式会社に取材。実際に利用する人はもちろん、導入企業の総務担当者にとっても複数のメリットがあるという「droppin」について、同社 プラットフォームサービス本部 コミュニケーション＆アプリケーションサービス部 第二サービス部門の大澤樹希氏に話しを伺った。
これからはハイブリッドな働き方が加速する
──コロナ禍を経て、人々の働き方は大きく変化しました。この「働く環境の変化」をどのように捉えていますか。
コロナ禍は緊急事態宣言などの影響もあり、リモートワークが主流だった一方、コロナ禍以降は出社や訪問が戻ってきて、対面での商談や、Web会議など、そのときごとに最適な働く場所を組み合わせる効率的な働き方が進んでいます。今後もリモートワークによる効率化を継続しつつ、いざというときは対面で顔を合わせてディスカッションするなどハイブリッドな働き方が加速していくと考えており、弊社もそのような働き方を実践しています。
──リモートと対面を融合させたハイブリッドな働き方のメリットを教えてください。
メリットはWeb会議が浸透したことで、時間を効率的に使えることです。以前はアポイントが1日に2つ入っているだけで、その日の予定が埋まってしまう状況でした。Web会議を活用すれば、より多くの商談や打ち合わせを行うことが可能です。私もお客様訪問をした後すぐに、近くのコワーキングスペースなどでWeb会議を行い、業務を効率的に進めています。
──その一方で、デメリットもありますか。
Web会議などによる効率化が進んだ反面、外出時や出張時でも働く場所の確保に気を使わなければならなくなりました。特に外出が多い営業担当者が出先でWeb会議などができる場所の確保に苦慮されているということや、管理職の方が出張時に緊急のWeb会議が入って場所の確保に困ったというお話を度々お聞きします。
「droppin」の全国800カ所の仕事場で柔軟な働き方を実現
──その“働く場所探し問題”を解決するのが「droppin」というわけですね。まずはサービスの内容を教えてください。
「droppin」はスマートフォンのアプリからコワーキングスペースや個室ボックス、会議室などの仕事場を横断的に検索して予約・利用できるサービスです。
Webサイトから申し込むことで即日利用が可能で、従業員は管理者から招待メールを受け取り、アプリをダウンロードするとすぐに使えます。使いたい場所や設備状況などで検索して予約し、使用時のチェックインとチェックアウトもアプリで完結します。初期費用や月額費用などの固定費は無料なので、スペースを利用した分だけの支払いで済み導入ハードルも低いサービスです。
──「droppin」の強みは、どんな点になりますか。
“拠点数とエリア”です。現在は全国38都道府県800カ所以上の仕事場が登録されていて、業界でも最大規模の拠点数です。セキュリティー面でも安心してご利用いただける個室ボックスだけでも350カ所ほどあります。空港や新幹線の駅にもあるので、出張の合間にも利用できます。また、100名以上入るような会議室もあり、セミナーや研修を行う際にもご利用いただいていますね。拠点数はどんどん増加していて、1000カ所以上、47都道府県に設置を目指しています。
総務担当者と利用者の双方にメリット
──さまざまなシーンで活用できそうな「droppin」ですが、総務担当者にとってのメリットをうかがえますか。
全国で会議室や個室を使いたいとなると、総務担当者は個別の事象者との契約や管理の手間が発生しますが、「droppin」をご利用いただければ全国800カ所以上の個室や会議室を使えるので契約や管理も一本化できます。また、従業員がコワーキングスペースやカフェを利用したときには、本人が費用を立て替えておいて、後から経理に申請するという企業も多いと思います。「droppin」を使えば、従業員は都度、支払いをする必要がなく、直接管理者に請求が届くため大幅に業務を効率化できます。
──申請漏れなどで発生する経費申請業務を削減できるのも大きいですね。他にも総務担当者向けのメリットがあれば教えてください。
法人企業様に安心してお使いいただけるような、管理機能が充実していることです。従業員ごとに月額の上限を設定でき、上限額に達したら通知がきたり利用を停止したりして、使い過ぎを防止する予算管理機能も提供しています。
また、フィルタリング機能によってアプリに表示させる仕事場を管理者側で設定することもできます。料金や個室の有無など、企業のポリシーに応じて場所を登録することで、対象外のものが検索結果に出てこなくなり、企業としても安心して従業員に働く場所を提供できます。
──では従業員側から見た場合はいかがでしょう。
とにかく数が多いので、自力で近くのカフェやコワーキングスペースを探す手間がなく、どこにいても仕事場をすぐに確保できることです。「droppin」に登録されているワークスペースは電源とWi-Fiが完備なので、どの場所も仕事のできる環境が整っています。入退出や支払もアプリで完結するので、その場で支払をしたり後で経費精算をしたりする手間がゼロになることもメリットだと思います。
効率化が進み残業時間が減る効果も
──実際にどのような企業様が利用されていますか。
業界に限らず、外出や出張が多い企業様にご利用いただいています。例えば、製薬会社のMR（医薬情報担当者）やコンテンツ制作会社の営業担当者や制作担当者があげられます。実際にご利用いただいた企業様からは外出時の作業の効率化により「残業時間が減った」という声もいただきました。外出先から会社に戻って作業やWeb会議をして帰るよりも、外出先の近くのワークスペースで働いて直帰するほうが効率よく、結果として残業時間の削減につながったそうです。
また、出社が増えてきた企業様や採用人数を増やしている企業様が、オフィスに会議やWeb会議を行う場所が足りないということで、オフィス代わりに活用いただくケースも増えてきています。優秀な人材の確保のために柔軟な働き方を提供したい企業様や、福利厚生の一環として従業員をサポートしたい企業様にもご好評いただいています。
──今後の展開や「droppin」が目指す姿を教えてください。
47都道府県に進出して使える場所や用途を広げていき、「働く場所に関しては『droppin』があれば安心だよね」と言われるような、さらに利便性の高いサービスにしていきます。社外の仕事場だけでなく、社内の会議室や執務室など、「働く場所」に関して一元的に管理、利用できるようなプラットフォームを提供し、従業員や企業の生産性向上に貢献したいと思っています。
また、働く場所の課題だけではなく、例えば付加価値を生まない経費精算の無駄をなくしたり、アナログな業務フローが残っている社員証の管理、発行業務などを効率化したりするサービスの提供を通し、お客様の働き方のDXをトータルでサポートさせていただきたいと思っています。
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