社員1000人の労務管理＋改善業務を2.5人で回す　「Yoom」のフロー自動化がもたらしたデスクワーク革命

SaaSによるバックオフィス業務のDXが常識となりつつある一方で、全部門の悩みをオールインワンで解決するサービスはない。個別の課題解決に必要なツールを導入しているうちに数が増え、効率化するはずが、その入力や連携作業に時間を奪われる……といった悩みを抱える担当者は多い。

Yoom株式会社が提供する「Yoom」は、多種のSaaSをノーコードで連携する業務自動化プラットフォームだ。Google系からチャット、データべース、経理、人事、労務まで、連携可能なアプリ・サービスは約120。書類発行やメール送付だけでなく、「その日やるべきタスクのリマインド通知の自動化」といった多様な使い方も可能だ。AIのビジネス活用も進む今、デスクワークの自動化は企業に何をもたらすのか。「Yoom」をリリース初期から導入しているBEENOS株式会社 HR室における活用事例を通して、改めて考えてみたい。

明日からアメリカ勤務でも問題なし!?　場所にとらわれない働き方をかなえたが…

──まず、貴社の事業概要について教えてください。

BEENOS株式会社 北九州オフィス HR室 深江健太氏（以下、深江）　BEENOSグループは、人・モノ・体験を「日本から海外へ」「海外から日本へ」の双方向でつなぐグローバルプラットフォームを提供しています。国際的eコマース事業のほか、エンターテインメント領域におけるDXとグローバル化を支援するプラットフォームの提供なども広く行っています。

BEENOS株式会社 北九州オフィス HR室長 兼 北九州オフィス責任者 中野貴登氏（以下、中野）　eコマース事業では、国内ECサイトの海外対応や、ローリスク・ローコストで簡単に越境ECが始められる「Buyee Connect」など海外マーケットへの進出支援を行っています。

──お二人はHR室でどのような業務を担当されていますか。

中野　当社では人事と労務の部署が分かれていて、私たちは労務部門に所属しています。採用関連を人事部門が行い、労務部門では社員の採用後から退職までを管理しています。

──貴社では東京と北九州（福岡県北九州市）の2拠点があるそうですね。地理的な制約に縛られない体制を整えるうえで、どのようなアプリやツールを活用していますか？

中野　極論を言えば明日私たちのどちらかがアメリカに行くことになったとしても、現地で労務を行うことに問題がないような体制を構築しています。例えば、育児や介護といった事情で急に田舎に帰らなければならない、となっても仕事が続けられる環境を整えています。社内ではさまざまなツールを導入しており、コミュニケーションには「Slack」、部門ごとだと「チームスピリット」や「kintone」など、使用ツールは多岐にわたります（※）。ただ、「Yoom」を導入するまでは、それぞれの連携面に課題も感じていました。

※「Slack」はビジネス用メッセージングアプリ。「チームスピリット」は勤怠管理や経費精算用のクラウドサービス。「kintone（キントーン）」は業務アプリが作れるクラウドサービス

増えがちなSaaS。「Yoom」による連携で約400の業務を自動で処理

──具体的にはどのような問題があったのでしょうか？

中野　全てを備えたツールというものは存在しないので、各課題を解決するために別のSaaSを入れていくことになりますが、それだと数が増えていく一方です。ただ大前提としてそれらの全てが必要であるため、どれかを削るわけにもいかない。労務の例だと、新たに入社した社員のデータをツールAからZまで個別に入力していくのは本当に大変な作業でした。

──実際に「Yoom」で、どんなツールを連携していますか。

深江　クラウド人事労務ツールの「SmartHR」をはじめ、「GMOサイン」、Googleのスプレッドシートやドライブ、勤怠管理システムなど15のツールと連携しています。自分たちが使っているツールは全て接続していて、約400種類の業務を自動で処理しています。

──具体的な業務として、どのようなに使用されているのでしょう。

中野　人事採用後の入社フローを一例として挙げますと、まず雇用契約書を作成しますが、その際に新入社員に自分で情報を入力してもらいます。個人のデータを取得したら、その情報を勤怠管理システム、給与計算ソフトに登録する必要があり、さらにその状況を確認するために「kintone」への登録も必要になります。

深江　これらを「Yoom」導入前は全て手作業でやっていました。それが今ではワンボタンで完了です。以前は社員が1名入社してきたら、入力作業だけで30分ぐらいかかっていました。他の業務も合わせると、少なくともトータル1時間はかかっていた作業時間が、ほぼゼロになりました。

従業員1000人の労務に関するプロセスを2.5人で管理

──「Yoom」の導入でどのようなメリットがありましたか？

中野　お伝えしたように、各ツールへのデータ入力は逐次手作業で行ってきましたが、その作業はただのデータ入力ですし、正直、価値がないに等しく、そこに工数をかけているのは大きな問題だと思っていました。それが「Yoom」導入により、1000人弱の従業員の入退社から社会保険の手続きまで、人事や労務に関するプロセスを2.5人程度の人員で管理できています。業務が自動化され、タスクが通知されるようになったことで、バッファ時間で新たな改善に取り組めるようになりました。だから仕事としては「労務が10割」というより、感覚的には5～6割で、残りの4～6割を改善業務に充てられています。

深江　業務の属人化を防ぐのにも役立っていて、ルーティン作業の引き継ぎであればリンクを貼って「ポチッと押すだけ」と伝えれば済むので非常にスムーズです。

中野　もしも「Yoom」がなかったら、労務部門で2人か3人は採用していますね。2年前に「Yoom」を導入して、その後に2人のメンバーが育休に入ったのですが、業務が滞るということはなかったです。

──「Yoom」はノーコードで設定できる点も特色です。

中野　私も深江もエンジニアではなくコードの知識なんてゼロの人間なのですが、「Yoom」は“知識のない人でも使える”というコンセプトなので、まずは自分たちでやってみる。“社内のエンジニアに任せればいい”話しかもしれませんが、彼らが持つたくさんのタスクの中で僕らの依頼の優先順位が10番目だとしたら、私の性格もあって、それは待てない、と。自分たちでやると決めて、わからないところだけを（システム担当者に）聞くというかたちですね。

「バックオフィス業務をするだけ」ではダメな時代。生まれた余力を全社の力に

──BEENOS様が事業を展開するIT業界は、非常にスピード感が速いですよね。

中野　そうですね。その速さについていくためには各部門の個々人に余力が残されていることが必須です。AIが台頭する今、自動化はもはや日常です。労務の人間が労務をやるだけ──というような、日々のルーティンに追われた状態では立ち行かない時代になっているからこそ、「Yoom」のようなツールを用いて業務効率化を図り、他の部分に注力していく必要があると感じます。

──工数の削減や、業務スピードの向上はもちろんですが、ミスが許されない人事労務において、正確性が確保できる意義も大きそうです。

中野　その通りです。データ連携により雇用契約書の締結日や、社保の手続きを行った日、電子申請をして書類が戻ってきたタイミングなどを簡単に辿れるようになったことも、確実な管理体制を構築するうえで助かっています。残業が減ることで、ライフワークバランスの面にも良い効果がもたらされたのもうれしいです。

──「Yoom」の強みを活かしながら、今後取り組みたいことがあれば教えてください。

深江　2023年に、「Yoom」は生成AIを活用した新機能をリリースしています。自然言語処理、画像認識、音声認識、OCR（光学文字認識機能）による文字情報の読み取りなどができるようになったことで、過去の履歴から学習して、取り込みの精度などが改善できるのが良いですね。「SmartHR」などを中心とした連携で、さらなる効率化が実現すると期待しています。

中野　HRの関連業務はもちろんですが、社内の他部署に目を向ければ、経費計算や請求書の処理など、手作業に追われているところもまだまだあります。例えば請求書や領収書をクラウドにアップロードしてAIで読み込んで自動処理できれば、会社の全従業員の負担を減らすことにつながります。今後はより全社的な視点で、「Yoom」を通じた改善に取り組んでいければと思っています。


※本記事内で掲載している画像は「Yoom」のサービス・イメージです。BEENOS株式会社の「Yoom」利用画面ではありません

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