借上げ社宅を楽々管理！　社宅管理システム「借上くん」の導入効果とは

2024.06.03

オフィスのミカタ編集部【PR】

社宅は魅力的な福利厚生の一つだが、支払調書の作成や独自の社内規定による煩雑な計算など、担当者の負担となる業務が多い。その上、給与や税金にも関わってくるため間違いが許されず、心労の多い業務だ。「借上くん」を使うと、複雑な社宅管理業務をシステムで効率化できる。株式会社宇部情報システムの邑中詩織氏と小笠原直子氏に「借上くん」の導入による効果を伺った。

■社宅は従業員満足度を高めるのに効果的
■「借上くん」なら複雑な社宅管理業務も効率化できる
■「借上くん」で大幅な工数削減を実現！
■入社年次や年齢、居住地で変わるなど複雑な社内規定があっても楽に管理可能
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社宅は従業員満足度を高めるのに効果的

──コロナ禍を経て働き方が多様化しましたが、福利厚生である社宅にも変化は感じられますか。

株式会社宇部情報システム邑中詩織氏（以下、邑中）　コロナ禍を経てリモートワークが普及し、場所を選ばずに働けるようになったことが大きく影響しています。住みたい場所に住んで働ける環境づくりは従業員満足度の向上にもつながるので、社宅の需要は高まっています。また、以前は社有社宅が一般的だったのが、コロナやインフルエンザなどの集団感染というリスクを避けるために、個別の借り上げ社宅を選ぶ企業が増えています。

社宅の補助は非課税扱いのため、住宅手当より従業員が納める税額が減ります。これも従業員満足度を高める要因です。人手不足に悩む企業が多い中、人材確保のために社宅を福利厚生として設けるのは効果的です。

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「借上くん」なら複雑な社宅管理業務も効率化できる

──借り上げ社宅が増えていくと、企業側はどのような負担があるのでしょうか。

株式会社宇部情報システム小笠原直子氏（以下、小笠原）　社宅の管理には日次・月次・年次での業務が発生します。日次業務は、入退去の手続きや契約更新の手続き、家賃の支払い先の変更などです。家賃の支払いは月次業務ですが、異動などで月末の支払い額が変わるケースがあります。その際は、金額の変動を間違えることなく支払わないといけません。

年次で発生する業務は、1年間支払った家賃を集計して支払調書を作成し、税務署に提出することです。12月までの支払いを1月末までに提出しなければならず、人事や総務が忙しい時期に社宅に関連する業務も発生してしまいます。

邑中　支払調書の作成を手作業で行うと多大な労力がかかります。「借上くん」のお問い合わせには「来年はもっと効率的に支払調書を作成したい」と感じて来られる方が多いですね。

──「借上くん」を利用されると、どのように社宅管理業務が効率化されるのでしょう。

邑中　「借上くん」は物件探しから契約締結、解約まですべての業務を一元管理できるシステムです。契約内容を入力すれば、月末の支払データが自動で作成されます。また、Excelで管理していると、家主変更や家賃の改訂があった際に管理が大変になりますが、「借上くん」では変更履歴も簡単に管理できます。さらに、支払調書がボタンを一つ押すだけで完成するのは大きなポイントです。

──Excelでの管理は計算式やマクロが壊れてしまうとよく聞きます。

邑中　件数が多くなるとファイル自体が重くなってしまいますし、異動や転職でメンテナンスできる人がいなくなってしまうケースもあります。「借上くん」は基本的に画面の指示に従えば、作業を進められるように設計しているので属人化することがありません。もし操作方法がわからない場合は専任の担当者がつき、いつでもサポートできる体制を整えています。

「借上くん」で大幅な工数削減を実現！

──実際に「借上くん」を導入された企業の事例をお聞かせください。

邑中　戸数が増えてExcelでの管理に限界を感じたことと、支払データを経理システムに入力することに手間を感じていた企業様の事例があります。こちらの企業様のケースでは、支払データを経理に渡すために上長の確認が何度も発生し、承認されたデータを経理システムに打ち込むなど多くの工数を割いていました。「借上くん」では支払データをそのまま経理システムに連携できるようにし、上長の確認と二重入力が不要になりました。

また、社宅管理の担当者は専任でないケースがほとんどなので、他の業務と並行して手作業で支払調書を作成するのは相当な負担になってしまいます。それもあって、同社様では50時間ほどかかっていた支払調書の作成が、「借上くん」の導入により、2時間にまで減らすことができました。

──経理システムと連携までできるのは担当者の負担が大きく減りますね。

小笠原　他にも建設業の企業様では、工数削減を実現できました。同社様では自社開発した社宅管理システムとExcel、人事システムの3つを併用していたのですが、給与から控除する金額は手入力で行っていました。これは異動が多く、独自の社宅規定に沿うため、入力内容を間違わないようにという意図がありました。ただ、慎重な入力が求められるため、作業効率が悪いことに悩んでいました。それが「借上くん」の導入により、契約情報入力後の流れが一元管理できるようになりました。また、給与控除額のデータも自動で作成されるので、業務効率化が実現できたとうかがっています。

入社年次や年齢、居住地で変わるなど複雑な社内規定があっても楽に管理可能

──「借上くん」はどのような企業だと効果を感じていただきやすいのでしょうか。

邑中　業種に関係なく、社宅を取り入れている企業様であれば効果を実感していただけます。社宅の保有数が50件を超えてくると、Excelなど手作業での管理を煩雑に感じてお問い合わせいただくケースが多いですね。

小笠原　近年は社宅規定が複雑化しています。入社年次や年齢、居住地によって補助が変わるケースがあり、それを人が計算してExcelに手入力するのは限界があります。お金に関する業務なので、担当者の心理的負担が大きいとの声もよく聞きます。

邑中　人手不足の中で「選ばれる会社」になるには、社宅制度を充実させていることは大切です。「借上くん」を導入していただければ、担当者の管理が楽になるだけでなく、従業員が魅力的に感じるような社宅制度を設けることもできます。