対応履歴と進捗を可視化するメールの一元管理システム「Task＆Mail」提供開始

総合人材サービス・パーソルグループのパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社（本社：東京都江東区、代表取締役社長：横道 浩一、以下「パーソルP&T」）は、メール一元管理システム「Task＆Mail（タスクアンドメール）」の提供を2023年3月6日より開始した。

開発の背景

デジタル化による生産性向上が叫ばれる中、コールセンターやヘルプデスクなど、社内外から寄せられる多くのメールでの問い合わせに対し、誰がどの問い合わせをどこまで対応したかなど、進捗が可視化されていないことで、対応漏れや対応遅延がおき、サービスの品質低下につながることが課題となっている。さらに、これらの課題を解決する製品は少なく、導入にも手間がかかるため、課題解決に着手できていないケースが多く見受けられる。

サービスの特徴

① メールの問い合わせの一元管理や進捗管理を実現
受信したメールの一覧化や対応担当者、対応履歴を一元管理。担当者が自動で振り分けることができ、また進捗状況が一覧で確認できることで、「誰がどの問い合わせをどこまで対応しているのか」が明確になり、作業の属人化や対応漏れ・遅延などを防ぐ。また対応タスクの進捗を明確にすることで業務の効率を向上する。

② メールの内容から自動的にタスク化
問い合わせごとに発生する業務のフローを事前に設定しておくことで、次に行うべきタスクを自動で表示する。返信テンプレートや申込書などが提示され、スムーズに業務を処理することができる。さらに、問い合わせに対し、メールでの対応完了後や申請フォームが送信された場合も、完了したタスクとして、自動的にステータスが完了となる。

③ 未対応のタスクはTeamsやSlackでアラート表示
本サービスは、Microsoft TeamsやSlackと連携し、一定期間対応がされていないタスクをアラートで表示させることが可能だ。これにより、対応漏れなどのリスクを軽減できる。

④ 「Microsoft Excel VBA」で設計、安価で導入を可能に
本サービスは、「Microsoft Excel VBA」をベースとしているため、新たなソフトウェアのダウンロードの必要やPCごとの互換性の懸念などがなく、簡単に導入できる。また、初期費用10万円からと比較的安価に利用できる。

※詳細

まとめ

社内外から寄せられる多くのメールでの問い合わせについて、対応の進捗が可視化できるようになれば属人化や対応漏れを防ぐことができ、サービス品質の向上に繋がる。メール対応の課題がある企業は、本サービスの導入を検討してみては？