約半数が「会社非公認ツール」を使用、セキュリティよりも利便性を優先　kubell調査

株式会社kubellストレージ（本社：東京都港区、代表取締役社長：中哲成）は、中小企業のファイル管理とセキュリティに関する実態を明らかにするために、全国のChatworkを利用するビジネスパーソン647名を対象にアンケート調査を実施した。本調査は、リソースが限られる中小企業において「セキュリティ対策と業務利便性の両立」がいかに大きな課題となっているか、その実態を把握することを目的としたもの。

調査概要

調査名：ファイル管理とセキュリティに関する意識調査
調査期間：2025年11月中旬より2週間
調査機関：自社調査（株式会社kubellストレージ）
調査方法：インターネット調査
調査対象：ビジネスチャット「Chatwork」を利用している全国のビジネスパーソン
有効回答数：647サンプル
出典元：中小企業の約半数に「シャドーIT」の兆候。現場の「利便性」がセキュリティルールを上回る、中小企業の危うい実態が判明（株式会社kubellストレージ）

「会社非公認のツール」47％が使用経験あり

本調査では「会社から許可されていないツールを業務で利用したことがありますか？」との質問に、約47%が「ある（「たまに利用する：25.31%」「よく利用する：21.60%」）」と回答。

その理由としては「会社指定のツールでは不便」「現場のスピード感を優先したい」といった声が多く、セキュリティよりも利便性が優先されている実態が浮き彫りになった。

官公庁や大手企業を中心に廃止が進んでいる「パスワード付きZIPファイル（PPAP）」の利用（※）について、本調査では約49%が未だ利用を継続していることが判明。より安全だとされる手段への移行が、現場レベルでは浸透しきれていない実態が可視化された。

※参考平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日（内閣府）

「ルール外のツール使用」経営層・営業職に高い傾向

利便性を優先して、ルール外のツールを使う割合は事務・総務職と比較して、経営層や営業職の方が高い傾向にあることも明らかになった。特に経営層の利用率が高い点について同社は、組織全体のガバナンスを考える上で注目すべきポイントだと指摘している。

まとめ

セキュリティルールよりも利便性を優先し、会社の許可を得ていないツールを業務に利用する「シャドーIT」が蔓延しつつあることが明らかになった。

旧来のファイル共有手法であるZIP送信やメール添付、パスワード付きZIPファイル(PPAP）の使用も依然として残っており、中小企業におけるセキュリティ対策の危うさがうかがえる調査結果であった。

社内のIT利用における実態の把握と、リスク評価の実施が急務、といえるだろう。その上で、社内教育やルール浸透施策に取り組みながら、「利便性」と「セキュリティ強化」を両立する仕組みを整備したい。