電子インボイス導入で必要となるシステム化の課題とは─インボイス制度の処方箋Vol.3

2023.05.19

多くの事業者が不安を抱き、対応に悩んでいる「インボイス制度」。1回目はインボイス制度の概略について、2回目は具体的にどのような対応が求められるのかについて解説をしました。3回目は、電子インボイス導入の観点からシステム化にあたっての課題について解説します。

インボイス制度対応のために必要なことは？

2023年10月から始まるインボイス制度に合わせて電子インボイスの運用をはじめる事業者も多いかと思います。改めて、その際に対応する必要があることを整理してみました（下の図参照）。左側が売り手（請求書発行側）、右側が買い手（請求書受領側）がやらなければならないことで、ピンクの枠の部分が、電子インボイスを取り入れた際にシステム対応が主に必要となる項目です。

システム対応が必要となる主な内容としては売り手と買い手で以下のように分かれます。

【売り手側のシステム対応事項】
＊適格請求書の発行(消費税額の計算/請求書記載事項の追加)
＊適格請求書控えの保存

【買い手側のシステム対応事項】
＊適格請求書発行事業者（番号）確認
＊適格請求書の保存

特に重要なのは、電子形態で授受する際、すなわち電子インボイスの場合に、電子帳簿保存法に則った保存が発生することです。さらに、請求書の発行、受領、保存などにおける運用方法の改善や変更まで含めてシステム対応を検討することも必要です。

請求書の運用検討や対応で陥りやすい課題

電子インボイスを運用するためには、電子インボイスの「発行の控え」や「受領分」の電子保存に加え、発行・受領処理のシステム化への対応が必要となります。
ここで課題となるポイントは、主に以下の2点です。

【課題１】
電子データ形式で取引情報を送付または受領する電子インボイスは、電子データ形式のまま保存しなければならないので「電子帳簿保存法」への対応が必須である。
【課題2】
電子インボイスを導入しても、取引先によっては紙のインボイスの授受も引き続き発生するため、電子データと紙が混在する形になってしまい、運用と管理が煩雑となる。

これらの課題に対して請求書の運用や対応を検討する必要があります。

請求書の運用検討や電子帳簿保存法対応の落とし穴

課題１の請求書の運用検討や電子帳簿保存法への対応についての落とし穴は、安易にシステムを新規導入したり、不足する業務の追加を行ったり、という単純な「追加」方向に進んでしまうこと。

例えば、これまで既存の会計システムと精算システムで行っていた請求書関連業務に、電子インボイス（適格請求書）を電子帳簿保存法に則って電子保存する機能として、新たな保管システムを追加したとします。すると、請求書の電子保管が業務手順として追加されてしまいます。さらにインボイス制度への対応で、適格請求書の内容チェックも業務手順に追加されます。このように法対応のために業務が増えてしまうことが、皆さん悩まれる点ではないでしょうか。

このように安易に機能を追加しただけでは、現場の苦労が増えるだけです。ですから単純にシステムを追加するのではなくて、それぞれのシステムや業務を「API（Application Programming Interface」や「RPA（Robotic Process Automation）」などの仕組みを使って”つなぐ”ことが課題解決や業務改善を可能にすると私たちは考えています。

現状のイメージとしては上の図の左のように、さまざまな書類や伝達手段が混在したまま断線していて、そのシステムを人がつないで業務フローを実現している状態。めざす姿は右のように、書類とデータのやりとりをデジタル化してつなげることで、業務の断線を解消することです。

先ほどの請求書関連業務の例の場合、電子インボイスが送られてくると、そのたびに作業者が保管庫に保管するという業務が発生します。これを人が保管するのではなく、自動で精算システムから保管される形にすれば業務が楽になります。また適格請求書のチェックについても、その機能のサポートをITで実現すると業務負荷が軽減できます。このようにデジタル化でシステムや業務をつなぐことが重要です。

紙書類の電子化は、緊急度の高いものから着手

【課題２】の解決策の1つとして、書類の管理を電子保存に統合して運用を効率化する方法があります。例えば紙のインボイスをスキャンして電子化して保存することにより、関連する他の電子データ形式の取引書類と合わせて管理することができます。

このような業務のデジタル化への取り組みについて「どこから手をつけていけばいいのかわからない」という方のために、緊急度の高い順に上から並べたリストを作成しました（下の図）。これは当社が実際に行った、多くの企業の電子保存化対応の経験を基にまとめたものです。

現状では最も優先度が高いのはやはり電子インボイスの電子保存であり、次が電子になってない紙のインボイスをどうするかというところ。ですから着手する際は、最も緊急度が高い「法律上対応期限がある電子インボイスを含む電子取引情報の保存」から始めて、次に優先度が高い「電子インボイスではなく紙でやり取りしたインボイスを含む取引関係書類のスキャナ保存」、その後は関連する一連の書類や文書、伝票、などを順次電子化していく順番で進めるといいでしょう。

このような業務のデジタル化への取り組みは、インボイス制度対応にとどまらず業務のDXを大きく推進させることができます。次回は、その具体的な検討の進め方を解説します。