オフィス移転前に把握しておきたい31個の項目 [タスク表付き]

2019.04.05

　企業においては、事業を拡大する事と事務所の移転は切っても切り離せない問題だ。とはいえ、いざ引っ越しが必要となると大変な手間と時間がかかる。オフィスのミカタも最近事務所を移転したばかり。それを例にとって、事務所移転に必要な項目をまとめたので、ぜひ参考にして欲しい。

移転の経緯

　我々「オフィスのミカタ」は、従業員数3名の設立したばかりの会社だ。設立当初からグループ会社である「ECのミカタ」の事務所の一角を間借りして営業を行っていた。

「ECのミカタ」で4月から新入社員を迎え、さらに「オフィスのミカタ」も増員となると、テーブルや席が足りないことに気づき、急遽オフィスを移転することになった。

① 物件の確保

まずは肝心な引越し先を見つけなければならない。

「オフィスのミカタ通信創刊号」にてお世話になった、オフィス仲介業者である「ジャパン・プロパティーズ」に連絡を取り、【場所・予算・希望の条件】を伝え物件を紹介頂くことになった。

次に大事なのは場所である。我々においては、関連会社のECのミカタにほど近い場所が理想であり、その考えのもと5分ほどしか離れていない物件に移転することを決めた。

物件が決まったら家賃や条件を交渉し契約書を交わす。
その際に以下の書類が必要になるため、事前に用意する。

・履歴事項全部証明書
・登記簿謄本

契約上の重要事項の説明を受けて、物件の確保は終了だ。

次は具体的に何したらいいのだろうか。
引っ越し先も決まり一安心だった我々だったが、大規模なオフィス移転の経験がある企業に相談をしたところ、ご好意で移転時に使用したタスク表を頂けることになった。
それに沿ってこれから作業を進めて行こうと思う。

② 移転日までにやっておく作業

■ 電話・インターネット回線の手配
移転日を伝え、当日に配線などの工事が可能かを確認する。
また、配線の設置などに必要になるため、移転先で机をどのように配置するかを図面に起こして業者に送らなければならない。
必要なルーターやハブなどの個数も事前に伺っておき、移転日までに揃えておく必要がある。

■ 必要な物の手配
予算内に収まるように発注し、いずれも移転日に間に合うように納品してもらう。
今回、我々が用意したのは下記の通りだ。

・プリンター
・PCデスク
・オフィスチェア
・応接用デスク
・延長コード・電源タップ
・ハンガーラック
・貼るタイプのホワイトボード
・オフィスコンビニ
・各種消耗品
・会社のネームプレート

冷蔵庫などの家電も候補に上がったが、オフィスコンビニがあれば必要ないとの判断で今回は用意しなかった。

■ 電気・水道の手配
公共機関に連絡し、開通の手配をする。
「お湯はしばらく使わない」という判断でガスの契約は行わない事になった。

③ 移転当日の作業

■ パソコンや書類などを運ぶ
ここは普通ならば引越し業者に頼むところなのだが、「オフィスのミカタ」はまだ荷物が少ない状態だったため、経費削減のため台車を使って荷物を運び、2往復程で運び終わる事ができた。

■ 家具の組み立て
電話・ネットの工事の間に分担して、購入したイスの組み立てと必要な物の買い出しを済ませる。

■ パソコンの接続やプリンターの設定
翌営業日から滞りなく作業ができるよう、準備を済ませておく。
インターネットは問題なく繋がるか、プリンターはドライバーをインストールしてテストプリントまで出来るかを必ず確認行う。

④ 作業終了！

　1月の後半に移転することがきまり、ここまでの全行程で約1ヶ月ほどの時間を要した。

　また、移転日であった3月23日(土)は「オフィスのミカタ」の設立1周年の記念日でもあった。お祝いも兼ねた打ち上げでは、美味しい物を食べ、今後の目標を語り、来年の今日を見据えて決意を新たにした。
新しいオフィスは、今はまだ必要最低限で殺風景だが、これからより良い環境にしていくことも働きがいの1つになった1日であった。

まとめ

　今回の弊社が行った移転は、場所が足りなくなったので別の場所に移動しただけに過ぎず、登記の住所もそのままだ。
実際には、各種住所変更の手続きや引越し業者の選定などが発生し、総務や管理部の担当者は、より多くの作業が必要になってくる。

　上記の他にも確認すべき項目はまだまだ多い。今回「全31項目」をリストとして用意してみたので、総務の方においてはオフィス移転の際にぜひ活用して欲しい。

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