増税前に知っておきたい、通勤費管理システム『らくらく定期.net』とは？

2019.05.13

　通勤費は給料と同時に支給される場合が多い。そのうえで、通勤費は定期代の場合、月額上限15万円以内であれば所得税に対して非課税の対象となることから、企業に勤める殆どの方は減額されることなく通勤費を受け取れるだろう。

　しかし、通勤費は不正受給の対象となることも少なくない。例えば、バス通勤と申請しているにも関わらず、自転車通勤を行っている場合など、会社が把握していないケースもあり得る。加えて言えば、通勤費に対するルールの規定さえ曖昧な場合も多い。

　そのうえで、ここでは通勤費の不正受給が何を引き起こすのか、通勤費管理をシステム化していないデメリット、通勤管理システム『らくらく定期.net』がどのようなメリットを企業に及ぼすのか、などについて見ていこう。

通勤費管理はコスト削減の重要要素

　企業の就業条件の中で通勤費全額支給という条件は多い。しかし、企業に勤めるすべての人々が通勤における正確な金額を追求しているとは限らない。場合によっては、実際には通らない道や使わない手段を会社に届け出ている可能性もある。

　そうなった場合、会社は通勤費に対して余計なコストを払っていることになり、受け取っている従業員は不正受給となる。

　コストに関して言えば、どのような規模の企業であったとしても従業員の通勤費は正確に把握しておく必要がある。数百人単位が不正受給を行うとは考えにくいものの、仮に100人が月に1,000円ずつ5年不正受給を行ったとしよう。その場合は、5年間で6,000,000円もの金額となる。

　どのような業種の企業であったとしても、年間で数百万円単位の余計なコストがかかることはマイナスにしかならないだろう。

　そのため、企業が務めて通勤費の管理を行う必要がある。転居等によって通勤ルートは変化するものであり、その都度報告する必要があることを会社のルールとしてすでに作ってあると思うが、申請されたルートが適正かどうかの判断を事務担当者に委ねるのではなく、判断基準のルールも決めておいたほうが良いだろう。

　通勤管理システムである『らくらく定期.net』を導入した場合、コスト削減において非常に効果的だと言える。例えば、定期代の自動算出や地図との連携、駅すぱあとなどとの連携があることから、履歴を追うことが可能であり、不正受給そのものがしづらくなる。

　また、アルバイトやパートなどを含めた数百人規模の通勤手段の管理も容易となるだろう。ちなみに、通勤手段は企業に申告したルートで出勤するなどの定めがあり、そのルートから逸脱した場合は、労災なども認められないことがあることも従業員に周知しておく必要がある。

非システム化で起こり得るデメリット

　通勤費の精算に関して、システム化していないことによる弊害は大きく分けて3つある。

1.通勤手段の変化に対応しづらい
　通勤手段は従業員の住居が変わった場合、大きく変化する。しかし、会社側がその変化を把握することが難しいパターンも多い。加えて言えば、申告されている通勤手段通りに通勤しているかどうかさえも企業側が把握できないこともある。

　そのような場合、何十年にもわたって通勤費を不正受給している従業員もいることが予想できるだろう。実際に十数年にわたり、数百万円単位で不正受給を行っていた従業員が処分されたという話もある。

2.道順の把握のために余計な手間やコストがかかる
　会社にたどり着く通勤ルートは一人一人異なるものだ。もちろん、 Suica などの定期券でもその履歴を追うことができる。しかし、その手間やコストをかけるだけの余裕がない企業も多く、一人一人の正しいルートを企業側が決めることは難しいのが現状だ。

　それが数百人、数千人規模の企業であった場合、一人一人の通勤費の管理を企業内ですべてを行おうとすると、非常に大きな労力がかかることが予想できる。

3.いつからどれだけ不正を行っていたのか把握できない
　通勤費の不正受給は、従業員が企業に対して正確な申告をしないことから始まる。そのため、企業によっては通勤手段の変化に気づくことが非常に難しく、本人の自己申告制を採用しなければならないパターンが多い。

　たとえ通勤費の不正受給が発覚したとしても、それがいつの時期からなのかを正確に把握することは難しい。もちろん、規定に合わせて従業員に罰を科すことはできるものの、交通費の不正受給だけで懲戒免職になった判例はない。

　この様に、通勤費管理をシステム化しないと手間や時間だけでなくコストもかかることが分かる。そのため、通勤費に関しては管理システムである『らくらく定期.net』を使用して効率化を図るべきだ。

　実際に、『らくらく定期.net』は年間で数百万円から数千万円単位のコスト削減実績があり、地図の連携や定期券や履歴の管理、課税の管理を行うだけでなく、データファイルを共有することでシステムと企業内のデータが異なるといったこともなくなる。

　更に、権限や設定などに対しても変更を加えることが可能であるため、従来の通勤費の申請においても多くの人々がデータを共有することが可能だ。

通勤費管理システムは『らくらく定期.net』で。メリットと導入事例紹介

　通勤費管理システム『らくらく定期.net』のメリットは通勤費の管理だけでなく、履歴や定期代の比較、定期券の管理、地図の連携など通勤に関するあらゆる手続きの簡略化やコスト削減にある。

　例えば、導入事例として実際に、『らくらく定期.net』を導入したことによって、通勤費の確認時間が10分の1まで減少した例もある。
経路の確認や金額の間違いなどをシステムで把握している為、正しい内容に簡単に修正することが可能であるためだ。

　通勤費のシステム化によってすべてのフォーマットを統一することが可能となり、あらゆる通勤にかかる経費計算もシステムで処理することも苦労しなくなった。

次に、ここでは導入事例を見て行こう。

1.読売新聞社
　全国で約300事業所を持ち、従業員数は5,500人を超える大手企業だ。また、年間で自社内だけで1000人以上の転居や通勤経路の変更がある。

　読売新聞社が前のシステムとして使用していたものでは、1月と7月に6ヶ月定期代を支給し、医療に関してはそのたびに精算するように行っていた。しかし、2013年を皮切りに雇用形態が多様化し、契約スタッフなどで１カ月定期を利用する人が増え、エクセルによる手作業を余儀なくされていた。加えて言えば、エクセルによる計算も何回も確認しなければならず、他の支給や残高管理などの経理処理も含めて非常に過酷な状況に陥っていた。

　しかし、2014年1月支給分から『らくらく定期.net』をシステムとして導入することによって、経理担当者でなくても誰でも使用できるシステムとして大きく業務効率を向上させた。また、人事給与管理システムとの連携も行い、数千人規模の通勤費の管理などにおいても『らくらく定期.net』を導入したことによって、閑散期が生まれるほどの余裕ができた。

　『らくらく定期.net』を導入したことによって自社システムを開発するまでもなく、開発にかかるコストの削減と補修費用も半額となった。また、ベテランに頼らずとも運用できるシステムであることから社内の業務フローもスムーズになった。

2.ニッセイ・ウェルス生命保険株式会社
　システムの導入前の通勤費精算は、非常に手間のかかるものだった。すべての通勤ルートの確認や料金の確認をネットで検索して調べていた。また、ニッセイ・ウェルス生命保険株式会社の規定としてバスの利用は、家から駅までの距離が1.5キロ以上という条件であり、それらもすべてネットや紙の地図上から計算していたという状況だった。

　また、ヒアリングや要望を聞いていたものの、システム導入前でも300人以上の社員がおり、通勤費精算は非常に手間のかかる作業となってしまっていた。

　しかし、本社の移転を決めた段階で『らくらく定期.net』を導入したことにより、通勤費精算で悩むことはなくなった。地図機能が連動した上でルート検索ができるため、いちいち確認する必要性がなくなり、各々がバス利用者の対象かどうかを判断することも簡単になった。更に、『らくらく定期.net』では条件付けもシステム内部で行うことができ、条件に合致しているのかどうかをスムーズに判定できる。

　また、通勤費精算業務を1人で行えるほど業務がスムーズ化したこともあり、申請から確認、精算まで行ったうえで他の業務も担当できるようになった。

早い段階での準備がカギ。増税に備えた通勤費管理システムの導入

　日本では2019年10月に消費税増税が行われる。その際に通勤費の管理をシステム化するのかどうかによって、従業員の負担の度合いが大きく変わってくるだろう。そして、『らくらく定期net』であれば、そのような場合であっても担当者が苦労せずにルートや料金の確認ができるようになる。

　まだ通勤費管理を手動で行っている場合やコスト・時間の削減を行いたい場合には、通勤費管理システムである『らくらく定期net』の導入を検討してみて欲しい。

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