社宅管理の年間業務量を92％削減した企業も！　業務の効率化を実現する「借上くん」

福利厚生として社宅制度を導入している企業は多いが、その運用には煩雑な管理業務が伴い、担当者に大きな負担がかかることも少なくない。この課題を低コストで解決し、業務の効率化を実現するのが、社宅管理に特化したシステムとしては国内唯一とも言える「借上くん」だ。導入したことにより管理にかけていた年間業務量を92％削減した企業もあるという同サービスについて、株式会社宇部情報システムの邑中詩織氏に話を伺った。

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いまだにアナログが主流の社宅管理業務

──借上社宅を保有・管理している企業では、どのような業務負荷が生じるのでしょうか？

社宅管理には日次・月次・年次でのさまざまな業務が発生しますが、多くの企業が独自のExcelファイルで管理を行っているため、管理が煩雑になりがちです。月々の支払業務では、先月と当月の支払金額を比較して、差分がある箇所を目視でピックアップして確認していたり、社内規定を参照しながら電卓で個人負担額を計算していたりと、多くの企業が手作業でとても手間のかかる業務を行っています。

──多くの企業が社宅管理をExcelで行っているとのことですが、管理がアナログだとさまざまな問題やミスが起きそうですね。

はい。Excelファイルやシートが複数に分かれていると、どれが最新のものかわからなくなることも多いですし、管理が属人化しがちです。社宅の個人負担額の項目には複雑な社内規定に基づいた計算式が入っていますが、異動や退職でマクロを組める人がいなくなると、計算式のメンテナンスができず、ファイルが使えなくなるといった問題も起きています。先ほど、個人負担額を電卓で計算している企業も少なくないとお話しましたが、手計算ではミスも起きがちです。

Excelベースではデータの一元管理ができないことも大きな課題です。複数の拠点がある企業の場合、本社だけでなく拠点ごとに社宅の担当者がいることが多いですが、拠点によってファイルが異なるケースもあり、バラバラのファイルを一つにまとめて支払調書や月々の支払データを作成するのは非常に手間がかかります。

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属人化を排除、面倒な支払調書作成もボタン一つで完了

──「借上くん」は物件探しから契約締結、解約まで全ての業務を一元管理できるシステムだそうですね。もともとは社内向けに開発されたと聞きました。

親会社からの依頼で開発したシステムで、1988年からの歴史があります。大家さん向けの入金管理のシステムは多いですが、「借上くん」は企業の社宅管理業務に特化した唯一のシステムです。社宅管理を大変だと感じつつも、業務改善のための予算が取れないと諦めていた企業様にもっと知っていただきたいですね。

──「借上くん」を導入するとどのような業務を効率化できるのでしょうか？

日次・月次・年次単位のさまざまな社宅管理業務を削減できます。業務時間の削減という点で最も大きな効果が感じられるのは、年次の支払調書の作成ではないでしょうか。支払調書の作成にはマイナンバーの管理が必要になるなど、不随する業務も多いため、企業によっては支払調書の作成とその関連業務に100時間以上かかっているケースもあります。

「借上くん」での支払調書作成は、文字通りボタンを1回押すだけで完了します。しかも、作成したデータが正しいかどうかをチェックするためのリストも「借上くん」が出力するので、支払調書関連だけで数十時間の業務削減効果が見込めます。

もちろん、月々の支払データの作成も大幅に効率化できます。多くの企業は手作業で先月と当月の支払額の差分を出して、支払データに変換する業務を行っていますが、「借上くん」なら支払データの作成もボタン一つです。社内の経理システムに仕訳データを登録するための仕分け連携用のデータ作成も簡単にでき、オプションとして 、オーダーメイドの連携用アウトプットを作成するサービスもご提供しています。

多くの社宅管理担当者を悩ませている、独自の社内規定に基づいた個人負担額の算出も、「借上くん」のオプション機能なら一括で計算できます。ご利用企業様には「業務時間だけでなく、ミスも削減できる」と喜ばれていますね。

Excel管理では見たいデータがすぐに探せないので、入居者からの問い合わせにすぐに回答できないという悩みもお聞きします。「借上くん」なら、社員名、社員番号、物件名、エリアなどさまざまな条件で検索ができ、見たいデータがすぐに呼び出せるので、日々のストレスが軽減します。ちょっとした工数削減も、積み重ねれば大きな違いになってくるはずです。

年間業務量92％削減の実績も

──具体的にどれくらいの削減効果があるのでしょうか？　「借上くん」で社宅管理を行っている企業の事例を教えてください。

グループ会社も含めて600戸の借上社宅を管理している企業様で、年間業務量を92％も削減した事例があります。Excelで社宅を管理していたときは、振込データの作成や承認フローに加えて、拠点ごとのファイルを統合する作業にも手間がかかっていたそうです。「借上くん」を導入してからは、ファイルを統合する作業がなくなったのはもちろん、拠点ごとの金額など、必要なデータがすぐに確認できるようになったので「抽出が楽になった」とのお声をいただいています。

──社宅管理代行サービスもある中で「借上くん」を選ぶメリットを教えてください。

社宅管理代行は費用が高いため、管理する社宅が500～600戸以上になってはじめてメリットが感じられるといわれています。一方「借上くん」は、月額2万円からというリーズナブルな価格でご利用いただけるので、管理する社宅が50戸以上あれば導入メリットを感じていただけると思います。戸数の多い企業様には、ボリュームディスカウントもご用意しています。

実際のところ、社宅管理代行だけでは自社に残ってしまう業務も「借上くん」なら効率化できるケースもあるように思います。個人負担額の管理やマイナンバーの収集を請け負っていない社宅管理代行もあり、全ての業務を丸投げできるわけではないケースも多いからです。それらの業務を自社に残すとなると、結局、基本的な契約情報は自分たちで管理しなければならないので、自社に最適なソリューションは何か、慎重に検討されるといいのではないでしょうか。

長年蓄積された社宅管理ノウハウに基づくアドバイスも提供

──「借上くん」の導入プロセスや導入後のサポート体制はどのようになっていますか？

検討段階では私たち営業担当が何回でもデモンストレーションをさせていただきますし、社内への説明も行います。導入が決定したら、申込書をご提出いただいてから10日前後でご利用スタートとなります。

導入後は専任のサポート担当がついて、わからないことがあればメールや電話ですぐにお問い合わせいただけます。長年社宅管理業務に携わっていることから、私たちのもとには数多くの企業の情報が集まっています。「他社さんはどうしていますか？」といったご質問・ご相談にも応じられるのが強みで、「このように管理するともっとスムーズになりますよ」といったアドバイスも行っています。

──今後、「借上くん」の機能やサービスはどのように進化していくのでしょうか？

直近では、保険契約の更新など、ご希望のタイミングでアラートを出せる機能を追加しました。法改正への対応はもちろんのこと、今後もお客様の意見を拾いながらバージョンアップを重ねることで、より満足度の高いサービスへと進化させていきたいです。

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