レンタルオフィスとは　知っておきたいメリットや選び方のコツを大公開

レンタルオフィスがどういうものか、ご存知だろうか。レンタルオフィスには、従来の賃貸オフィスにはないメリットがある。レンタルオフィスなら起業や開業、フリーランスのスタイルまで幅広く対応することが可能だ。ここでは、レンタルオフィスの特徴やメリット・デメリット、選ぶときのポイントなどについて紹介していく。

1.レンタルオフィスとは？

そもそもレンタルオフィスとはどのようなサービスなのだろうか。ここでは、レンタルオフィスの定義と他のオフィスとの違いについて紹介する。

1-1.レンタルオフィスについて知ろう
レンタルオフィスとは、デスクや椅子、インターネット回線などビジネスに必要な環境があらかじめ揃っている貸事務所のことだ。オフィスによっては受付、秘書、 電話応対、会議室などの追加サービスなどもあり、幅広い利用方法が用意されている。サービスや料金形態はさまざまで、予算や目的に合わせて選べるようになっているのが特徴だ。

レンタルオフィスと対照的なのが、賃貸オフィスだ。賃貸オフィスは自社の占有スペースとして所有するオフィス形態のことで、内装やレイアウトを自由に行えるメリットがある。ただその一方で、初期費用がかかりやすい、敷金や保証金などの契約金が必要になるなどのデメリットがある。これらのデメリットを解消し、賃貸オフィスをもっと手軽に利用しやすくしたのがレンタルオフィスだと言えるだろう。

1-2.他の形態とのちがい
レンタルオフィスと似たような言葉として、コワーキングスペースとバーチャルオフィスがある。一見するとどれも同じようなサービスだが、それぞれのオフィス形態は大きく異なる。自分のオフィスを持つときは、これらの言葉の定義をきちんと理解しておくことが大事だ。

レンタルオフィスとコワーキングスペースは個室ワークスペースの有無、利用人数、利用料金、共益費に違いがある。レンタルオフィスは自分専用の個室を持つことができるが、コワーキングスペースには基本的に共有のスペースしかなく、そのとき空いている席を使うことになる。ただし、コワーキングスペースは複数人で利用するため、利用料金はレンタルオフィスに比べて安いメリットがある。共益費も利用料金に含まれていることが多く、割安だ。専有スペースを借りたいならレンタルオフィス、コストを重視したいならコワーキングスペースを選ぶと良いだろう。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの最大の違いは、オフィス設備やワークスペースの有無だ。レンタルオフィスは自分の作業スペースがあるが、バーチャルオフィスには作業スペースがない。バーチャルオフィスは、登記や郵便物の転送などのために住所を貸し出すことに限定されたサービスであるため、普段仕事をするときは別の場所を利用することになる。オフィス設備やワークスペースが不要で住所だけ借りたいという場合は、バーチャルオフィスを利用すると良いだろう。

2.レンタルオフィスのメリット・デメリット

ここからは、レンタルオフィスのメリットとデメリットを紹介していく。

2-1.メリット
レンタルオフィスの最大のメリットは、初期費用を安く抑えられる点にある。賃貸オフィスを借りるときと違い、レンタルオフィスなら敷金や礼金、仲介手数料などがかからず、賃料と保証金だけで借りられるケースが多い。中には保証金無料となっているオフィスもあるため、初期コストを大幅に抑えることができる。また、オフィス内にはビシネスに必要な機材や設備があらかじめ備わっているため、入居後すぐに事業を始めやすい。ビジネスに必要なインフラを整備する場合、通常は最低でも1ヶ月以上かかるが、レンタルオフィスを借りる場合はそれらの手間が一切かからない。事業を早くスタートできれば、すぐに売上が出る可能性もあるし、そうなれば資金に余裕も出てくるだろう。

レンタルオフィスなら駅近の一等地でも格安で利用できるため、ビジネスを有利に進めやすい。また、法人登記ができるところもあるので、一等地の住所を利用すれば、取引相手から信頼を得やすいメリットもある。名刺やホームページなどに一等地の住所を記載すれば、会社の信用度も大きく増すだろう。事業拡大に合わせて部屋や設備を柔軟に変えやすいのも、レンタルオフィスの特徴の一つだ。部屋のスペースが狭いと感じたら住所変更することなく、別のスペースへ気軽に移動することができる。低コストでさまざまな機能を利用できるレンタルオフィスは、コストパフォーマンスに優れていると言えるだろう。

2-2.デメリット
レンタルオフィスは初期費用が安い分、長期的に利用すると割高になりやすいデメリットがある。長い目で見ると、自分で賃貸オフィスを借りた方が割安になることもある。特にオプションサービスにコストがかかりやすいため、契約前に料金プランをきちんと確認しておいた方が良いだろう。オプションサービスを必要以上に利用してしまうと、出費がかさんでしまい、ビジネスに悪影響が出てしまうこともある。オプションがほとんど要らない場合には、レンタルオフィスが向いているだろう。

レンタルオフィスには他の入居者もいるため、セキュリティ面やプライバシーの問題が起こる可能性がある。毎日不特定多数の人が出入りするので、鍵や荷物の管理は常に気をつけなければならない。Wi-Fiも基本的に他人と共有することになるため、情報管理にも注意が必要だ。オフィスといっても壁で仕切られた完全な個室ではなく、簡易な仕切りで区分けされただけのスペースもあるので、事前に見学して防音機能などをチェックすることをおすすめする。

3.レンタルオフィスの選び方

レンタルオフィスを選ぶときは、まず最初に立地を確認しよう。駅に近い場所ならアクセスしやすく、打ち合わせや商談に利用しやすい。オプションサービスの有無をチェックすることも大事だ。オプションサービスが充実していればいるほど、ビジネスも捗りやすくなるが、コストもかかりやすい。賃料や共益費だけ見て決めるのでなく、オプションサービス込みの価格で比較検討した方が良いだろう。

部屋のタイプは、半個室と完全個室の大きく2種類に分けられる。半個室タイプだと簡易な仕切りしかなく上部が空いているため、どうしても音の問題がつきまとう。電話する機会が多い人にとって、半個室はストレスを感じやすいかもしれない。完全個室ならプライベートな空間を確保できるため、周囲の音を気にせずビシネスに集中することができる。ただその一方で、コストが割高になるデメリットもある。オフィスを利用する機会が少ないなら半個室でも十分だが、毎日オフィスを利用するのであれば、多少コストがかかっても完全個室を選んだ方が良いだろう。

営業時間とスタッフの有無もしっかりチェックしておこう。24時間営業のレンタルオフィスは、一見すると便利そうだが、賃料や共益費が割高になるデメリットがある。レンタルオフィスを利用する機会が少ないのであれば、必ずしも24時間営業である必要はない。夜遅くまでオフィスで仕事をする場合は何時までスタッフがいるのか、セキュリティ体制がしっかりされているのかもチェックしておこう。特に女性の場合は個室に鍵があるかどうか、スタッフはどこにいるか等、細かな点もチェックすることをおすすめする。

レンタルオフィスを活用しよう！

レンタルオフィスは、初期費用を安く抑えて利用できる非常に便利なオフィス形態だ。業務に必要な設備も一通り揃っているため、すぐにビジネスを始めやすい。ただし、オフィスによって賃料やオプションが異なるため、よく比較して検討することが大事だ。レンタルオフィスの選び方を間違えなければ、ビジネスをうまくスタートさせることができるだろう。

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